Eigene Domain für die E-Mail deines Sportvereins einrichten
Das meiste im Vereinsbereich füllst du in einer Sitzung aus. Mitglieder, Mannschaften, Hallen, Aufgaben: eintragen und fertig. An einem Punkt läuft es anders, und das ist die E-Mail. Bevor auch nur eine Nachricht raus kann, muss die Domain eures Vereins verbunden sein — und das ist der einzige Teil, für den du kurz jemand anderen brauchst.
Post von einem bekannten Absender wird geöffnet
Schau einmal in dein eigenes Postfach. Eine Nachricht von einer Adresse, die du kennst, öffnest du. Eine Nachricht von einer Adresse, die du nie zuvor gesehen hast, wandert mit halbem Blick nach unten oder kommt gar nicht erst in deinem Posteingang an. Genau dieser Unterschied ist der Unterschied zwischen Post, die von eurer eigenen Vereinsadresse kommt, und Post, die von einem unbekannten Dienst kommt, mit dem Namen eures Vereins darüber.
Bei einem Aufruf für Helfer, einer Einladung zur Mitgliederversammlung oder einer Nachricht über eine geschlossene Halle ist das kein Detail. So eine Nachricht verschickst du einmal. Wie viele Mitglieder sie öffnen, hängt zu einem großen Teil davon ab, was in dieser Absenderzeile steht.
Deshalb funktioniert die Vereinspost in Koach auf genau eine Weise: jeder Verein mailt von seiner eigenen Domain. Nicht von einer Adresse von Koach mit eurem Namen davor, sondern von eurem eigenen Namen, mit eurer eigenen Reputation dahinter. Das verlangt einmalig einen Handgriff, den der Rest des Vereinsbereichs nicht verlangt, und dieser Artikel geht ihn Schritt für Schritt durch.
Warum Koach es nicht einfach selbst verschickt
Technisch wäre es einfacher. Koach könnte alle Vereinspost von einer einzigen eigenen Adresse aus verschicken, mit der Adresse des Vereins als Antwortadresse darunter. Das funktioniert — bis zum ersten Mal, dass etwas schiefgeht.
E-Mail läuft nämlich über Reputation. Drückt ein Empfänger auf „das ist Spam", ist das keine Beschwerde über diese eine Nachricht: es ist ein Minus für die gesamte Domain, von der die Nachricht kam. Genug solcher Beschwerden, und die Post dieser Domain landet bei allen im Spam-Ordner. Liefe alle Vereinspost über eine einzige Adresse von Koach, würde ein einziger unglücklich mailender Verein die Post aller anderen Vereine mit nach unten ziehen. Schlimmer noch: über dieselbe Domain gehen auch die Anmeldecodes, mit denen alle in die App kommen. Ein verstopfter Spam-Ordner würde dann nicht bedeuten, dass du einen Newsletter verpasst, sondern dass du nicht mehr hineinkommst.
Mit einer eigenen Domain pro Verein liegt dieses Risiko da, wo es hingehört. Geht bei euch etwas schief, trifft das eure Absenderadresse und niemanden sonst. Und umgekehrt: baut ihr euch einen guten Namen auf, dann ist der eurer.
Deshalb weigert sich die App zu verschicken, solange die Domain nicht freigegeben ist. Es gibt keinen Notausgang und keine Übergangsadresse: steht die Domain nicht bereit, bleibt die Sende-Schaltfläche weg, und im Mailbildschirm steht der Hinweis, dass ihr zuerst die Domain verbinden müsst.
Was du brauchst, bevor du anfängst
Drei Dinge, und das dritte ist meist der Grund, warum das nicht in fünf Minuten erledigt ist.
- Eine Domain, die dem Verein gehört. In der Praxis ist das die Domain eurer Website. Du musst nichts Neues kaufen, und an eurer Website ändert sich dadurch nichts.
- Zugang zu den DNS-Einstellungen dieser Domain. DNS ist das Adressbuch des Internets: es sagt dem Rest der Welt, welche Rechner zu eurem Domainnamen gehören, und demnächst auch, wer in eurem Namen mailen darf. Diese Einstellungen liegen bei der Stelle, bei der die Domain läuft — beim Hosting-Anbieter, dort, wo der Domainname registriert ist, oder bei der Agentur, die die Seite gebaut hat.
- Die Person, die da drankommt. Bei den meisten Vereinen ist das niemand aus dem Vorstand, sondern der Ehrenamtliche oder das Büro, das die Website betreut. Rechne damit, dass du diese Person brauchst. Für jemanden, der das öfter macht, ist es eine Sache von zehn Minuten, aber du musst ihn erst einmal erwischen.
Sitzt diese Person nicht neben dir? Dann geh trotzdem schon einmal den ersten Schritt in der App durch. Danach hast du genau die Einträge in der Hand, die du ihr schicken musst, und das ist eine viel konkretere Bitte als „kannst du mal was mit unserer Mail machen".
Wer es in der App tun darf: ein Vereinsverwalter. Die Absenderadresse bestimmt nämlich, in wessen Namen Post an den gesamten Mitgliederbestand rausgeht, diese Schaltfläche liegt also nicht bei jedem Trainer.
Die Domain in der App verbinden
Öffne dein Profil und tippe auf Vereins-Dashboard. In der Leiste oben wählst du E-Mail. Dort stehen zuerst zwei Felder, die die Form eurer Post betreffen — der Absendername, den Empfänger sehen, und die Adresse, an die Antworten gehen — und darunter der Block Eigene Domain.
- Tipp die Domain in das Eingabefeld: nur den Domainnamen selbst, ohne https:// davor und ohne Schrägstrich dahinter. Das Feld zeigt ein Beispiel der Form, die die App erwartet. Klebst du trotzdem eine komplette Webadresse hinein, wird die Eingabe mit genau diesem Beispiel abgelehnt — mit Absicht, denn gleich musst du bei eurem Anbieter exakt diese Domain wiederfinden.
- Tipp auf Domain verbinden.
- Der Block verändert sich. Du siehst nun die Adresse, von der die Post kommen wird, darunter den Status Wartet auf die Einträge und darunter wiederum eine Liste mit den Einträgen, die bei eurer Domain gesetzt werden müssen.
An eurer Domain hat sich damit noch nichts geändert, und es kann noch keine Post raus. Was sehr wohl passiert ist: der Maildienst hinter Koach hat die Einträge bereitgelegt, mit denen ihr beweisen könnt, dass die Domain wirklich euch gehört.
Eine Domain pro Verein. Solange eine Domain verbunden ist, ist das Eingabefeld weg — du kannst also nicht versehentlich eine zweite danebensetzen. Willst du später auf eine andere Domain wechseln, tippst du zuerst auf Domain trennen. Die App fragt vorher nach, ob du sicher bist, mit dem Hinweis, dass bis zu einer neuen Verbindung keine Post rausgehen kann. Und eine Domain von Koach selbst zu verbinden, geht nicht: dann sähe eure Post genauso aus wie Post der App.
Die Einträge beim eigenen Anbieter setzen
Das ist der Teil, der außerhalb der App passiert. Unter der Überschrift Legt diese Einträge bei eurer Domain an stehen ein paar Kästchen. Jedes Kästchen besteht aus drei Dingen: der Art des Eintrags oben (TXT, MX oder CNAME, manchmal mit einer Prioritätszahl dabei), darunter dem Namen und darunter dem Wert. Die letzten beiden sind antippbar: ein Tipp, und der Text liegt in der Zwischenablage, mit der Bestätigung Kopiert auf dem Bildschirm. Das ist kein Luxus — der Signaturschlüssel ist eine lange, bedeutungslose Folge aus Buchstaben und Ziffern, und die tippst du auf einem Handy nicht fehlerfrei ab.
Was diese Einträge tun, in normaler Sprache: sie sagen dem Rest der Welt, dass der Maildienst hinter Koach im Namen eurer Domain verschicken darf, und sie setzen eine digitale Unterschrift unter jede Nachricht, die rausgeht. Ohne diese beiden Dinge kann jeder Post verschicken, die aussieht, als käme sie von euch — und genau deshalb misstrauen empfangende Mailserver Post ohne diese Einträge.
Bei eurem Anbieter loggst du dich ein und suchst den Bereich, der DNS, DNS-Verwaltung oder Nameserver heißt. Dort fügst du pro Kästchen einen neuen Eintrag hinzu und überträgst Name und Wert. Drei Dinge, auf die du achten solltest:
- Genau übernehmen. Kein Leerzeichen dazu, keinen Punkt weglassen, keine Großbuchstaben erfinden. Was da steht, steht da nicht zufällig.
- Manche Anbieter ergänzen den Domainnamen selbst. Fragt das Formular nur nach dem Teil vor eurem Domainnamen, dann kleb nicht den vollständigen Namen hinein — sonst steht euer Domainname zweimal darin. Im Zweifel schau dir einen Eintrag an, der schon dasteht, und folge dieser Form.
- Die Zeit (TTL) darf auf dem Standardwert bleiben. Steht nichts drin, lass es so, wie es ist.
Kurz: du fügst Einträge hinzu, du ersetzt keine. Nimm nie einen bestehenden Eintrag weg, um Platz zu machen — daran kann die Post oder die Website eures Vereins hängen. Weißt du nicht, was ein bestehender Eintrag tut, lass ihn stehen und frag nach.
Prüfen, und was der Status bedeutet
Neue DNS-Einträge sind nicht sofort überall sichtbar. Meist geht es um Minuten, manchmal dauert es bis zu einer Stunde. Geh danach zurück in den Mailbildschirm und tippe auf Jetzt prüfen. Die App lässt den Maildienst noch einmal nachsehen und zeigt danach den Status:
- Einsatzbereit. Die Einträge stimmen. Ab jetzt kann Post von eurer eigenen Adresse rausgehen, und die Schaltfläche zum Schreiben einer Nachricht erscheint.
- Wartet auf die Einträge. Es wurde noch nichts gefunden. Das ist in der ersten Stunde normal. Der Maildienst sucht danach noch drei Tage lang von selbst weiter, du musst also nicht alle zehn Minuten auf die Schaltfläche drücken.
- Nicht geklappt — prüft die Einträge. Auch nach diesen drei Tagen wurde nichts gefunden. Dann steht bei eurem Anbieter etwas anderes als das, was die App anzeigt: ein halber Wert, ein doppelter Domainname oder ein Eintrag, der zwar eingetippt, aber nicht gespeichert wurde. Leg die beiden Listen nebeneinander, Zeichen für Zeichen.
Bleibt es auf Warten stehen, obwohl du sicher weißt, dass die Einträge drin sind, dann schau, ob sie bei der richtigen Domain stehen. Vereine mit zwei Domainnamen oder mit einem alten und einem neuen Hosting-Anbieter setzen die Einträge öfter mal bei der falschen.
Wenn es später stillsteht
Eine verbundene Domain bleibt nicht von allein in Ordnung. Die Situation, die du am häufigsten siehst: die Website wird umgebaut oder zieht zu einem anderen Anbieter um, das DNS geht mit, und die Einträge für die Mail wurden nicht übernommen. Vorher wurde eine Zeit lang bestens gemailt, und genau deshalb rechnet niemand mit einem Problem.
Koach merkt das und stellt das Versenden wieder ab, mit demselben Hinweis wie bei einer neuen Verbindung. Das fühlt sich hart an, aber die Alternative ist schlechter: Post ohne Unterschrift landet bei einem großen Teil eurer Mitglieder im Spam-Ordner, und das ist genau der Schaden, den ihr mit dieser ganzen Konstruktion verhindern wolltet. Setzt die Einträge zurück und tippt noch einmal auf Jetzt prüfen.
Nehmt das deshalb in eure Absprachen auf: wer an der Website oder der Domain arbeitet, lässt die Mail-Einträge stehen. Das gehört in dasselbe Übergabedokument wie die Absprachen darüber, welche Daten ihr von Mitgliedern aufbewahrt, worum es in den Regeln rund um Mitgliederdaten geht.
Und solange die Domain noch nicht bereit ist: ohne Kanal sitzt ihr nicht da. Eine Nachricht, die auf dem Dashboard jedes Mitglieds landet, geht ganz normal — das sind die Vereinsmitteilungen, und die brauchen keine Domain. E-Mail ist der Weg zu Leuten, die die App seltener öffnen; für den Rest des Jahres ist das Dashboard oft schneller. Wie sich diese beiden zueinander verhalten und was der Vereinsbereich sonst noch alles kann, steht in die App für deinen Volleyballverein.
Einmal einrichten, und danach steht es: eine kurze Aufgabe für die Person, die eure Website betreut, und ab diesem Moment kommt eure Post mit eurem eigenen Namen davor an.
Häufige Fragen
Muss die Absenderadresse bei uns ein bestehendes Postfach sein?
Nein. Der Teil vor dem @ muss bei eurem Anbieter nicht als Postfach existieren; die App benutzt ihn nur zum Verschicken. Die Folge ist allerdings, dass Post, die jemand direkt an diese Adresse schickt, nirgends ankommt. Trag deshalb bei der Antwortadresse über dem Domainblock eine Adresse ein, die wirklich gelesen wird — die darf ruhig bei einem anderen Anbieter liegen.
Können wir eine Subdomain nehmen statt unserer Hauptdomain?
Das geht: ein Name wie mail.euerverein.de wird ohne Weiteres akzeptiert. So eine Subdomain baut dann allerdings ihre eigene Reputation auf, getrennt von eurer Website-Domain, und die Absenderadresse der Post steht am Ende auch darauf. Nur eine Domain von Koach selbst wird abgelehnt, denn dann wäre eure Post nicht von unserer zu unterscheiden.
Ist alles weg, wenn wir die Domain trennen?
Nein. Das Trennen nimmt nur die Domainverbindung weg; der Absendername, die Antwortadresse, die Signatur und die Liste der bereits versendeten Nachrichten bleiben stehen. Was du verlierst, ist die Möglichkeit zu versenden, bis eine neue Domain bereitsteht. Verbindest du später erneut, gehört ein frischer Satz Einträge dazu — vergleich den also mit dem, was noch bei eurem Anbieter steht, und aktualisier das Alte.
Die App sagt, diese Domain sei schon verbunden. Wie kann das sein?
Diese Meldung kommt vom Maildienst und bedeutet, dass derselbe Domainname anderswo schon in Gebrauch ist: bei einer früheren Verbindung eures Vereins oder bei einem anderen Konto. Nimm diese bestehende Verbindung zuerst weg und probier es danach erneut. Kommst du nicht weiter — zum Beispiel, weil niemand mehr weiß, wo diese Verbindung liegt —, dann melde dich bei Koach.
