Mandare una mail a tutti i soci della società sportiva
Il segretario apre la sua casella privata, incolla centoquaranta indirizzi nel campo ccn e preme invia. Una parte arriva, una parte finisce nello spam, e tre persone rispondono che vogliono essere tolte dalla lista. Al giro successivo ci sono ancora, perché quella lista sta in un foglio di calcolo della stagione scorsa.
Perché quella mail in ccn non regge
Una mail a tutti i soci della società sportiva è uno di quei lavori che per anni funzionano a metà. Arriva a un numero di persone sufficiente perché nessuno si allarmi, e fallisce esattamente con le persone che di quel messaggio avevano più bisogno. I problemi sono tre, e nessuno dei tre si risolve con indirizzi migliori.
Il primo è la consegna. Una normale casella personale è fatta per la posta a una o due persone per volta. Appena ci butti dentro centoquaranta indirizzi, chi riceve vede qualcosa che somiglia molto a un invio di massa, spedito da un indirizzo che non risulta da nessuna parte come mittente di invii di massa. A quel punto il messaggio non torna indietro con un errore, che almeno si noterebbe. Sparisce in silenzio nella cartella spam di una parte dei vostri soci, e tu lo scopri solo quando un mese dopo qualcuno ti dice che dalla società non gli arriva niente.
Il secondo è il campo dei destinatari. Il ccn prima o poi va storto. Qualcuno incolla la lista nel campo sbagliato, oppure preme «rispondi a tutti», e gli indirizzi di tutto il vostro tesseramento finiscono in piazza — compresi quelli dei genitori di giocatori minorenni. Non si torna indietro: inviato è inviato. Che cosa una società può conservare e con chi può condividerlo, del resto, non è una scelta libera; ne parla quali dati dei soci conserva una società.
Il terzo è la disiscrizione. Chi non riceve un modo pulito per uscire dalla vostra lista usa il pulsante che c'è: segnala come spam. Bastano poche segnalazioni per rovinare la reputazione dell'indirizzo da cui scrivete, e da lì in poi non arriva più nemmeno il messaggio sulla palestra chiusa.
Dove sta in Koach
In Koach la mail della società si scrive e si invia dall'ambiente società. Lo apri dal tuo profilo, dalla voce Dashboard della società; dentro trovi la sezione E-mail. Se quella voce non la vedi, vuol dire che non ne hai diritto: la mail della società sta in mano agli amministratori e ai ruoli del direttivo, non a ogni allenatore. Ed è voluto. Un messaggio che arriva a tutto il tesseramento sta dietro alla stessa soglia dell'elenco soci.
In cima alla schermata ci sono alcuni campi che compili una volta sola. Nome mittente è quello che il socio vede come mittente nella posta in arrivo; se lo lasci vuoto compare il nome della società. Rispondi a è l'indirizzo su cui arrivano le risposte, di solito quello della segreteria o del direttivo. Quel campo lavora più di quanto sembri, perché a una mail della società si risponde eccome. Accanto c'è Indirizzo, la parte prima della chiocciola dell'indirizzo da cui parte la posta, e Firma, una chiusura fissa che finisce sotto ogni messaggio.
Una condizione viene prima di tutto: non parte posta finché il dominio di posta della società non è collegato e verificato. La mail parte infatti dal vostro indirizzo, non da Koach, con la vostra reputazione di mittente dietro. Finché non è pronto, la schermata non mostra nessun pulsante di invio ma l'avviso che devi prima collegare il dominio. È un lavoro una tantum per l'amministratore ed è una storia a parte.
Sei modi per scegliere i destinatari
Il pulsante Invia apre il foglio di scrittura. In alto c'è un unico menu a tendina: A. Lì scegli chi riceve questo messaggio. Ci sono cinque destinatari fissi e sotto i vostri gruppi.
- Tutti i membri della società — chiunque sia legato a una squadra della società: gli allenatori che gestiscono una squadra e tutti i giocatori, i genitori e i secondi allenatori che stanno in quelle squadre.
- Solo i giocatori — gli atleti. I genitori restano volutamente fuori: un messaggio ai giocatori è un'altra cosa rispetto a un messaggio ai genitori, anche quando parla della stessa giornata di gara.
- Solo gli under 18 — i giocatori che oggi hanno meno di 18 anni e hanno un account proprio. Due avvertenze che l'app scrive accanto: i giocatori più piccoli spesso un account non ce l'hanno, e chi non ha la data di nascita nel profilo conta come maggiorenne. Per un messaggio che deve essere letto a casa, quindi, «genitori» di solito è la scelta migliore.
- Solo i genitori — chiunque sia collegato come genitore a un giocatore di una squadra. È il destinatario di tutto ciò che va sistemato a casa e su cui un ragazzo da solo non può fare niente.
- Solo gli allenatori — allenatori e secondi allenatori di tutte le squadre. È il destinatario per la riunione tecnica, l'orario delle palestre e la domanda su chi ha le chiavi.
- Un gruppo vostro — in fondo all'elenco ci sono i gruppi che hai creato in Organizzazione, ognuno con il suo nome. Un gruppo è un insieme di persone messo insieme a mano: i revisori dei conti, chi segue gli arbitri di società, i volontari del torneo annuale. Una volta che il gruppo esiste, lo ritrovi ogni volta con un tocco.
Quest'ultima forma è la risposta al foglio di calcolo. Un gruppo compilato bene una volta resta giusto finché lo tieni aggiornato, e non va ricopiato a mano in un programma di posta, perché sta già insieme alle persone.
Che cosa vedi prima di inviare
Sotto il campo dell'oggetto e quello del messaggio compare una riga che molte società imparano a conoscere troppo tardi: quanti dei destinatari scelti hanno davvero un indirizzo e-mail. C'è scritto letteralmente qualcosa come 18 destinatari su 30 hanno un indirizzo e-mail, con sotto la nota che i soci senza account Koach non hanno un indirizzo e quindi non ricevono niente.
Non è un dettaglio tecnico ma la frase più importante della schermata. Un gruppo di trenta di cui diciotto raggiungibili non è una mail a trenta persone. Se vedi una differenza del genere hai due strade: mandare comunque il messaggio sapendo che dodici persone devono sentirlo per un'altra via, oppure fare prima in modo che quei dodici abbiano un account. La seconda è la risposta duratura e va più veloce di quanto pensi, con un link di invito per giocatore.
Se poi premi invia, l'app chiede ancora una conferma con dentro il numero: Inviare il messaggio a 18 destinatari? Accanto a quel pulsante c'è solo annulla, quindi un tocco sbagliato ti costa al massimo la bozza. E se nella selezione non c'è nessuno con un indirizzo, non parte niente: l'app te lo dice, invece di annunciare un invio vuoto.
Un limite però c'è: per ogni invio partono al massimo 500 messaggi. Se la selezione è più grande, l'app rifiuta l'invio e ti chiede di dividere i destinatari in gruppi e mandare gruppo per gruppo. Sembra una limitazione, e lo è, ma il motivo vale la pena: un invio che si interrompe a metà non fa sapere a nessuno chi ha ricevuto il messaggio e chi no, e a quel punto l'unica via d'uscita è mandare tutto due volte.
In breve: leggi il conteggio prima di inviare, non la conferma dopo. La differenza tra il numero dei destinatari e il numero degli indirizzi è esattamente il gruppo che devi raggiungere in un altro modo.
Ognuno riceve il proprio messaggio
Qui la mail della società funziona in modo sostanzialmente diverso da un messaggio spedito dalla tua casella. Non esiste un campo destinatari condiviso. Ogni socio riceve un messaggio suo, con dentro solo il proprio indirizzo. Non in ccn: la lista non c'è proprio. Chi apre la mail vede il nome della società come mittente e nient'altro su chi altro l'ha ricevuta.
Non è una gentilezza accessoria ma il motivo per cui è costruita così. Un solo campo destinatari condiviso mostra in un colpo gli indirizzi di tutti i soci a tutti i soci, e quelli dei genitori di giocatori minorenni a chiunque sia in lista. Un errore così non si ripara con una mail di scuse.
Due cose vengono risolte per strada, in silenzio. Se una persona è nella selezione due volte — come genitore e come allenatore, per esempio, con lo stesso indirizzo — riceve un messaggio e non due. E se una persona sta in un gruppo senza account collegato, conta come persona senza indirizzo invece di far inciampare tutto l'invio.
In fondo a ogni messaggio ci sono due righe: che il destinatario riceve questa mail perché è socio della vostra società, e un link per disiscriversi. Quel link funziona davvero. Chi ci clicca smette immediatamente di ricevere la posta della vostra società e se lo vede confermato su una pagina dove, se aveva cliccato per sbaglio, può reiscriversi con un tocco. I grandi programmi di posta riconoscono questa possibilità e ci mettono sopra il messaggio il loro pulsante di disiscrizione: esattamente il pulsante che la gente preme al posto di «è spam».
Chi si disiscrive sparisce dagli invii successivi della vostra società. Le sue notifiche nell'app non cambiano, e nemmeno la posta di un'altra società di cui è socio. Per il direttivo significa una cosa sola: non dovete più tenere a mano in un foglio di calcolo le richieste di cancellazione, perché la società quelle persone non le può più scrivere per sbaglio.
Che cosa resta di ogni invio
Sotto il foglio di scrittura c'è Inviati in precedenza: gli ultimi venticinque invii della società, con oggetto, data ed esito — a quanti destinatari è andato il messaggio e quanti sono stati saltati perché senza indirizzo.
Quell'elenco fa tre cose insieme. Risponde alla domanda «l'abbiamo già comunicato?» senza che nessuno debba frugare nella propria posta inviata. Rende possibile il passaggio di consegne: un nuovo segretario vede che cosa è stato mandato per ultimo, invece di ripartire da zero nella casella del suo predecessore. E rende visibile la copertura nel tempo: se a ogni invio compare un numero consistente di destinatari saltati, non è un problema di posta ma di anagrafica dei soci.
Mail, avviso o messaggio di squadra?
La mail della società non è l'unico canale, e raramente è il più rapido. Tre forme, tre scopi:
- L'e-mail per quello che va letto e conservato fuori dall'app: la convocazione dell'assemblea dei soci, la lettera sulle quote, il messaggio ai genitori che deve finire in una cartella.
- Un avviso della società per quello che oggi deve stare sullo schermo di ogni socio: la palestra è chiusa, il torneo salta. Atterra dentro l'app e ci entra più in fretta della posta.
- Un messaggio di squadra o un sondaggio per tutto ciò che riguarda una squadra sola. Lì fa parte del gioco anche la risposta: chi viene, chi accompagna in auto. Come arrivano quei messaggi sul telefono sta in le notifiche push per i messaggi di squadra.
La regola pratica: se qualcuno deve poterlo ritrovare, è una mail. Se deve essere visto oggi, è un avviso. E se riguarda una squadra sola, non riguarda tutto il tesseramento.
Domande frequenti
Posso richiamare o correggere una mail della società già inviata?
No. Appena il messaggio è partito sta nelle caselle dei vostri soci, e non c'è nessun pulsante per riprenderselo. Un errore si corregge con un secondo messaggio breve alla stessa selezione. Il primo invio resta comunque in Inviati in precedenza, quindi più avanti vedi che cosa è uscito quel giorno.
Che cosa succede se l'invio si interrompe a metà?
L'app segnala quanti messaggi sono davvero partiti, e con quel numero l'invio finisce anche in Inviati in precedenza. Quello che non vedi è quali persone l'hanno ricevuto: quell'elenco conta, non fa nomi. Non rimandare quindi alla cieca a tutti; per un invio grande o incerto scegli piuttosto gruppi più piccoli, uno dopo l'altro.
Una persona si è disiscritta per sbaglio, posso rimetterla in lista?
Non dall'ambiente società. Solo l'interessato può reiscriversi, dalla pagina che ha visto dopo aver cliccato sul link di disiscrizione oppure dal link in fondo a una mail più vecchia. È voluto: una società che può rimettere qualcuno in lista non offre una vera possibilità di uscita. Intanto le sue notifiche nell'app e i messaggi della sua squadra continuano a funzionare normalmente.
Posso allegare un file, per esempio un pdf?
No, la mail della società invia solo testo; non c'è nessun campo per gli allegati. Metti invece nel messaggio un link al documento, per esempio sul sito della società o in una cartella condivisa. Ci guadagni anche dal lato di chi riceve: una mail con un allegato pesante, spedita da un indirizzo mittente ancora giovane, finisce nello spam molto più in fretta.
