Reclutare nuovi soci in una societa sportiva: che cosa funziona e che cosa no
A maggio la composizione delle squadre non torna: nel gruppo piu piccolo ci sono sette nomi e ne servono dieci. Qualcuno propone un open day, perche l'anno scorso lo abbiamo fatto — sono venuti undici bambini e ne sono rimasti due. Il reclutamento non e un evento ma un conto con una manciata di canali fissi, e quei canali stanno molto piu vicino alla palestra di quanto la maggior parte delle societa creda.
Calcola prima di quanti hai bisogno
Ogni societa perde soci. La gente trasloca, si infortuna, ha un figlio, va a studiare o trova piu divertente un altro sport. Somma tutto e la maggior parte delle societa vede andarsene, ogni stagione, fra il dieci e il venti per cento dei propri tesserati. Con centottanta soci sono da diciotto a trentasei persone. Se ne porti dentro dieci all'anno, ti stai restringendo — anche se quell'open day dava una bella sensazione.
Quel totale pero da solo non aiuta, perche una societa non recluta venticinque soci. Ti servono bambini dagli otto ai dieci anni per riempire la base, tre ragazzi di tredici per una squadra che l'anno prossimo diventa troppo corta, e adulti disponibili il mercoledi sera. Prepara quindi una volta all'anno, verso maggio, un foglio A4 con per ogni anno di nascita il numero di tesserati che hai, e sotto quello che serve per tenere ogni squadra ad almeno otto. Da quel foglio esce un compito del tipo: sei bambini nelle due annate piu piccole, tre ragazze di tredici, quattro adulti principianti. Con quello puoi fare qualcosa. Ci servono piu soci non e un compito.
Quel conteggio per anno di nascita e lo stesso che mostra dove li perdi; come si costruisce e si legge sta in trattenere i giovani. Reclutare e trattenere sono due rubinetti sulla stessa vasca: chi ne fa entrare venti e ne lascia scappare venticinque lavora piu della societa che ne recluta dieci e ne perde cinque, e sta messo peggio.
Da dove arrivano davvero i nuovi soci
Chiedilo alle tue prossime venti iscrizioni — una riga sola, al momento dell'iscrizione — e la risposta cadra quasi sempre in questo elenco, piu o meno in questo ordine di resa.
- Un amico o un'amica di un tesserato. Di gran lunga la fonte piu grande, e con i giovani quasi l'unica. I bambini fanno sport dove lo fanno i loro amici.
- Un fratello, una sorella o un genitore di un tesserato. Stanno gia in palestra ogni sabato. L'unica cosa che manca e che qualcuno glielo chieda una volta.
- Aver visto lo sport a scuola o in un'altra societa. Un'ora di educazione fisica, un torneo scolastico, un cugino piu grande che gioca. Questo canale funziona in differita: chi lo vede a marzo si iscrive a settembre.
- Qualcuno che sta cercando. Ha traslocato, ha smesso con un altro sport, o dopo anni gli e tornata voglia. Questo cerca su internet e finisce sul sito della societa o sulla pagina della federazione.
- Un ex tesserato che torna. Pochi di numero, ma non costano quasi fatica e restano a lungo.
La conclusione e scomoda per chi ama disegnare volantini: la maggior parte dei nuovi soci entra tramite qualcuno che c'e gia. La tua capacita di reclutare sta quindi dentro la palestra, non fuori. Non significa che non serva fare niente all'esterno — le fonti tre e quattro esistono davvero — ma significa che le fonti uno e due vanno svuotate per prime, perche costano una serata e nessun budget.
Un open day all'anno e il modo piu costoso di reclutare
L'open day classico punta tutto su una data: un meteo, un fine settimana, un'agenda che deve incastrarsi con tutte le altre. Chi e malato o quel fine settimana e via resta fuori. E chi si accorge solo dopo tre settimane che gli piacerebbe non ha un secondo momento.
Quattro piccoli momenti di ingresso rendono piu di uno grande, e insieme costano meno lavoro. Una distribuzione che sta bene alla maggior parte delle societa:
- Inizio settembre, nelle prime due settimane di stagione, quando tutti stanno ancora scegliendo.
- Novembre, quando i primi sport scelti quell'anno deludono e i bambini cambiano comunque.
- Gennaio, subito dopo la pausa invernale. E il momento piu sottovalutato dell'anno: buoni propositi, e adulti che cercano qualcosa.
- Aprile, con il messaggio che si puo provare adesso per partire dalla stagione successiva.
Tieni quel momento corto e concreto: 75 minuti, nell'orario normale di allenamento, nella palestra normale. Niente visita guidata, niente discorso di benvenuto del consiglio, niente banchetto iscrizioni all'ingresso. Palloni dal primo minuto, perche e per quello che la gente viene. Per i gruppi piu piccoli le forme di gioco in cui tutti si muovono subito valgono piu di un esercizio con la fila: da giochi di pallavolo per bambini puoi sceglierne tre che funzionano senza spiegazioni.
L'errore pratico piu grande e l'organico. Venti bambini nuovi con due allenatori diventano un caos in cui nessuno ricorda un nome. Conta un accompagnatore ogni sei nuovi arrivati e prendi quelle persone dalle tue squadre: ai giocatori di sedici anni questo lavoro piace, ed e un'ora, non un impegno.
L'allenamento porta-un-amico e l'unico canale che puoi moltiplicare
Fra tutte le azioni che una societa puo fare, ce n'e una con una resa prevedibile: ogni tesserato puo portare qualcuno a un allenamento normale. Fai un conto prudente. In una squadra di dodici, quattro o cinque dicono di si, e di quelli tre o quattro vengono davvero. Fallo con tre squadre giovanili insieme e in una sera avrai dieci-dodici bambini nuovi in palestra — piu di quello che rende la maggior parte degli open day, senza manifesti e senza gazebo.
Quattro cose decidono se funziona:
- Metti l'invito in mano al ragazzo, non ai genitori. Un messaggio nella chat dei genitori sparisce fra gli altri. Un cartoncino in mano, a fine allenamento, con sopra una data, resta nel borsone fino a martedi.
- Di' una data e un orario. Porta qualcuno, prima o poi non succede mai. Martedi 12 novembre, alle sei e mezza, porta una persona succede.
- Non farlo a settembre. A settembre tutti hanno appena cominciato da qualche parte. Novembre e gennaio sono i mesi in cui i ragazzi cambiano davvero.
- Non cambiare l'allenamento. Chi viene vuole vedere com'e qui in un martedi qualunque. Uno spettacolo speciale da l'immagine sbagliata e produce delusione alla seconda settimana.
Gli adulti non si trovano con il reclutamento dei bambini
L'ingresso degli adulti passa da una strada completamente diversa. Si tratta di persone fra i venticinque e i quarantacinque anni che hanno traslocato, hanno smesso con un altro sport o giocavano anni fa. Non passano davanti a un gazebo; cercano su internet pallavolo per principianti nella loro citta, e la loro prima domanda non e mai quale livello hanno. La loro prima domanda e: devo per forza venire ogni settimana, e giocare una partita ogni fine settimana?
Per questo un gruppo amatoriale o di avviamento non e una categoria di scarto ma la tua porta d'ingresso. Una sera a settimana, niente campionato, e la possibilita di passare dopo un anno a qualcosa di piu se uno vuole. Che cosa alleni in un gruppo cosi senza che diventi molle sta in esercizi di pallavolo per amatori. Non mettere un adulto nuovo subito in una squadra di campionato: si perde meta degli accordi, resta ogni set fuori dal campo e a Natale non c'e piu.
Assicurati inoltre che sul sito della societa ci siano quattro cose che sorprendentemente spesso mancano: in che giorno e a che ora si allena quel gruppo, in quale palestra, quanto costa provare la prima volta (di solito niente) e un nome con un numero di telefono. Non un modulo di contatto — un nome. Fa la differenza su piu iscrizioni di qualsiasi inserzione.
I primi tre allenamenti decidono se uno resta
E qui che si perde di piu. Degli undici bambini di quell'open day ne sono rimasti due, e raramente dipendeva dallo sport. Chi e stato un'ora e mezza a bordo campo senza che nessuno gli chiedesse il nome non torna — per quanto gli sia piaciuto.
Quattro accordi coprono questo, e non costano un minuto in piu di palestra:
- Indica in anticipo chi accoglie i nuovi. Non l'allenatore: lui sta allenando. Un genitore, un compagno di squadra, un giocatore di una squadra piu grande.
- Da' a ogni nuovo un compagno del gruppo. Quella persona lo accompagna, gli indica lo spogliatoio e fa in modo che a ogni esercizio stia in qualche gruppo.
- Fai in modo che tocchi la palla nei primi cinque minuti. Chi aspetta mezz'ora per il primo contatto, in quella mezz'ora ha gia deciso che questo non fa per lui.
- Invitalo alla fine ad alta voce per la volta successiva, con la data. Tre secondi di lavoro. Senza quella frase uno da per scontato che fosse una cosa una tantum.
Dal punto di vista amministrativo in quelle settimane di prova non serve quasi niente. Inserisci un giocatore in prova nella squadra come aggregato agli allenamenti: cosi sta nell'elenco e nelle presenze, ma non conta nella rosa giocabile — che cosa conta e che cosa no sta in partecipare senza essere in rosa. In quella fase non chiedere piu dati di un nome, un numero di telefono e un numero di emergenza; il tesseramento vero comincia solo quando qualcuno dice di si, e quel percorso sta in dal modulo compilato a un posto in squadra.
In pratica: stabilite che il terzo allenamento e il giorno della decisione. Alla fine di quello qualcuno fa la domanda ad alta voce: vuoi tesserarti? Senza quel momento un giocatore in prova resta sospeso per mesi, e i sospesi mollano in silenzio.
Non reclutare per una squadra che non esiste
L'errore piu caro nel reclutamento e il successo nel momento sbagliato: portare dentro nove bambini in un'eta per cui non c'e ora di palestra, non c'e allenatore e non c'e squadra. Hai entusiasmato nove famiglie e non hai niente da offrire loro. Quelle nove lo raccontano in giro, e quel racconto per due stagioni fa piu danni di quanto valessero le iscrizioni.
Prima di ogni annuncio passa quindi in rassegna queste quattro domande:
- C'e l'ora di palestra? Non qualcosa troveremo, ma uno slot in un giorno e a un orario.
- C'e un allenatore? La scarsita di solito sta qui e non nei tesserati. Come si risolve quella domanda sta in trovare e tenere gli allenatori.
- Questa eta sta in una squadra esistente, o serve una squadra nuova? Quella differenza decide se cerchi tre bambini o dieci; vedi quante squadre ricavi da un gruppo di bambini.
- Chi decide dove finisce una persona? Una persona per fascia d'eta, con il potere di dire di si entro due settimane.
Se una squadra e davvero piena, dillo subito e indica una data in cui ci ripensi. Una lista d'attesa di cui uno sa non ti costa niente. Un'iscrizione a cui per tre settimane non risponde nessuno ti costa il socio e il suo racconto.
Tre numeri con cui l'anno prossimo guarderai indietro
Quasi tutte le societa valutano il reclutamento a sensazione: quell'open day era pieno. Pieno non e un risultato. Annota per ogni momento di ingresso tre numeri su una riga, e dopo due stagioni saprai esattamente quale canale merita una serata e quale no.
- Quante persone sono venute? Contale il giorno stesso, non a memoria dopo.
- Quante si sono allenate tre volte? Questo numero dice qualcosa sulla vostra accoglienza, non sulla vostra promozione. Se scende da dodici a tre, il problema sta in palestra e non nell'annuncio.
- Quante erano ancora tesserate sei mesi dopo? L'unico numero che alla fine conta davvero.
Aggiungi al modulo di iscrizione una sola domanda: come sei arrivato da noi? Una riga di testo, non un elenco a scelta. Dopo una stagione avrai venti risposte e vedrai nero su bianco che quattordici nuovi soci sono entrati tramite un compagno di squadra e zero tramite il volantino che a due persone e costato un sabato. Cosi chiudi una discussione che altrimenti torna ogni anno.
Domande frequenti
Quanti nuovi soci deve reclutare una societa sportiva ogni anno?
Calcola dal dieci al venti per cento del numero di tesserati solo per restare stabile; con centottanta soci sono da diciotto a trentasei. Piu importante di quel totale e la distribuzione: conta per anno di nascita quello che hai e quello che ogni squadra servira la stagione prossima, e recluta su quell'elenco invece che su una carenza generica.
Un open day funziona ancora?
Come evento isolato quasi sempre delude, perche tutto sta su una data e un fine settimana. Quattro momenti di ingresso piu piccoli all'anno — settembre, novembre, gennaio e aprile — nell'orario normale di allenamento e nella palestra normale rendono insieme di piu e costano meno organizzazione.
Da che eta si possono reclutare bambini?
Dipende dall'eta a partire dalla quale la vostra societa ha un gruppo che li accoglie; nella maggior parte delle societa comincia verso i sei o sette anni con una forma di gioco adattata. Che cosa regge un bambino a una certa eta sta in da che eta un bambino puo giocare a pallavolo.
Quante volte si puo provare gratis prima di tesserarsi?
Due-quattro volte bastano per capire se piace, e andare oltre e soprattutto scomodo: nessuno e assicurato, niente e pagato e niente e concordato. Metti quindi una data di fine e fai porre la domanda a qualcuno quel giorno, invece di aspettare che si chiarisca da solo. Le regole sull'assicurazione e sui periodi di prova cambiano per paese e federazione: verifica le vostre.
Che cosa faccio se una squadra e piena e qualcuno si presenta lo stesso?
Dillo subito, e indica una data in cui ci ripensi — per esempio dopo la pausa invernale, quando si sanno i primi ritiri. Chiedi intanto se vuole allenarsi con un gruppo che ha spazio; cosi tieni la persona senza fare una promessa che non puoi mantenere.
