Gestire le quote sociali della società di pallavolo senza gestionale
A metà stagione arriva la domanda a cui un tesoriere non può sfuggire: chi deve ancora pagare? La risposta sta in un foglio di calcolo che a settembre era giusto, accanto a un elenco soci che nel frattempo è andato avanti. Qui si tratta di rimettere insieme quelle due liste.
Perché il foglio di calcolo è sempre indietro
Il problema di un file a parte non è che sia un foglio di calcolo. Il problema è che è un secondo elenco soci. Il giorno in cui lo crei è giusto. Poi comincia la normale vita di società: qualcuno smette, qualcuno a metà stagione passa a un'altra squadra, arriva una quindicenne, una famiglia trasloca. Quei cambiamenti finiscono nell'anagrafica dei soci, perché è lì che sono attaccate le squadre e gli allenamenti. Non finiscono nel file del tesoriere, perché quello sta su un altro computer.
Due mesi dopo una lista è ancora giusta e l'altra no, e la differenza salta fuori solo quando qualcuno riceve un sollecito per un ragazzo che ha smesso sei mesi fa. Ti costa credibilità: dopo un sollecito sbagliato, al giro successivo ti rispondono tutti tranne le persone che devono davvero ancora pagare.
La soluzione non è un gestionale più grande. Per la maggior parte delle società la soluzione è che l'elenco dei pagamenti stia nello stesso posto dell'elenco dei soci, e che non lo si debba ricopiare a mano. A questo serve la scheda Quote di Koach. La raggiungi dalle impostazioni, sotto Dashboard della società — la stessa schermata in cui stanno i membri, le palestre e gli amministratori della società.
L'unità è la voce, non la colonna
In un foglio di calcolo ogni pagamento è una colonna accanto al nome: quota, divise, torneo, camp. Qui la logica si rovescia. Crei una voce e ci appendi le persone. Tocca Aggiungi quota e compili quattro campi:
- Per che cosa è? — il nome che il socio si vedrà comparire. Sii preciso: «Quota sociale 2026/27» è chiaro, «Quota sociale» tra due stagioni non lo è più.
- Importo — l'importo standard di questa voce. Virgola o punto non fa differenza, vengono letti bene entrambi.
- Entro il — la data entro cui vuoi avere i soldi. Finisce anche sullo schermo del socio, così non devi comunicarla a parte.
- Link di pagamento — facoltativo, e più sotto trovi perché questo campo conta più di quanto sembri. Il link deve cominciare con http:// o https://; qualsiasi altra cosa viene rifiutata, proprio perché prima o poi qualcuno ci toccherà sopra.
Una voce per ogni cosa che vuoi poter seguire separatamente. La quota di questa stagione è una voce. Le divise sono una voce. Il contributo per il torneo e la quota del camp sono due voci distinte. Anche l'esonero dai turni di volontariato sta qui, se la vostra società lo prevede — come si imposta un accordo del genere e quanto può costare sta in fare il turno o pagare l'esonero.
Se le tariffe sono diverse, quella è una seconda voce e non un'annotazione accanto a un nome. Una società con una tariffa ridotta per gli under 12 crea quindi due voci, ognuna con il suo importo, e in ognuna mette le squadre che le competono. Come si arriva a quegli importi è tutto un altro discorso, e lo affrontiamo in calcolare la quota: per squadra o per socio.
Chi ci finisce: una squadra intera o singoli nomi
Apri una voce e trovi due pulsanti: Aggiungi tutta la squadra e Aggiungi una persona. Il primo è quello per cui vale la pena essere qui. Si apre un elenco con le squadre della società e, in cima, la possibilità di prenderle tutte insieme. Scegli, e ogni persona attiva in quella selezione finisce come riga separata nell'elenco. I giocatori che avevi messo su non attivo restano fuori: non devono pagare la quota e quindi non devono nemmeno finire nei solleciti.
Il pulsante è volutamente noioso nel caso particolare: chi è già in elenco non ci finisce una seconda volta. Se aggiungi una squadra di cui metà era già presente, l'app ti dice quante righe sono state aggiunte, e se non c'era nessuno di nuovo scrive semplicemente che ci sono già tutti. Così, dopo ogni nuova iscrizione, puoi ripremere il pulsante con tranquillità senza che qualcuno venga addebitato due volte. In una società grande può capitare di doverlo toccare due volte: passano al massimo cinquecento persone per volta.
Con Aggiungi una persona metti i singoli nomi. Scegli dall'elenco dei soci della società, con la squadra indicata accanto, ed è esattamente l'elenco che serve: il socio che deve pagare solo una delle due voci, chi si è iscritto a stagione iniziata, l'unico della sua squadra che va al torneo. Chi non ha un account Koach compare lì in mezzo come tutti gli altri — per finire nell'elenco dei pagamenti non serve saper fare login.
In breve: aggiungi una squadra solo quando la composizione è definitiva. Tutto quello che cambia dopo si risolve ripremendo il pulsante e togliendo ogni tanto una riga — non con una voce nuova.
Tre stati, e basta
Dietro ogni nome c'è un selettore con tre stati: Da pagare, Pagato ed Esonerato. Questa è tutta la contabilità. Metti una persona su pagato quando lo vedi sul conto, e il contatore in cima alla voce — tanti da pagare, tanti pagati — si aggiorna subito. Quei due numeri sono ciò che serve in una riunione del direttivo, e stanno lì senza che tu debba sommare niente.
Il terzo stato è il più importante, ed è quello che manca nella maggior parte dei fogli di calcolo. Ci sono sempre casi in cui decidi che non si deve pagare: una famiglia che in questo momento non ce la fa, una giocatrice entrata a metà stagione, chi il turno l'ha fatto invece di pagarselo. Se cancelli e basta quella riga, tra tre mesi non si vede più che era una decisione e non una dimenticanza. Se invece la metti su esonerato, il nome resta, non conta più come scoperto, e chi verrà dopo di te come tesoriere vede che è così che deve essere.
Se metti una riga su pagato per sbaglio, la riporti semplicemente su da pagare; la data che l'app aveva registrato al momento della spunta sparisce insieme. Quello che non fai è cancellare una riga per «fare ordine». La crocetta accanto serve per l'errore vero: qualcuno che non doveva proprio starci.
Koach non tocca il denaro
Questa è la frase più importante dell'articolo, e sta anche in cima alla schermata: qui non si incassa niente. Koach non elabora pagamenti, non trattiene denaro e non manda nulla sul vostro conto. Quello che tieni qui è una contabilità — esattamente come la terresti su carta, solo accanto all'elenco soci giusto.
Il pagamento vero e proprio la società lo gestisce come ha sempre fatto. Nel campo Link di pagamento metti il link che usate: una richiesta di pagamento della vostra banca, la pagina di pagamento della società, quello che dalle vostre parti è normale. Se il link c'è, il socio vede un pulsante Paga che lo porta direttamente lì. Se non c'è, vede solo quanto deve e da voi sente come.
La distinzione è voluta. Quello che aiuta davvero è che importo, scadenza e link stiano in un posto solo, così nessuno deve più cercare l'IBAN in una mail vecchia. Se vuoi far sapere a tutta la società che il giro è partito, per quello usi un avviso della società e non quindici messaggi sparsi.
Che cosa vede il socio — e che cosa no
Chi ha una riga aperta vede sulla propria schermata iniziale un riquadro Da pagare: il totale e, sotto, per ogni voce il nome, l'importo, la data entro cui pagare e il pulsante Paga se c'è un link. Un genitore vede lì anche le righe dei figli, con l'indicazione di chi riguardano. Appena è tutto spuntato, il riquadro sparisce da solo: niente riquadro vuoto con dentro uno zero.
Altrettanto importante è ciò che non c'è. Un socio vede solo le proprie righe aperte e quelle dei figli, mai quelle di un compagno di società. E non può mettersi da solo su pagato; quello resta lavoro del tesoriere, altrimenti la contabilità diventa una lista dei desideri. Anche lo stato che assegnate a una riga resta dalla vostra parte: se metti qualcuno su esonerato, la riga sparisce semplicemente dal suo elenco, senza nessuna comunicazione sul fatto che è stato esonerato. Quella conversazione la fai tu, non uno schermo.
Non è un dettaglio. Una quota non pagata dice qualcosa sulla situazione di una famiglia, ed è esattamente il tipo di dato che fa litigare una società quando finisce nel posto sbagliato. Quali dati dei soci si possono conservare e per quanto tempo sta in quali dati dei soci conservare.
I conti restano anche quando cambia l'elenco soci
A fine stagione si fa ordine: le squadre vengono ricomposte, chi ha smesso esce. In un foglio di calcolo appeso ai nomi è il momento in cui la contabilità dell'anno appena chiuso si riempie di buchi in silenzio. Qui no. Se un giocatore sparisce dall'elenco soci, la sua riga nella voce resta dov'è, con il nome com'era e lo stato che gli avevi dato. Puoi quindi fare ordine con calma senza dover prima fotografare quello che era ancora scoperto.
Una cosa funziona invece al contrario, ed è voluto: se elimini un'intera voce, se ne vanno tutte le righe che le erano appese. L'app te lo chiede anche una seconda volta. Senza la voce una riga non significa niente: sapresti che qualcuno doveva qualcosa, ma non per che cosa. Se vuoi conservare un giro concluso, lascia semplicemente la voce dov'è; l'elenco è ordinato per data di scadenza, quindi sai sempre dove si trova, e per il resto non costa nulla.
Così in un paio di stagioni costruisci uno storico: quali voci ci sono state, con quanta rapidità si pagava e dove stavano gli esoneri. È il materiale con cui affronti la discussione sulle tariffe della prossima stagione — vedi anche quanto costa la pallavolo al mese.
La scheda Quote fa parte della dashboard della società ed è compresa nell'abbonamento Club da 9,99 euro al mese per l'intera società. Chi può vederla lo decide la società: un amministratore può nominare un tesoriere che apre solo questa parte e non il resto della dashboard. Per un tesoriere il vantaggio non è che costa meno di un gestionale di contabilità. Il vantaggio è che l'elenco di nomi con cui lavora è lo stesso dell'anagrafica dei soci, e che per averlo non deve fare niente.
Domande frequenti
Chi metto in elenco riceve un avviso automatico?
No. Non parte nessuna mail e nessuna notifica quando aggiungi una squadra o un nome a una voce. La riga compare in silenzio sulla schermata iniziale del socio, e non succede altro. Se vuoi che le persone sappiano che il giro è partito, manda tu un avviso della società: così togli di mezzo anche la domanda su dove si paga.
Un socio senza account è nel mio elenco. Vede la sua riga?
No. Una persona vede quello che ha in sospeso solo se la riga è collegata al suo account, alla sua scheda giocatore o a un figlio. Una riga con sopra solo un nome serve alla tua contabilità e non compare a nessuno. È voluto: lo stesso nome non è ancora la stessa persona, e mostrare per sbaglio il debito di un altro è peggio di una riga che non vede nessuno.
Ho eliminato per sbaglio un'intera voce. Si può recuperare?
No, ed è per questo che l'app te lo chiede prima ancora una volta. Con la voce spariscono anche tutti i nomi che le erano appesi, compresi quelli di chi aveva già pagato; non c'è nessun cestino da cui ripescarli. Se vuoi toglierti di torno un giro concluso, lascia semplicemente la voce dov'è. Scende da sola in fondo all'elenco e per il resto non costa niente.
Koach trattiene una parte della quota?
No. Attraverso Koach non passa un euro: il link di pagamento è il vostro e il denaro va direttamente sul conto della società. Non c'è quindi nessuna percentuale, nessuna commissione e nessun accredito da aspettare. Quello che pagate è l'abbonamento Club, e lì dentro c'è tutta la dashboard della società.
