“Hij overziet acht teams en kon van geen enkel team de notities lezen”
Volleybalcoach Dennis Boekhout (28) over het teamlogboek in de clubmodule: wat de clubleiding mag inzien, wat er bewust buiten blijft, en wat meelezen met een trainer doet.
In een vereniging draait alles op mensen die het naast hun werk doen, en ze wisselen. De trainer die in november stopt, neemt alles wat hij wist mee de deur uit. Zijn opvolger begint bij nul, niet omdat het nergens staat, maar omdat niemand anders erbij kon.
Sinds september 2026 heeft de clubmodule van Koach een teamlogboek: de clubleiding kan lezen wat de trainers van een team hebben vastgelegd. Alleen lezen, achter één recht. Een gesprek over waar die vraag vandaan kwam, wat er bewust buiten blijft, en waarom Dennis de keerzijde niet wil wegpoetsen.
Deze functie kwam niet uit je eigen team, begrijp ik.
“Nee, dit is er een van een vereniging. Er belde een technisch manager. Hij overziet acht teams, staat bij geen van die acht in de zaal, maar hij is wel degene die aan het eind van het seizoen moet weten hoe het ging en wie welke stap heeft gezet.
“En hij kon bij geen van die teams de notities lezen. Geen verslag, geen aantekening over een speler, niets. Alles wat een trainer vastlegt hangt in de app aan dat ene team, en van geen van die acht was hij trainer.”
Waarom maakte je hem niet gewoon trainer van die acht teams?
“Omdat je het probleem dan oplost door het groter te maken. Een trainer mag niet alleen lezen, die mag ook schrijven. Opstellingen, aanmeldingen, notities, aanwezigheid, alles. Dan geef je iemand acht sleutels omdat hij door acht ruitjes wilde kijken.
“Het is ook oneerlijk naar de trainers zelf. Die zien ineens een extra naam in hun team staan zonder dat iemand die naam ooit in de zaal is tegengekomen. Ik wilde één deur die opengaat om te lezen, niet acht deuren waar je ook doorheen kunt lopen.”
Wat ziet hij nu als hij het opent?
“Eerst gewoon de teams van de vereniging, een lijstje namen. Hij kiest er een en krijgt de laatste twaalf trainingen die echt geweest zijn, de nieuwste bovenaan. Per regel de datum, de focus van die avond en de opkomst: zeven van de negen aanwezig.
“En heeft de trainer er iets over opgeschreven, dan staat er achter die regel ‘met verslag’. Dat klinkt als niks, maar het is precies wat je nodig hebt om te scannen. Je ziet in drie seconden waar er iets te lezen valt en waar een avond gewoon een avond was.”
En als hij er een openklapt?
“Dan staat het programma van die avond er, blok voor blok, met bij elk blok of het gedaan is, deels gedaan of niet gedaan. Dat zijn de rondjes die de trainer in de zaal aantikt. Daaronder het verslag, en eronder wie het het laatst heeft bijgewerkt.
“Dat is het hele idee. Niet ‘de training is geweest’, maar ‘er stonden drie blokken, we kwamen aan twee toe, en dit schreef de trainer er achteraf over op’. Dat is een gesprek waard. Een opkomstpercentage is dat zelden.”
De notities over spelers staan er ook in.
“Ja, onder de trainingen. Daar staan de spelers van dat team, en een tik opent wat de trainers over die speler hebben opgeschreven, met de datum en de naam van wie het schreef. Die naam is er pas sinds eind september. Oudere notities hebben hem niet en tonen alleen de datum.
“Die naam doet meer dan je zou denken. ‘Blijft hangen in de aanval’ van de trainer van dinsdag is iets anders dan dezelfde zin van de coach die er op zaterdag naast staat. Zonder naam lees je een team als één stem, en dat is het nooit.”
Kan hij daar iets in veranderen?
“Nee. Niets. Geen knop, geen potlood, geen rondje dat hij kan omzetten. Wie een verslag wil aanpassen doet dat in het teamscherm, waar de trainers zitten en waar de gewone teamrechten gelden. De clubleiding leest mee, ze coacht niet mee.
“En dat is niet alleen zo in de schermen. De server laat er ook niets anders doorheen dan lezen. Anders gebeurt het uiteindelijk toch een keer: iemand die het goed bedoelt en het verslag van een ander even ‘verduidelijkt’.”
Wie krijgt dit te zien? Iedereen met een clubaccount?
“Nee, en dat is de belangrijkste zin van dit hele verhaal. Het hangt aan één recht in de rechtenlijst van de vereniging, en dat recht hebben de clubbeheerder en een bestuurslid. Verder niemand. Er staan vier rollen in die lijst, en bij twee daarvan staat dit recht aan.
“De penningmeester ook niet, want die gaat over geld. En de vertrouwenscontactpersoon niet, wat mensen soms verbaast. Maar die werkt één op één en vertrouwelijk. Als zij standaard mee kan kijken in wat volwassenen over kinderen opschrijven, is ze iets anders geworden dan waarvoor ze is aangesteld.”
Wat zit er bewust niet in?
“Wedstrijdnotities. Die heb ik er expres buiten gelaten. Rond een wedstrijd schrijft een coach het scherpst over zijn spelers, en dat hoort tussen hem en dat team te blijven. Het logboek gaat over hoe een team wordt opgeleid, niet over wat er zaterdag in de derde set misging.
“Er gaat sowieso minder mee dan mensen vermoeden. Geen e-mailadressen, geen afmeldberichten, geen redenen waarom iemand er niet was, geen cijfers of beoordelingen per speler. Van de aanwezigheid komt alleen het aantal mee. Wie er dinsdag niet was, is een gesprek in de zaal en geen regel in een clubdashboard.”
De keerzijde: een trainer weet nu dat er meegelezen kan worden.
“Klopt, en dat wil ik niet wegpoetsen. Boven het invulveld van het verslag staat dat het alleen zichtbaar is voor de trainers van dit team. In het teamscherm klopt die zin ook. Maar de clubleiding heeft er nu een eigen deur naast, en dat is een ander verhaal.
“Ik heb dat een tijdje tegen mezelf verdedigd met ‘het is toch alleen lezen’. Te makkelijk. Als je weet dat iemand meekijkt, schrijf je anders: voorzichtiger, gladder, minder bruikbaar. Dat is een echte prijs, en die betaal je in stilte.”
Hoe ga je daar als vereniging mee om?
“Door het hardop te zeggen. Eén zin op de trainersavond: er is een teamlogboek, de beheerder en het bestuur kunnen je verslag lezen, en dit is waarom we dat willen. Een trainer die het een half jaar later per ongeluk ontdekt, schrijft daarna nooit meer iets op.
“En hou dezelfde toets aan die ik voor spelersnotities gebruik: zou ik dit over een half jaar durven voorlezen aan de speler en zijn ouders? Wie zo schrijft heeft van meelezen geen last. Wie een oordeel opschrijft in plaats van een waarneming, had sowieso een probleem.”
Wanneer gebruik je zoiets? Elke week even kijken?
“Nee, en dat is meteen de verkeerde reflex. Dit is geen weekrapport en zeker geen controlelijst. Loopt de clubleiding elke maandag alle teams door, dan heb je een toezichthouder gemaakt in plaats van een vereniging, en dat zie je binnen een seizoen terug in wat er nog wordt opgeschreven.
“Het is voor twee momenten bedoeld. Als je met een trainer gaat zitten, en als iemand halverwege een team overneemt. Dan lees je een half uur terug en weet je waar dat team staat. De rest van het jaar mag het dicht blijven.”
Laat de kennis niet met de trainer de deur uit lopen
In de clubmodule van Koach leest de clubleiding de trainingen, verslagen en notities van elk team terug, zonder trainer te worden en zonder iets te kunnen wijzigen. Koach is gratis te proberen.
Probeer Koach gratis