Clubbeheerders toevoegen: de vier rollen en waar ze voor bedoeld zijn

Een vereniging is nooit één persoon. De penningmeester wil bij de bijdragen, iemand anders regelt de zaaldagen, en er is een aanspreekpunt voor als er iets vervelends speelt. Toch begint een club in Koach bijna altijd met één account: dat van degene die de app heeft aangedragen. Zolang dat zo blijft, hangt de hele clubadministratie aan één inbox en één telefoon.

Waarom één sleutel te weinig is

Zolang er één persoon bij het clubdeel kan, is die persoon een flessenhals. Hij gaat op vakantie in de week dat de zaalindeling rond moet komen. Hij wisselt na de ledenvergadering van functie en neemt zijn inlog mee. Hij is de enige die weet welke teams er al ingevoerd staan. Niets daarvan is een ramp op de dag zelf, maar het stapelt: alles wat de club digitaal doet, loopt langs één agenda.

Dat is precies het verschil tussen een app die door één coach wordt gebruikt en een app die van de hele vereniging is. In het clubdeel van Koach los je dat op met een tabblad dat weinig aandacht krijgt en veel doet: Beheerders. Daar zet je medebestuurders erbij, en geef je meteen aan in welke hoedanigheid ze erbij zitten.

Waar het tabblad Beheerders staat

Open Profiel en tik op Clubdashboard. Bovenin verschijnt een balk met de onderdelen van je club — overzicht, leden, teamindeling, taakplicht, zaaldag, zalen en zo verder. Pas als er meer dan vier onderdelen zijn, schuift die balk zijwaarts. Beheerders, met een sleuteltje ervoor, staat als laatste.

Wat je daar ziet is een lijst van iedereen die op dit moment bij het clubdeel kan: per persoon de naam, daaronder de rol en het e-mailadres. Meestal sta je er zelf al in als Clubbeheerder — die regel ontstaat vanzelf op het moment dat je met een clubabonnement het eerste team onder de clubnaam zet. Zie je helemaal geen clubdashboard, dan is er nog geen club: bij minstens één team moet de clubnaam ingevuld staan, en hoe dat gaat staat in je team aan de juiste club koppelen.

Iemand toevoegen: een adres en een rol

Onder de lijst staat een klein blok met drie dingen. Een invoerveld met de tekst E-mailadres van bestaand account, daaronder een regel Rol met een keuzeknop die standaard op Clubbeheerder staat, en onderaan de knop Beheerder toevoegen. Meer is het niet: adres invullen, rol kiezen, toevoegen. De persoon verschijnt direct in de lijst erboven en kan bij zijn volgende keer inloggen het clubdashboard openen.

Er is één voorwaarde: het adres moet van een bestaand Koach-account zijn, en dat account heeft géén eigen clubabonnement nodig — dat staat uitgelegd in je volleybalclub beheren. Kent Koach het adres niet, dan krijg je meteen de melding Geen account met dit e-mailadres en verandert er niets. Vraag in dat geval welk adres iemand bij het aanmelden heeft gebruikt; hoofdletters maken niet uit, maar een privéadres in plaats van een clubadres wel.

De vier rollen en waar ze voor bedoeld zijn

De keuzeknop kent vier rollen. Ze zijn niet bedacht als niveaus van belangrijkheid, maar als beschrijvingen van wat iemand in de vereniging doet.

• Clubbeheerder — degene die de club in de app draaiende houdt. Dit is de rol voor wie de teams invoert, de zaalindeling bijwerkt en de vragen van collega-trainers beantwoordt. Vaak de secretaris of de ledenadministratie, soms een technisch coördinator.
• Penningmeester — degene die over geld gaat: bijdragen, achterstanden, wie wat nog moet betalen. Een club heeft er meestal precies één, en die persoon heeft zelden behoefte aan de rest van het clubdeel.
• Bestuurslid — de brede rol voor iedereen die namens het bestuur meekijkt en meebeslist: voorzitter, secretaris, jeugdbestuurder, wedstrijdsecretaris. Wie besluiten neemt over teams en seizoenen hoort hier.
• Vertrouwenscontactpersoon — het aanspreekpunt voor ongewenst gedrag: de persoon bij wie een lid of een ouder terechtkan met iets waar hij niet mee naar de eigen trainer wil. Deze rol werkt vertrouwelijk en één op één, en heeft de clubadministratie eigenlijk niet nodig — maar moet wel vindbaar zijn.

De namen passen zich aan de taal van de gebruiker aan. Een bestuurslid dat de app in het Duits of het Pools gebruikt, ziet dezelfde rol in zijn eigen taal staan; je hoeft dus niet uit te leggen wat je hebt ingesteld.

Wat de rol vandaag doet — en wat niet

Wees hier eerlijk tegen je bestuur, want anders ontstaan er verwachtingen die de app niet waarmaakt. Op dit moment kan elke rol alles wat een beheerder kan. De rol is vooral een etiket: hij legt vast wie waarvoor is aangewezen, niet wat iemands scherm laat zien. Zet je iemand op Penningmeester, dan komt hij nog steeds overal bij.

Er is één uitzondering, en die zit op de plek waar het gevoeligst ligt. De teamindeling voor volgend seizoen is zolang je eraan werkt een concept waarin niets echt gebeurt; pas definitief maken voert hem door en legt daarbij de beoordelingen van het aflopende seizoen vast. Die ene knop kan alleen door een Clubbeheerder of een Bestuurslid worden gebruikt. De reden is niet techniek maar inhoud: het gaat om cijfers over minderjarigen, en dat is geen handeling die per ongeluk door de eerstvolgende die het scherm openklikt gedaan moet worden.

Dat maakt het etiket meer waard dan het lijkt. Een vereniging moet kunnen opschrijven wie welke gegevens van leden onder zich heeft — dat is precies de vraag die achter de omgang met ledengegevens zit. Een lijst met vier namen en vier rollen is daar een beter antwoord op dan vijf mensen die "ergens ooit toegang hebben gekregen".

Wie in de praktijk wat doet met de onderdelen zelf, staat in de artikelen over die onderdelen. Voor berichten aan de hele vereniging is dat clubmeldingen versturen; voor het rooster van diensten rond wedstrijddagen bardiensten plannen voor de hele club. Daar staat ook wie ze mag aanmaken. Zoek het daar op in plaats van het hier te verwachten.

Van rol wisselen, en iemand weer weghalen

Iemand van rol laten wisselen doe je op dezelfde plek, en het is minder voor de hand liggend dan je zou denken: je vult zijn e-mailadres opnieuw in, kiest de nieuwe rol en tikt op toevoegen. De bestaande regel wordt dan bijgewerkt. Er komt geen tweede regel bij, en de persoon raakt zijn toegang geen moment kwijt.

Let op één nuance. Vul je hetzelfde adres in met dezelfde rol die er al staat, dan krijg je nog steeds de melding Is al beheerder en gebeurt er niets. Dat is geen storing — er valt gewoon niets te wijzigen. Alleen een andere rol wisselt hem daadwerkelijk om. Wie dat niet weet, verwijdert iemand eerst en voegt hem opnieuw toe; dat werkt ook, maar het is omslachtig en het kan misgaan als er even niemand anders overblijft.

Verwijderen gaat met het kruisje rechts van de naam. De app vraagt om een bevestiging met de naam of het adres erbij, zodat je in een lijst van acht niet de verkeerde regel raakt. Wat er dan verdwijnt is alleen de toegang tot het clubdeel: het account van die persoon blijft bestaan, en als hij ook trainer is, houdt hij zijn eigen teams gewoon.

Twee dingen laat de app niet toe, allebei omdat je ze zelf niet meer kunt terugdraaien:

• De clubeigenaar — degene onder wiens account de club is aangemaakt — kan niet door een andere beheerder worden weggehaald. Anders kon een later toegevoegd bestuurslid de oprichter buiten zijn eigen club zetten.
• De laatste sleutel kan er niet uit. Voor elke verwijdering kijkt de app of er daarna nog iemand met clubrechten overblijft — een andere beheerder uit de lijst, of degene onder wiens account de club is aangemaakt. Blijft er niemand over, dan weigert de app; anders zou de club zichzelf permanent buiten haar eigen dashboard sluiten. Voeg dus eerst een opvolger toe en haal daarna pas de vertrekker weg.

Jezelf terugtrekken mag wél, ook zonder dat een ander het voor je doet. Een vertrouwenscontactpersoon of penningmeester die deze taak niet meer heeft, kan zichzelf uit de lijst halen zonder eerst iemand te moeten vragen. De twee blokkades hierboven gelden dan gewoon ook voor hem.

Wie je erin zet, en wanneer je de lijst weer bekijkt

Drie vuistregels maken deze lijst bruikbaar in plaats van rommelig. Ten eerste: altijd minstens twee. Eén persoon met toegang is geen verdeling maar een risico, en het herstel duurt precies zolang als die persoon onbereikbaar is.

Ten tweede: denk in functies, niet in personen. "De penningmeester" blijft bestaan als de penningmeester wisselt; "Karin, die het toevallig altijd doet" niet. Zet daarom de rol erbij die bij de functie hoort, ook als er vandaag maar één iemand is die alles doet — dan staat er over twee jaar tenminste wat iemand geacht werd te doen.

Ten derde: loop de lijst één keer per jaar langs, kort na de ledenvergadering of op het moment dat het bestuur wisselt. Dat is het enige moment waarop je zeker weet dat er iets is veranderd, en het kost twee minuten. Wie is vertrokken, gaat eruit; wie erbij is gekomen, gaat erin met de rol die bij zijn nieuwe functie hoort. Een clubadministratie waar oud-bestuursleden nog jaren in blijven staan, is niet gevaarlijk maar wel slordig — en slordig is precies wat een vereniging niet wil zijn richting haar eigen leden.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Taakplicht sportvereniging bijhouden: wie heeft zijn diensten gedraaid? Telformulier volleybal invullen: stap voor stap Volleybal filmen: waar zet je de camera, en hoe hoog?

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken