Reclutare nuovi soci in una società sportiva: che cosa funziona e che cosa no

A maggio la composizione delle squadre non torna: nel gruppo più piccolo ci sono sette nomi e ne servono dieci. Qualcuno propone un open day, perché l'anno scorso lo abbiamo fatto — sono venuti undici bambini e ne sono rimasti due. Il reclutamento non è un evento ma un conto con una manciata di canali fissi, e quei canali stanno molto più vicino alla palestra di quanto la maggior parte delle società creda.

Calcola prima di quanti hai bisogno

Ogni società perde soci. La gente trasloca, si infortuna, ha un figlio, va a studiare o trova più divertente un altro sport. Somma tutto e la maggior parte delle società vede andarsene, ogni stagione, fra il dieci e il venti per cento dei propri tesserati. Con centottanta soci sono da diciotto a trentasei persone. Se ne porti dentro dieci all'anno, ti stai restringendo — anche se quell'open day dava una bella sensazione.

Quel totale però da solo non aiuta, perché una società non recluta venticinque soci. Ti servono bambini dagli otto ai dieci anni per riempire la base, tre ragazzi di tredici per una squadra che l'anno prossimo diventa troppo corta, e adulti disponibili il mercoledì sera. Prepara quindi una volta all'anno, verso maggio, un foglio A4 con per ogni anno di nascita il numero di tesserati che hai, e sotto quello che serve per tenere ogni squadra ad almeno otto. Da quel foglio esce un compito del tipo: sei bambini nelle due annate più piccole, tre ragazze di tredici, quattro adulti principianti. Con quello puoi fare qualcosa. Ci servono più soci non è un compito.

Quel conteggio per anno di nascita è lo stesso che mostra dove li perdi; come si costruisce e si legge sta in trattenere i giovani. Reclutare e trattenere sono due rubinetti sulla stessa vasca: chi ne fa entrare venti e ne lascia scappare venticinque lavora più della società che ne recluta dieci e ne perde cinque, e sta messo peggio.

Da dove arrivano davvero i nuovi soci

Chiedilo alle tue prossime venti iscrizioni — una riga sola, al momento dell'iscrizione — e la risposta cadrà quasi sempre in questo elenco, più o meno in questo ordine di resa.

1. Un amico o un'amica di un tesserato. Di gran lunga la fonte più grande, e con i giovani quasi l'unica. I bambini fanno sport dove lo fanno i loro amici.
2. Un fratello, una sorella o un genitore di un tesserato. Stanno già in palestra ogni sabato. L'unica cosa che manca è che qualcuno glielo chieda una volta.
3. Aver visto lo sport a scuola o in un'altra società. Un'ora di educazione fisica, un torneo scolastico, un cugino più grande che gioca. Questo canale funziona in differita: chi lo vede a marzo si iscrive a settembre.
4. Qualcuno che sta cercando. Ha traslocato, ha smesso con un altro sport, o dopo anni gli è tornata voglia. Questo cerca su internet e finisce sul sito della società o sulla pagina della federazione.
5. Un ex tesserato che torna. Pochi di numero, ma non costano quasi fatica e restano a lungo.

La conclusione è scomoda per chi ama disegnare volantini: la maggior parte dei nuovi soci entra tramite qualcuno che c'è già. La tua capacità di reclutare sta quindi dentro la palestra, non fuori. Non significa che non serva fare niente all'esterno — le fonti tre e quattro esistono davvero — ma significa che le fonti uno e due vanno svuotate per prime, perché costano una serata e nessun budget.

Un open day all'anno è il modo più costoso di reclutare

L'open day classico punta tutto su una data: un meteo, un fine settimana, un'agenda che deve incastrarsi con tutte le altre. Chi è malato o quel fine settimana è via resta fuori. E chi si accorge solo dopo tre settimane che gli piacerebbe non ha un secondo momento.

Quattro piccoli momenti di ingresso rendono più di uno grande, e insieme costano meno lavoro. Una distribuzione che sta bene alla maggior parte delle società:

• Inizio settembre, nelle prime due settimane di stagione, quando tutti stanno ancora scegliendo.
• Novembre, quando i primi sport scelti quell'anno deludono e i bambini cambiano comunque.
• Gennaio, subito dopo la pausa invernale. È il momento più sottovalutato dell'anno: buoni propositi, e adulti che cercano qualcosa.
• Aprile, con il messaggio che si può provare adesso per partire dalla stagione successiva.

Tieni quel momento corto e concreto: 75 minuti, nell'orario normale di allenamento, nella palestra normale. Niente visita guidata, niente discorso di benvenuto del consiglio, niente banchetto iscrizioni all'ingresso. Palloni dal primo minuto, perché è per quello che la gente viene. Per i gruppi più piccoli le forme di gioco in cui tutti si muovono subito valgono più di un esercizio con la fila: da giochi di pallavolo per bambini puoi sceglierne tre che funzionano senza spiegazioni.

L'errore pratico più grande è l'organico. Venti bambini nuovi con due allenatori diventano un caos in cui nessuno ricorda un nome. Conta un accompagnatore ogni sei nuovi arrivati e prendi quelle persone dalle tue squadre: ai giocatori di sedici anni questo lavoro piace, ed è un'ora, non un impegno.

L'allenamento porta-un-amico è l'unico canale che puoi moltiplicare

Fra tutte le azioni che una società può fare, ce n'è una con una resa prevedibile: ogni tesserato può portare qualcuno a un allenamento normale. Fai un conto prudente. In una squadra di dodici, quattro o cinque dicono di sì, e di quelli tre o quattro vengono davvero. Fallo con tre squadre giovanili insieme e in una sera avrai dieci-dodici bambini nuovi in palestra — più di quello che rende la maggior parte degli open day, senza manifesti e senza gazebo.

Quattro cose decidono se funziona:

• Metti l'invito in mano al ragazzo, non ai genitori. Un messaggio nella chat dei genitori sparisce fra gli altri. Un cartoncino in mano, a fine allenamento, con sopra una data, resta nel borsone fino a martedì.
• Di' una data e un orario. Porta qualcuno, prima o poi non succede mai. Martedì 12 novembre, alle sei e mezza, porta una persona succede.
• Non farlo a settembre. A settembre tutti hanno appena cominciato da qualche parte. Novembre e gennaio sono i mesi in cui i ragazzi cambiano davvero.
• Non cambiare l'allenamento. Chi viene vuole vedere com'è qui in un martedì qualunque. Uno spettacolo speciale dà l'immagine sbagliata e produce delusione alla seconda settimana.

Gli adulti non si trovano con il reclutamento dei bambini

L'ingresso degli adulti passa da una strada completamente diversa. Si tratta di persone fra i venticinque e i quarantacinque anni che hanno traslocato, hanno smesso con un altro sport o giocavano anni fa. Non passano davanti a un gazebo; cercano su internet pallavolo per principianti nella loro città, e la loro prima domanda non è mai quale livello hanno. La loro prima domanda è: devo per forza venire ogni settimana, e giocare una partita ogni fine settimana?

Per questo un gruppo amatoriale o di avviamento non è una categoria di scarto ma la tua porta d'ingresso. Una sera a settimana, niente campionato, e la possibilità di passare dopo un anno a qualcosa di più se uno vuole. Che cosa alleni in un gruppo così senza che diventi molle sta in esercizi di pallavolo per amatori. Non mettere un adulto nuovo subito in una squadra di campionato: si perde metà degli accordi, resta ogni set fuori dal campo e a Natale non c'è più.

Assicurati inoltre che sul sito della società ci siano quattro cose che sorprendentemente spesso mancano: in che giorno e a che ora si allena quel gruppo, in quale palestra, quanto costa provare la prima volta (di solito niente) e un nome con un numero di telefono. Non un modulo di contatto — un nome. Fa la differenza su più iscrizioni di qualsiasi inserzione.

I primi tre allenamenti decidono se uno resta

È qui che si perde di più. Degli undici bambini di quell'open day ne sono rimasti due, e raramente dipendeva dallo sport. Chi è stato un'ora e mezza a bordo campo senza che nessuno gli chiedesse il nome non torna — per quanto gli sia piaciuto.

Quattro accordi coprono questo, e non costano un minuto in più di palestra:

1. Indica in anticipo chi accoglie i nuovi. Non l'allenatore: lui sta allenando. Un genitore, un compagno di squadra, un giocatore di una squadra più grande.
2. Da' a ogni nuovo un compagno del gruppo. Quella persona lo accompagna, gli indica lo spogliatoio e fa in modo che a ogni esercizio stia in qualche gruppo.
3. Fai in modo che tocchi la palla nei primi cinque minuti. Chi aspetta mezz'ora per il primo contatto, in quella mezz'ora ha già deciso che questo non fa per lui.
4. Invitalo alla fine ad alta voce per la volta successiva, con la data. Tre secondi di lavoro. Senza quella frase uno dà per scontato che fosse una cosa una tantum.

Dal punto di vista amministrativo in quelle settimane di prova non serve quasi niente. Inserisci un giocatore in prova nella squadra come aggregato agli allenamenti: così sta nell'elenco e nelle presenze, ma non conta nella rosa giocabile — che cosa conta e che cosa no sta in partecipare senza essere in rosa. In quella fase non chiedere più dati di un nome, un numero di telefono e un numero di emergenza; il tesseramento vero comincia solo quando qualcuno dice di sì, e quel percorso sta in dal modulo compilato a un posto in squadra.

Non reclutare per una squadra che non esiste

L'errore più caro nel reclutamento è il successo nel momento sbagliato: portare dentro nove bambini in un'età per cui non c'è ora di palestra, non c'è allenatore e non c'è squadra. Hai entusiasmato nove famiglie e non hai niente da offrire loro. Quelle nove lo raccontano in giro, e quel racconto per due stagioni fa più danni di quanto valessero le iscrizioni.

Prima di ogni annuncio passa quindi in rassegna queste quattro domande:

• C'è l'ora di palestra? Non qualcosa troveremo, ma uno slot in un giorno e a un orario.
• C'è un allenatore? La scarsità di solito sta qui e non nei tesserati. Come si risolve quella domanda sta in trovare e tenere gli allenatori.
• Questa età sta in una squadra esistente, o serve una squadra nuova? Quella differenza decide se cerchi tre bambini o dieci; vedi quante squadre ricavi da un gruppo di bambini.
• Chi decide dove finisce una persona? Una persona per fascia d'età, con il potere di dire di sì entro due settimane.

Se una squadra è davvero piena, dillo subito e indica una data in cui ci ripensi. Una lista d'attesa di cui uno sa non ti costa niente. Un'iscrizione a cui per tre settimane non risponde nessuno ti costa il socio e il suo racconto.

Tre numeri con cui l'anno prossimo guarderai indietro

Quasi tutte le società valutano il reclutamento a sensazione: quell'open day era pieno. Pieno non è un risultato. Annota per ogni momento di ingresso tre numeri su una riga, e dopo due stagioni saprai esattamente quale canale merita una serata e quale no.

1. Quante persone sono venute? Contale il giorno stesso, non a memoria dopo.
2. Quante si sono allenate tre volte? Questo numero dice qualcosa sulla vostra accoglienza, non sulla vostra promozione. Se scende da dodici a tre, il problema sta in palestra e non nell'annuncio.
3. Quante erano ancora tesserate sei mesi dopo? L'unico numero che alla fine conta davvero.

Aggiungi al modulo di iscrizione una sola domanda: come sei arrivato da noi? Una riga di testo, non un elenco a scelta. Dopo una stagione avrai venti risposte e vedrai nero su bianco che quattordici nuovi soci sono entrati tramite un compagno di squadra e zero tramite il volantino che a due persone è costato un sabato. Così chiudi una discussione che altrimenti torna ogni anno.

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