Anmeldeformular Verein: vom ausgefüllten Formular zum Platz im Team
Jemand will Mitglied werden und füllt ein Formular aus. Das ist der einfache Teil. Danach beginnt ein Weg über vier Menschen, die nicht automatisch miteinander reden, und irgendwo auf diesem Weg bleibt die Anmeldung drei Wochen liegen. In diesem Artikel geht es um diesen Weg, nicht um die Felder.
Das Formular ist der einfache Teil
Fast jeder Verein, der seine Anmeldungen aufräumen will, fängt beim Formular an: schöner, digital, Felder in einer sinnvollen Reihenfolge. Und dann zeigt sich, dass das Durcheinander nie durch das Formular entstanden ist. Es saß dahinter.
Denn die Anmeldungen kamen nicht aus einem Kanal. Sie kamen über die Adresse auf der Website, über einen Zettel, der im Vereinsheim liegen blieb, und über einen Trainer, den nach dem Training jemand angesprochen hat und der dachte: Den Namen merke ich mir schon. Drei Eingänge, drei Menschen, von denen jeder denkt, der andere kümmert sich. Ein besseres Formular ändert daran nichts: Das Problem beginnt erst, wenn auf Absenden getippt wird.
Welche Daten du in diesem Formular abfragst, ist eine eigene Frage mit einer guten Antwort, die wir hier nicht wiederholen: Die vollständige Liste — Basisdaten, die vier Gesundheitsfragen, die Einwilligung für Foto- und Videoaufnahmen — steht in welche Spielerdaten du wirklich brauchst. Und auf welcher Grundlage du diese Daten aufbewahren darfst und wie lange, steht in der DSGVO in deinem Sportverein. In diesem Artikel geht es um das, was danach passiert: der Weg vom ausgefüllten Formular zu einem Namen, der am Dienstagabend in der Halle steht.
Die vier Stationen einer Anmeldung
Eine Anmeldung läuft in nahezu jedem Verein über dieselben vier Stationen, die selten irgendwo aufgeschrieben stehen. Pro Station sollte es einen Verantwortlichen geben und genau eine Sache, die dort entsteht und sonst nirgends.
- Station 1 — das Formular selbst. Verantwortlich: derjenige, bei dem die Anmeldungen eingehen, meist der Schriftführer oder die Mitgliederverwaltung. Was hier entsteht und sonst nirgends: das Anmeldedatum und die Bestätigung, dass es diese Anmeldung gibt. Alles, was später schiefgeht, geht schief, weil diese Station keinen Verantwortlichen hat, sondern einen Briefkasten.
- Station 2 — die Mitgliederverwaltung und der Verband. Verantwortlich: die Mitgliederverwaltung. Was hier entsteht: die Mitgliedsnummer und, wenn dein Verein am Spielbetrieb teilnimmt, die Meldung an den Verband, dem euer Verein angehört. Der ist von Land zu Land ein anderer — mal ein Formular, mal ein Portal, mal wochenlanges Warten. Hier liegt auch die Antwort auf die Frage, ob jemand schon spielberechtigt ist.
- Station 3 — der Kassenwart. Verantwortlich: der Kassenwart. Was hier entsteht: die Zahlungsvereinbarung. Der Betrag und wie du ihn einziehst, ist eine Geschichte für sich — darum geht es in Mitgliedsbeitrag pro Team oder pro Mitglied. Die Falle ist das Startdatum: Wer mitten in der Saison anfängt, zahlt selten dasselbe, und dieses Datum steht nur auf Station 1.
- Station 4 — der Trainer des Teams. Verantwortlich: der Trainer. Was hier entsteht: der Name im Kader, die Rückennummer, der Platz in der Teamgruppe. Das ist die einzige Station, die das neue Mitglied selbst mitbekommt — und die einzige, für die niemand ein Formular führt.
Bei jeder Station werden dieselben Daten neu eingetippt: Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, viermal, in vier Systemen, die nichts voneinander wissen. Das ist der Grund, warum eine Adressänderung an drei Stellen alt bleibt. Diese vier Stationen bekommst du nicht weg — ein Verband hat sein eigenes Portal, ein Kassenwart seine eigene Buchhaltung. Was du sehr wohl kannst: pro Station aufschreiben, wer sie hat, und die Zahl der Abschreibvorgänge senken.
Die Lücke zwischen angemeldet und eingeteilt
Zwischen Station 1 und Station 4 liegt eine Zeit, in der der Anmelder nichts hört. Das ist die gefährlichste Phase, und kein Formular der Welt löst sie.
Schau dir die Frage an, die darin steckt: In welches Team kommt diese Person? Bei einem Erwachsenen, der offensichtlich passt, ist das ein Telefonat. Bei einem 13-jährigen Jugendlichen, der noch nie Volleyball gespielt hat, ist es eine Abwägung zwischen zwei Teams, die beide fast voll sind, getroffen von Leuten, die sich einmal im Monat sprechen. Währenddessen sitzt zu Hause jemand und wartet, der vorige Woche noch begeistert war.
Drei Dinge helfen, und keines davon kostet Geld.
- Benenne pro Altersgruppe einen Entscheider. Kein Gremium, eine Person mit der Befugnis, Ja zu sagen. Das Gremium darf die Entscheidung später zurückdrehen; der Anmelder braucht jetzt eine Antwort.
- Vereinbart eine Höchstdauer und schreibt sie in die Bestätigung. Zum Beispiel: innerhalb von zwei Tagen eine Eingangsbestätigung mit dem Namen dessen, der es übernimmt, und innerhalb von zwei Wochen die Zusage für ein Team. Kurz genug, um jemanden zu halten, großzügig genug, um einen Trainer einzubeziehen.
- Schick eine Zwischennachricht, wenn es nicht klappt. Drei Zeilen — wir sind noch dran, nächste Woche hörst du mehr — halten praktisch jeden bei der Stange. Stille nicht.
Ist das Team wirklich voll, sag das sofort, mit einem Datum, an dem ihr neu schaut. Eine Warteliste, von der jemand weiß, ist völlig in Ordnung. Eine Warteliste, auf der jemand steht, ohne es zu wissen, kostet dich das Mitglied und dazu die Geschichte, die es darüber erzählt.
Probetraining, ohne dass jemand stillschweigend Mitglied wird
Die meisten Vereine lassen jemanden erst ein paar Mal mittrainieren. Das ist vernünftig, aber es ist auch genau die Stelle, an der die Verwaltung entgleist — denn ein Trainingsgast ist kein Mitglied und wird es nach einer Weile doch, ohne dass irgendjemand dafür einen Zeitpunkt festgelegt hätte.
Frag bei einem Probezeitraum also weniger ab, nicht mehr. Was du brauchst: Name, Geburtsdatum, eine Telefonnummer der Person selbst oder eines Elternteils, und eine Notfallnummer. Keine Bankverbindung, denn es wird noch nichts eingezogen. Keine Verbandsnummer, denn es wird noch nicht gespielt. Keine Unterschrift unter eine Mitgliedschaft, die es noch nicht gibt. Fragst du das doch ab, bewahrst du Daten von jemandem auf, der nie Mitglied geworden ist.
Verhindere danach das Stillschweigen mit einer einzigen Absprache: Ein Probezeitraum hat ein Enddatum, und an diesem Datum ruft jemand an. Zwei oder drei Trainingseinheiten reichen, um zu wissen, ob es passt. Dann gibt es eines von zwei Ergebnissen — es wird eine Mitgliedschaft, und erst dann kommt das vollständige Formular, oder es hört auf. Was ein Trainingsgast ist und was nicht, steht in im Training dabei, ohne im Kader zu stehen.
Kurz: Lass einen Probezeitraum nie von selbst in eine Mitgliedschaft übergehen. Setz ein Datum darauf und lass an diesem Tag jemanden anrufen — dieses eine Telefonat verhindert sowohl eine wütende Rechnung als auch einen Spieler, der nie offiziell angemeldet wurde.
Die Angaben, die dir später fehlen
Drei Dinge braucht fast jeder Verein erst in dem Moment, in dem sie fehlen, und alle drei sind bei der Anmeldung in zehn Sekunden erhoben: eine Notfallnummer, die nicht die Nummer des Spielers selbst ist, der zweite Kontakt bei Jugendlichen — der andere Elternteil oder Erziehungsberechtigte — und die Absprache über Abholen und Mitfahren nach einem Auswärtsspiel. Das Dritte ist im Nachhinein am schwersten zu rekonstruieren und am heikelsten, wenn etwas schiefgeht.
Was hier zur Anmeldung gehört und sonst nirgendwohin, ist die Frage, bei wem diese Angaben landen. Eine Notfallnummer, die nur im Postfach des Schriftführers steht, hilft dem Trainer in der Halle nicht.
Der Ausgang, den niemand entwirft
Jeder Verein hat einen Weg für Anmeldungen und fast keiner einen Weg für Abmeldungen. Das ist derselbe Weg rückwärts, und der Schaden ist größer: Bei einer Anmeldung, die hängen bleibt, verlierst du ein Mitglied, das du noch nicht hattest; bei einer Kündigung, die hängen bleibt, zahlt jemand weiter für einen Sport, den er nicht mehr macht.
Bau deshalb in dein Formular — oder daneben — eine Sache ein, die meistens fehlt: einen Weg für das Enddatum. Vier Dinge müssen passieren, und es sind dieselben vier Stationen.
- Die Kündigung wird bestätigt, mit dem Datum, an dem die Mitgliedschaft endet. Nicht „wir haben es erhalten“, sondern ein Datum.
- Das Mitglied wird beim Verband abgemeldet, wenn es dort gemeldet war. Tut ihr das nicht, zahlt der Verein oft weiter für jemanden, der längst weg ist.
- Die letzte Zahlung wird festgelegt und die nächste gestoppt. Das ist die häufigste Beschwerde ausgetretener Mitglieder.
- Der Trainer nimmt den Namen aus dem Team und aus der Teamgruppe. Solange das nicht passiert, steht jemand noch in der Aufstellung und bekommt Nachrichten über ein Spiel, zu dem er nicht kommt.
Legt auch fest, was mit den Daten geschieht, wenn jemand weg ist: was ihr für die Buchhaltung aufbewahrt und was ihr löscht. Der Punkt dabei: Dieses Aufräumen hängt an der Kündigung, nicht an einer jährlichen Putzaktion, die niemand macht.
Die Felder, nackt — und die letzte Station
Willst du dir selbst ein Formular bauen, mit welchem Werkzeug auch immer, dann ist das die nackte Liste — nur die Bezeichnungen; die Erläuterung zu jedem Feld steht im Artikel über Spielerdaten.
- Person: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht (optional), Straße, Postleitzahl, Ort.
- Erreichbarkeit: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Notfallkontakt mit Name und Nummer.
- Bei Spielern unter 18: Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des ersten Elternteils oder Erziehungsberechtigten, dasselbe für den zweiten, und die Absprache zum Abholen oder Mitfahren.
- Sport: schon einmal gespielt ja/nein, vorheriger Verein, bevorzugte Position, Trikotgröße, gewünschte Spielklasse oder Mannschaft.
- Gesundheit: Erkrankung, auf die bei Belastung Rücksicht zu nehmen ist, Medikamente, die griffbereit sein müssen, Allergie, frühere Verletzung.
- Verwaltung: Eintrittsdatum, Bankverbindung und SEPA-Mandat, Einverständnis mit der Vereinsordnung, Entscheidung zu Foto- und Videoaufnahmen, Verbandsnummer, falls jemand schon eine hat.
- Ehrenamt: eine offene Frage reicht — was würdest du gern übernehmen.
Diese Liste bekommst du mit jedem kostenlosen Formularbaukasten hin. Was du damit nicht löst, ist Station 4: dass der Name auch tatsächlich in einem Team landet. Das bleibt eine Mail an einen Trainer, der sie abtippt.
In Koach ist genau diese letzte Station die Stelle, an der das Abtippen aufhört. Koach hostet dein Anmeldeformular nicht — welches Formular du nutzt, bleibt deine eigene Entscheidung. Was aber passiert: Der Trainer trägt den neuen Namen einmal in sein eigenes Team ein, mit Geburtsdatum und einem Feld Mitglied seit, und bei Bedarf mit dem Kennzeichen Trainingsgast, solange es noch ein Probezeitraum ist. Ab diesem Moment sieht der Vorstand diese Person in der Mitgliederliste des Vereins stehen, ohne dass jemand etwas weiterleitet. Mit Einladen schickt der Trainer einen persönlichen Link; wer ihn öffnet, legt sein eigenes Konto an und wird mit dem Team verbunden. Danach trägt das neue Mitglied unter Profil bearbeiten selbst Telefonnummer, Notfallkontakt und Notfallnummer ein — genau die Felder, die in einem Postfach immer veralten. Bei Jugendlichen machst du dasselbe mit Elternteil einladen, damit die Abmeldung für ein Training beim Elternteil liegt und nicht bei einem Kind ohne Handy.
Zwei Voraussetzungen gehören dazu: Das Team muss mit dem Verein verbunden sein — siehe dein Team mit dem richtigen Verein verbinden — und der Vorstand sieht die Mitgliederliste nur als Vereinsverwalter, so wie in deinen Volleyballverein verwalten beschrieben. Station 2 und 3, Verband und Kassenwart, bleiben bestehen. Aber die Anmeldung liegt nicht mehr in einem Briefkasten und wartet darauf, dass jemand sie sieht.
Häufige Fragen
Müssen wir das Papierformular im Vereinsheim abschaffen, wenn wir digital werden?
Nicht unbedingt, aber lass es nicht als zweiten Eingang bestehen. Mach aus dem Papierformular eine Ausfüllhilfe, die derjenige anschließend selbst digital überträgt, oder vereinbart, dass derjenige, der es entgegennimmt, es noch am selben Abend an eine einzige Adresse schickt. Zwei Eingänge, die beide als Quelle gelten, sind genau die Stelle, an der es schiefgeht.
Wer sollte das Anmeldeformular bekommen: der Schriftführer oder der Trainer?
Eine Adresse des Vereins, nicht die Privatadresse einer Person und nicht der Trainer. Ein Trainer wechselt öfter als eine Vereinsadresse, und er ist die letzte Station, nicht die erste. Sinnvoll ist aber, dass er automatisch eine Kopie der Anmeldungen für seine eigene Altersgruppe bekommt, damit er weiß, dass jemand unterwegs ist.
Darf jemand mittrainieren, bevor er Mitglied ist?
Bei den meisten Vereinen ja, aber ob er dabei versichert ist und ob er schon in Spielen eingesetzt werden darf, ist je nach Land und Verband unterschiedlich. Frag das einmal beim Verband nach, dem euer Verein angehört, und schreib die Antwort in euer Vereinshandbuch, dann muss es niemand von Fall zu Fall neu entscheiden.
Wie verhindere ich, dass eine Anmeldung liegen bleibt, wenn der Empfänger im Urlaub ist?
Setzt zwei Personen auf die Eingangsadresse statt einer, und vereinbart, dass jede Anmeldung binnen zwei Tagen eine Bestätigung mit dem Namen desjenigen bekommt, der sie übernimmt. Solange diese Bestätigung nicht raus ist, gilt die Anmeldung als offen — das ist eine Kontrolle, die du mit einem Blick machst.
