Rozliczanie składek w klubie siatkarskim bez programu księgowego
W połowie sezonu wraca pytanie, przed którym żaden skarbnik nie ucieknie: kto jeszcze nie zapłacił? Odpowiedź tkwi w arkuszu, który zgadzał się we wrześniu, obok listy członków, która przez ten czas poszła dalej. Ten tekst jest o tym, jak z tych dwóch list znów zrobić jedną.
Dlaczego arkusz zawsze jest o krok w tyle
Problem z osobnym plikiem nie polega na tym, że to arkusz. Problem polega na tym, że to druga lista członków. W dniu, w którym go zakładasz, wszystko się zgadza. Potem zaczyna się zwykłe życie klubu: ktoś rezygnuje, ktoś w połowie sezonu przechodzi do innego zespołu, dochodzi piętnastolatka, jakaś rodzina się wyprowadza. Te zmiany trafiają do ewidencji członków, bo to przy niej wiszą zespoły i treningi. Nie trafiają do pliku skarbnika, bo ten leży na innym komputerze.
Dwa miesiące później jedna lista jest wciąż aktualna, a druga już nie, i różnica wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy ktoś dostaje przypomnienie o zapłacie za dziecko, które od pół roku nie gra. To kosztuje wiarygodność: po jednym niesłusznym przypomnieniu w kolejnej turze odpisze ci każdy oprócz tych, którzy naprawdę mają jeszcze zapłacić.
Rozwiązaniem nie jest większy program. Dla większości klubów rozwiązaniem jest to, żeby lista płatności leżała w tym samym miejscu co lista członków i żeby nie trzeba było jej przepisywać ręcznie. Od tego jest w Koach zakładka Składki. Znajdziesz ją w ustawieniach, pod Panelem klubu — na tym samym ekranie, na którym są członkowie, hale i administratorzy klubu.
Jednostką jest składka, a nie kolumna
W arkuszu każda płatność jest kolumną obok nazwiska: składka, stroje, turniej, obóz. Tutaj odwracasz to na drugą stronę. Zakładasz składkę i to do niej dopinasz ludzi. Dotknij Dodaj składkę i wypełnij cztery rzeczy:
- Na co jest? — nazwa, którą zobaczy potem członek klubu. Bądź konkretny: „Składka 2026/27” jest jasna, samo „Składka” za dwa sezony już nie.
- Kwota — domyślna kwota tej składki. Przecinek czy kropka nie robi różnicy, jedno i drugie zostanie odczytane poprawnie.
- Termin — data, do której chcesz mieć pieniądze. Trafia też na ekran członka klubu, więc nie musisz jej komunikować osobno.
- Link do zapłaty — opcjonalny, a niżej piszemy, dlaczego to pole waży więcej, niż wygląda. Link musi zaczynać się od http:// albo https://; cokolwiek innego zostanie odrzucone, właśnie dlatego, że ktoś za chwilę w niego kliknie.
Jedna składka na każdą rzecz, którą chcesz śledzić osobno. Opłata za ten sezon to jedna składka. Stroje to druga. Opłata turniejowa i pieniądze na obóz to po jednej. Tu należy też opłata za niewykonany dyżur wolontariacki, jeśli macie taką zasadę — jak ją ustalić i ile może kosztować, opisuje tekst o tym, czy odrobić dyżur, czy się z niego wykupić.
Jeśli stawki się różnią, to jest to druga składka, a nie dopisek przy nazwisku. Klub z niższą stawką dla dzieci do dwunastu lat zakłada więc dwie składki, każdą z własną kwotą, i wpisuje do każdej pasujące zespoły. Jak ustalać same kwoty, to zupełnie inna rozmowa i prowadzimy ją w tekście jak wyliczyć składkę: od zespołu czy od zawodnika.
Kto na nią trafia: cały zespół albo pojedyncze nazwiska
Rozwiń składkę, a zobaczysz dwa przyciski: Dodaj cały zespół i Dodaj osobę. Ten pierwszy jest tym, dla którego to wszystko powstało. Otwiera się lista zespołów klubu, a na jej górze możliwość wzięcia wszystkich naraz. Wybierasz i każdy, kto w tym wyborze ma status aktywnego, ląduje na liście jako osobna pozycja. Zawodnicy oznaczeni wcześniej jako nieaktywni zostają poza nią — nie muszą płacić, więc nie mają czego szukać w przypomnieniach.
Przycisk jest celowo nudny w tym szczególnym przypadku: kto już jest na liście, nie trafi na nią po raz drugi. Dodajesz zespół, którego połowa już tam była — aplikacja powie, ile pozycji doszło, a jeśli nikogo nowego nie było, po prostu napisze, że wszyscy już byli na liście. Dzięki temu po każdym nowym zgłoszeniu możesz spokojnie nacisnąć ten przycisk jeszcze raz i nikt nie zostanie obciążony podwójnie. W dużym klubie może się zdarzyć, że trzeba dotknąć dwa razy: naraz przechodzi maksymalnie pięćset osób.
Przyciskiem Dodaj osobę dopisujesz pojedyncze nazwiska. Wybierasz z listy członków klubu, z zespołem obok nazwiska, i to jest dokładnie ta lista, o którą chodzi: członek, który ma zapłacić tylko jedną z dwóch składek, ktoś, kto dołączył później, zawodniczka jadąca na turniej jako jedyna ze swojego zespołu. Kto nie ma własnego konta w Koach, też tam po prostu jest — członek klubu nie musi umieć się zalogować, żeby znaleźć się na liście płatności.
W skrócie: dodawaj zespół dopiero wtedy, gdy skład jest ustalony do końca. Wszystko, co zmieni się później, załatwiasz ponownym naciśnięciem tego przycisku i od czasu do czasu skasowaniem jednej pozycji — a nie nową składką.
Trzy stany i nic więcej
Za każdym nazwiskiem stoi przełącznik z trzema stanami: Otwarte, Opłacone i Umorzone. I to cała księgowość. Ustawiasz kogoś na opłacone, kiedy widzisz przelew na koncie, a licznik nad składką — tyle otwartych, tyle opłaconych — od razu się przesuwa. Te dwie liczby to dokładnie to, czego potrzebujesz na zebraniu zarządu, i stoją tam bez sumowania czegokolwiek.
Trzeci stan jest najważniejszy i akurat jego brakuje w większości arkuszy. Zawsze są przypadki, w których decydujesz, że płacić nie trzeba: rodzina, u której chwilowo się nie składa, zawodnik, który dołączył w połowie sezonu, ktoś, kto odrobił swój dyżur zamiast się z niego wykupić. Jeśli po prostu skasujesz taką pozycję, to za trzy miesiące nikt już nie odróżni decyzji od pomyłki. Ustaw ją na umorzone, a nazwisko zostaje, przestaje liczyć się jako otwarte, a następny skarbnik widzi, że tak miało być.
Jeśli przez pomyłkę ustawisz pozycję na opłacone, po prostu cofnij ją na otwarte; data, którą aplikacja zapisała przy odhaczeniu, znika razem z tym. Czego nie robisz, to kasowania pozycji „dla porządku”. Krzyżyk obok jest od prawdziwej pomyłki — od kogoś, kto nigdy nie powinien był tam trafić.
Koach nie dotyka pieniędzy
To najważniejsze zdanie w tym tekście i stoi też nad samym ekranem: tutaj nic nie jest pobierane. Koach nie obsługuje płatności, nie przetrzymuje pieniędzy i niczego nie przelewa na wasze konto. To, co tu prowadzisz, jest ewidencją — dokładnie taką, jaką prowadziłbyś na papierze, tyle że obok właściwej listy członków.
Samo płacenie klub organizuje tak jak dotąd. W polu Link do zapłaty wpisujesz to, czego u siebie używacie: prośbę o przelew z waszego banku, BLIK na telefon, własną stronę płatności klubu. Jeśli link tam jest, członek widzi przycisk Zapłać, który prowadzi go prosto na miejsce. Jeśli go nie ma, widzi tylko, ile ma zapłacić, a jak — dowiaduje się od was.
To rozróżnienie jest świadome. Pomaga natomiast to, że kwota, termin i link stoją w jednym miejscu, więc nikt nie musi już szukać numeru konta w starym mailu. Chcesz dać całemu klubowi znać, że tura się zaczęła — użyj do tego ogłoszenia klubowego, a nie piętnastu osobnych wiadomości.
Co widzi członek klubu — i czego nie widzi
Kto ma otwartą pozycję, widzi na swoim ekranie startowym kafelek Do zapłaty: sumę, a pod nią każdą pozycję z nazwą, kwotą, terminem i przyciskiem Zapłać, jeśli jest link. Rodzic widzi tam także pozycje swoich dzieci, z informacją, kogo dotyczą. Gdy wszystko zostanie odhaczone, kafelek znika sam — żadnej pustej ramki z zerem w środku.
Równie ważne jest to, czego tam nie ma. Członek klubu widzi wyłącznie własne otwarte pozycje i pozycje swoich dzieci, nigdy kolegi z klubu. Nie może też sam ustawić się na opłacone; to zostaje robotą skarbnika, bo inaczej ewidencja zamienia się w listę życzeń. A stan, który nadajecie pozycji, jest po waszej stronie: gdy ustawisz kogoś na umorzone, pozycja po prostu znika z jego listy, bez komunikatu, że została umorzona. Tę rozmowę prowadzisz sam, a nie przez ekran.
To nie jest drobiazg. Nieopłacona składka mówi coś o sytuacji w domu, a to dokładnie ten rodzaj informacji, o który klub potrafi się pokłócić, jeśli trafi w niewłaściwe miejsce. Jakie dane członków w ogóle wolno przechowywać i jak długo, opisuje tekst o tym, jakie dane członków przechowuje klub.
Rozliczenia zostają, choć lista członków się zmienia
Na koniec sezonu przychodzi porządkowanie: zespoły układa się od nowa, ci, którzy zrezygnowali, wypadają. W arkuszu opartym na nazwiskach to jest moment, w którym ewidencja minionego roku po cichu robi się dziurawa. Tutaj nie. Gdy zawodnik znika z listy członków, jego pozycja w składce po prostu zostaje, z nazwiskiem w takiej postaci, w jakiej tam stało, i ze stanem, który mu nadałeś. Możesz więc spokojnie sprzątać, nie robiąc najpierw kopii tego, co było jeszcze otwarte.
Jedna rzecz działa odwrotnie i jest to zamierzone: kasując całą składkę, kasujesz wszystkie powiązane z nią pozycje. Aplikacja pyta o to jeszcze raz. Bez składki pozycja jest bez znaczenia — wiedziałbyś, że ktoś był coś winien, ale nie za co. Chcesz zachować zamkniętą turę, po prostu zostaw tę składkę; lista układa się według terminu, więc zawsze wiesz, gdzie jej szukać, a poza tym nic nie kosztuje.
W ten sposób w kilka sezonów buduje się historia: jakie były składki, jak szybko ludzie płacili i gdzie leżały umorzenia. To materiał, z którym prowadzi się rozmowę o stawkach na następny sezon — zobacz też ile kosztuje siatkówka miesięcznie.
Zakładka Składki należy do panelu klubu i mieści się w abonamencie Klub za 9,99 euro miesięcznie dla całego klubu. Kto ją widzi, decyduje sam klub: administrator może wyznaczyć skarbnika, który otwiera wyłącznie tę część, a reszty panelu już nie. Dla skarbnika zysk nie polega na tym, że to tańsze niż program księgowy. Zysk polega na tym, że lista nazwisk, z którą pracuje, jest tą samą listą co ewidencja członków — i że nie musi w tym celu zrobić zupełnie nic.
Częste pytania
Czy ktoś dostaje automatycznie wiadomość, gdy dopiszę go do listy?
Nie. Przy dodaniu zespołu albo nazwiska do składki nie wychodzi żaden mail ani powiadomienie. Pozycja pojawia się po cichu na ekranie startowym członka i na tym koniec. Chcesz, żeby ludzie wiedzieli, że tura się zaczęła — wyślij sam ogłoszenie klubowe. Przy okazji oszczędzasz sobie pytania, gdzie mają zapłacić.
Członek bez własnego konta jest na mojej liście. Czy widzi swoją pozycję?
Nie. Ktoś widzi, co ma do zapłaty, tylko wtedy, gdy pozycja wisi przy jego koncie, przy jego wierszu zawodnika albo przy jego dziecku. Pozycja z samym nazwiskiem jest dla twojej ewidencji i nie pojawia się na niczyim ekranie. To jest zamierzone: to samo nazwisko to jeszcze nie ta sama osoba, a przypadkowe pokazanie cudzego długu jest gorsze niż pozycja, której nikt nie widzi.
Skasowałem przez pomyłkę całą składkę. Da się to odzyskać?
Nie, i właśnie dlatego aplikacja pyta wcześniej jeszcze raz. Razem ze składką znikają wszystkie wiszące przy niej nazwiska, łącznie z tymi, którzy już zapłacili; nie ma kosza, z którego dałoby się je wyjąć. Chcesz się pozbyć zamkniętej tury z widoku — po prostu zostaw tę składkę. Sama zsunie się na dół listy i nic nie kosztuje.
Czy Koach zatrzymuje część składki?
Nie. Przez Koach nie przechodzi ani jedno euro: link do zapłaty jest waszym własnym linkiem, a pieniądze idą prosto na konto klubu. Nie ma więc prowizji, kosztów transakcji ani wypłaty, na którą trzeba czekać. Płacicie za abonament Klub, a w nim mieści się cały panel klubu.
