“Een indeling is pas goed als je kunt laten zien wat je níét hebt gekozen”
Hoe de teamindeling in Koach een concept blijft tot vier mensen van de technische commissie er samen achter staan — en wat er daarna onomkeerbaar gebeurt.
Ergens in het voorjaar begint in elke vereniging hetzelfde gesprek: wie speelt er volgend seizoen waar? Een teamindeling maken voor volgend seizoen is zelden één avond werk. Er wordt weken over gepraat, geschoven en teruggedraaid, meestal in een spreadsheet die op vier laptops staat en waarvan niemand meer weet welke versie de laatste is.
Dennis Boekhout bouwde er in Koach een eigen onderdeel voor. Een gesprek over waarom een indeling tot het laatste moment een concept is, en waarom het moment waarop hij definitief wordt met opzet zwaar aanvoelt.
Waarom is de teamindeling een apart onderdeel geworden? Je kunt een speler toch gewoon verslepen?
“Omdat indelen geen handeling is maar een periode. Bij een vereniging begint dat in mei en in augustus is het nog niet klaar. Er wordt over gepraat op een vergadering, iemand belt een ouder, een trainer zegt dat hij er nog één bij kan hebben, en twee weken later gaat het toch anders. Een app die na elke tik meteen echt iemand verplaatst, overleeft zo'n periode niet.
“Daarom doen verenigingen het in een spreadsheet. Dat werkt precies zo lang tot er drie versies rondgaan en niemand meer durft te zeggen welke de goede is. Ik wilde dat proces in de app hebben, met de zekerheid die zo'n bestand nooit geeft: dat je alles kunt proberen zonder dat er iets echt verandert.”
En dat is wat 'concept' hier betekent.
“Letterlijk. Zolang een indeling op concept staat, raakt geen enkele knop je echte teams. Je maakt bakken aan, je sleept dertig mensen heen en weer, je gooit de hele indeling weg — aan je teams, je spelers en aan wie waar bij mag, verandert niets. Dat zeg ik ook gewoon in de vraag als je er een weggooit: die tekst belooft je dat je echte teams en spelers niet veranderen, en dat dat pas bij 'Definitief maken' gebeurt.
“Dat is geen detail. Iemand die bang is dat hij met één verkeerde tik zestig kinderen verhuist, durft niet te schuiven. En wie niet durft te schuiven, kan net zo goed weer in Excel gaan zitten.”
Het scherm ziet er ook anders uit dan de rest van de app, viel me op.
“Klopt, het is donkerblauw in plaats van oranje. Dat is geen smaakkwestie. Elk ander tabblad van de vereniging gaat over het seizoen dat nu loopt; dit ene gaat over volgend seizoen. Dezelfde oranje knop zou daar dus iets anders betekenen, en precies zo ontstaan ongelukken.
“Zolang de indeling een concept is, kleurt het hele scherm mee, kop en tabbalk incluis. Op het moment dat hij definitief is, is de opstart voorbij en is alles weer gewoon oranje. Je ziet aan de kleur in welk seizoen je zit.”
Jullie doen dit met z'n vieren. Zitten die dan tegelijk in hetzelfde scherm?
“Dat kan, en dat gebeurt ook. Bovenin verschijnt dan wie er nog meer meekijkt — gewoon zijn naam, zodat je weet dat je niet alleen bent. Ik heb daar bewust geen zwevende cursors in gebouwd die over je scherm dansen. Dat staat leuk in een demo en is vreselijk op een telefoon in een kantine.
“Wat er wél gebeurt: zet een ander dezelfde speler net ergens anders neer, dan zegt de app 'Iemand anders heeft dit net veranderd. Ververs even.' Liever die ene zin dan twee mensen die allebei denken dat ze gelijk hebben. En niet iedereen komt erin: de indeling is er voor de beheerder en het bestuur, niet voor elke trainer met een account.”
Je begint met een leeg scherm. Moet je dan twintig teams overtypen?
“Nee, dáár haakt een bestuur op af. [lacht] Er zit een knop 'Teams overnemen': alle teams van dit seizoen komen er in één keer bij als bak, en daarna hernoem of verwijder je wat je wilt. Zo'n overgenomen bak wijst naar het bestaande team, dus je krijgt straks geen tweede 'Dames 2' in je vereniging.
“En een tweede concept begint bijna nooit leeg. Meestal wil je dezelfde bakken met één speler ergens anders. Dan maak je een kopie: de teams gaan mee met hun klasse, en iedereen die er al in stond staat er weer in. Je mag ook een definitieve of een vervallen indeling kopiëren — dat is juist het startpunt voor volgend jaar.”
Waarom zou je meerdere indelingen naast elkaar willen hebben?
“Omdat een indeling pas goed is als je kunt laten zien wat je níét hebt gekozen. Op de avond dat je het uitlegt komt altijd die ene vraag: hadden we die twee niet samen in B1 kunnen zetten? Heb je alleen je einduitkomst, dan sta je te praten over iets wat niemand voor zich ziet. Ligt variant B er nog, dan open je hem gewoon.
“Delen is trouwens bewust saai. Je krijgt platte tekst met per bak de namen eronder, die je in een groepsapp of een mail plakt. Er zit geen pdf-bouwer in Koach, en een half werkende export is erger dan geen.”
Een vereniging heeft honderden leden. Hoe vind je daar één speler in terug?
“Met filters die over indelen gaan en niet over administratie. Je filtert op leeftijdscategorie, op waar iemand nú speelt, op lijn — dames, heren of overig — en op niveau, van beginner tot selectie. Daarnaast is er een zoekveld op naam. En de tellingen die je ziet gaan over de bak waar je in staat: '3 × Jeugd B' zegt iets over dát team, niet over de hele vereniging.
“Twee dingen daarin zijn me veel waard. De leeftijdscategorie rekent op 30 september van het seizoen waarvoor je indeelt, de peildatum van de bond, want anders verspringt je indeling halverwege het seizoen mee met iemands verjaardag. En wie geen geboortedatum in het systeem heeft, krijgt een eigen bak: 'Geen geboortedatum'. Anders verdwijnt zo iemand stil achter een filter en merk je het pas in september.”
Wat zie je naast een naam staan?
“Leeftijd en categorie, het niveau als dat is ingevuld, en waar hij nu speelt: 'Nu: Dames 2'. Op de regel eronder staat het seizoen dat net is afgelopen — welk team, hoeveel procent aanwezig, hoeveel punten. Dat is bij indelen de eerste vraag die iemand stelt, en die stond eerst nergens.
“Die cijfers komen niet uit de indeling zelf, maar van de speler. Wat zijn trainer het hele jaar heeft bijgehouden, ligt op tafel op het moment dat de commissie over hem praat.”
Geeft Koach ook een oordeel? Een cijfer per speler?
“Nee, en dat is een grens die ik bewust heb getrokken. De app laat feiten zien: aanwezigheid, punten, wat een trainer heeft genoteerd. Er rolt geen rapportcijfer uit een rekensom waar een kind van veertien vervolgens een jaar aan vastzit.
“Het oordeel is het werk van de commissie en dat hoort in een kamer met mensen thuis. Wat de app wél doet, is zorgen dat iedereen aan die tafel naar dezelfde gegevens kijkt, in plaats van naar zijn eigen herinnering aan één wedstrijd in november.”
Dan het moment zelf: definitief maken.
“Dat is de enige knop in dit hele onderdeel die echt iets doet, en hij vraagt het ook echt. Er staat voor je bevestigt: hierna verhuizen de spelers echt naar hun nieuwe team en kun je deze indeling niet meer aanpassen. Hun cijfers blijven bewaard — de nieuwe trainer ziet ze bij de speler onder 'Eerder bij andere teams' — en je notities over een speler gaan mee.
“Daaronder staat hoeveel andere concepten hierna vervallen; die blijven leesbaar, maar zijn niet meer te bewerken. En heb je geen vorig seizoen gekozen, dan waarschuwt hij dat de cijfers van dit seizoen niet bewaard worden en achteraf niet meer af te leiden zijn. Is het gelukt, dan zie je in één regel wat er gebeurd is: zoveel verhuisd, zoveel bleef, zoveel gestopt.”
Wat merkt een trainer daar de dag erna van?
“Dat hij zijn team opent en de selectie klopt. Meer niet, en dat is precies de bedoeling. Hij ziet zijn spelers met rugnummer en positie, hij kan meteen een training inplannen, en bij een speler die van een ander team komt staat zijn verleden er gewoon bij.
“Voor de speler zelf is dat belangrijker dan het klinkt. Er is weinig zo demotiverend als een nieuw team waarin je op nul begint, terwijl je vorig jaar het hele seizoen hebt gespeeld.”
En als je je vergist hebt?
“Dan kun je het niet terugklikken. Een definitieve indeling is geschiedenis: niet meer aan te passen en niet meer weg te gooien. Daarom is de vraag ervóór zo lang — dat is het enige moment waarop ik je nog kan tegenhouden.
“Voor het gewone werk daarna is er iets anders. Verhuist er in november één speler naar een ander team, dan zet je hem door zonder een hele indeling op te tuigen; zijn cijfers blijven ook dan bij hem. En mijn advies aan een commissie: neem in mei de teams over, houd twee concepten naast elkaar, en druk pas op definitief als jullie met z'n vieren in dezelfde kamer zitten.”
Deel je vereniging in zonder spreadsheet
Koach is gratis te proberen: zet je eigen team erin en kijk hoe het werkt. De teamindeling hoort bij het clubdeel, voor verenigingen die al hun teams in één app willen hebben.
Probeer Koach gratis