Zdjęcia młodych zawodników: jak pytać o zgodę i ją zapisać
Zdjęcie drużyny ląduje w sobotni wieczór na koncie klubu, a w niedzielny poranek stoi pod nim wiadomość od mamy: dlaczego jest tam moja córka? Zwykle o jakąś zgodę ktoś kiedyś pytał, gdzieś we wrześniu, ktoś inny. Tyle że odpowiedź nie leży w miejscu, w którym stała osoba z aparatem.
Dlaczego zdjęcia to osobne pytanie
Do zwykłej pracy klubu nikt niczego nie musi podpisywać. Nazwiska, daty urodzenia, podział na drużyny, składki: to należy do samego członkostwa i idzie bez podpisu. Zdjęcia są wyjątkiem. Zawodnik może powiedzieć „nie" wobec zdjęcia i nic się nie zmienia w jego członkostwie, i właśnie dlatego materiały wizualne opierają się na zgodzie. Na czym opiera się reszta kartoteki, opisuje tekst RODO w klubie sportowym; ten artykuł dotyczy tej jednej kategorii, która z tego wypada.
W praktyce jest to trudniejsze, niż brzmi, z trzech powodów. Zgoda należy do celu, więc jedno „tak" nie znaczy „tak" na wszystko. Można ją w każdej chwili wycofać, bez podawania powodu. I musisz umieć ją odnaleźć w sobotę o wpół do dziesiątej rano, gdy ktoś z telefonem staje przed drużyną. Prawie każdy problem ze zdjęciami młodych zawodników siedzi w tym trzecim punkcie, a nie w formularzu.
Jedno „tak" nie istnieje: pytaj osobno o każdy rodzaj użycia
Najczęściej popełnianym błędem jest jedna linijka w formularzu zgłoszeniowym: zgoda na wykorzystanie wizerunku, tak albo nie. Dla rodzica to nie jest pytanie, tylko zgadywanka. Różnica między zdjęciem grupowym na stronie klubu a portretem jej córki z pełnym imieniem i nazwiskiem na otwartym koncie w mediach społecznościowych jest ogromna, a jednym haczykiem nie da się tej różnicy zrobić. Kto się waha, zaznacza „nie" — i wtedy nie masz też zdjęcia drużyny.
Rozbij więc pytanie na cztery, bo tak zdjęcia są używane naprawdę:
- Zamknięte, wewnątrz drużyny. Nagranie meczu do analizy, zdjęcie w przestrzeni drużyny, które widzą tylko zawodnicy, rodzice i trenerzy. Tu sprzeciw pojawia się praktycznie nigdy, o ile zostaje to zamknięte.
- Na kanałach klubu. Strona internetowa, konta klubu w mediach społecznościowych, newsletter, ekran w bufecie. Publicznie, ale z rozpoznawalnym nadawcą.
- Poza klubem. Prasa regionalna, sponsor chcący wykorzystać zdjęcie, związek, materiały naborowe, ulotka albo baner. Tu klub traci kontrolę nad tym, gdzie zdjęcie trafi.
- Zdjęcie z podanym nazwiskiem. Pytaj o to osobno. Zdjęcie to zdjęcie; zdjęcie z pełnym imieniem i nazwiskiem pod spodem czyni dziecko odnajdywalnym dla każdego, kto to nazwisko wpisze.
Cztery haczyki zamiast jednego kosztują rodzica dziesięć sekund więcej, a tobie dają spokój na cały sezon. Dopisz od razu, jak długo zgoda obowiązuje — bieżący sezon jest wykonalnym ustaleniem — i do kogo można się zgłosić, żeby ją wycofać.
Pytaj raz na sezon i pytaj dwie osoby
Momentem jest pierwszy tydzień, razem z resztą zbierania danych: kontakt, numer alarmowy, te kilka pytań o zdrowie, które są potrzebne w hali. Pełna lista stoi w tekście jakich danych zawodnika naprawdę potrzebujesz jako trener, a zdjęcia są tam jednym blokiem. Zaczynanie z tym później w sezonie nie działa: pytasz wtedy o zgodę na zdjęcie, które już powstało.
U zawodników niepełnoletnich zgodę daje rodzic albo opiekun. Wiek, od którego dziecko może według prawa decydować o tym samo, różni się w zależności od kraju — w rozporządzeniu europejskim ta granica leży gdzieś między trzynastym a szesnastym rokiem życia, a każdy kraj wypełnia to sam. Niezależnie od tego, jaką granicę ma twój kraj: od jakichś dwunastu lat pytaj też samego zawodnika. Dziecko, które nie chce być na zdjęciu i nigdy nie zostało o to zapytane, nie zgłosi się — po prostu zadba o to, żeby stanąć z tyłu albo akurat gdzieś zniknąć. To, że z nastolatkami rozmawiasz o tym osobno, pasuje do tego, jak traktujesz ich w reszcie spraw; zobacz prowadzenie nastolatków.
Powtarzaj to pytanie co sezon. Sytuacje rodzinne się zmieniają, a piętnastolatek myśli o zdjęciach inaczej niż to samo dziecko w wieku jedenastu lat. Jedna linijka w formularzu z pierwszego tygodnia wystarczy; nie trzeba do tego osobnej rundy.
Odmowa, o której nikt nie wie, nie jest odmową
Tu psuje się to prawie zawsze. Nie dlatego, że nikt nie zapytał o zgodę, tylko dlatego, że odpowiedź leży w skrzynce osoby prowadzącej kartotekę członków, podczas gdy zdjęcie robi trener zastępczy, który tego formularza nigdy nie widział. Odmowa, która nie jest widoczna w momencie powstawania zdjęcia, nie istnieje.
Postaw więc trzy wymagania temu, jak to zapisujesz. Jedno miejsce na drużynę, nie trzy. Widoczne dla każdego, kto robi albo udostępnia zdjęcia: trener, asystent, kierownik drużyny, stały zastępca i osoba wypełniająca kanały klubu. Oraz czytelne na telefonie w hali, bo tam stoisz, gdy pytanie się pojawia. Rozmowa w komunikatorze nie spełnia żadnego z tych trzech: przewija się w górę, a kto dołącza do drużyny później, nigdy tego nie zobaczy.
Ustalcie poza tym, co odmowa znaczy w hali, bo tam może zrobić się boleśnie. Dziecko normalnie bierze udział: chodzi o zdjęcie, a nie o dziecko. Przy zdjęciu drużyny robisz dwa — jedno kompletne do archiwum i dla rodziców, drugie do publikacji — albo dbasz, żeby to dziecko wypadało poza publikowany kadr. Czego nigdy nie robisz, to odstawiania zawodnika na bok z wyjaśnieniem przy całej reszcie. Wtedy decyzja o prywatności podjęta w domu w dziesięć sekund staje się tematem w szatni.
Pięć momentów, w których to się psuje
- Zdjęcie drużyny na początku sezonu. Powstaje w drugim tygodniu, często robi je wolontariusz z dobrym aparatem, a formularze nie są jeszcze zebrane. Odwróć to: zrób zdjęcie dopiero wtedy, gdy lista jest kompletna, choćby to były trzy tygodnie później.
- Rodzic przy linii bocznej. Nie zabronisz rodzicom filmować własnego dziecka i nie powinieneś tego chcieć. Co jednak ustalasz: zdjęcia i filmy, na których rozpoznawalne są inne dzieci, zostają w grupie drużyny. Weź to do rozmowy, którą i tak prowadzisz o zachowaniu przy boisku — zobacz rodzice przy linii bocznej.
- Nagranie do analizy, które „przy okazji" idzie dalej. Nagranie robione po to, żeby obejrzeć rotacje, jest materiałem zamkniętym. Gdy tylko ktoś wytnie z niego ładną akcję i ją opublikuje, stało się czymś innym. Zgłoś filmowanie z góry przeciwnikowi i sędziemu; jak takie nagranie ustawić, opisuje tekst filmowanie siatkówki.
- Transmisja na żywo ustawiona jako publiczna. Transmisja dla dziadków jest domyślnie często widoczna dla całego świata i zostaje potem jako nagranie. Ustaw ją jako ukrytą albo w zamkniętej grupie i usuń nagranie po sezonie; reszta stoi w tekście transmisja meczu z telefonu.
- Turniej albo dzień treningowy w innym klubie. Tam fotografuje organizacja, która nie zna twojej listy. Zgłoś przed rozpoczęciem organizatorowi, których zawodników nie wolno publikować, i zgłoś to ponownie, jeśli tego dnia pojawi się fotograf, którego się nie spodziewałeś.
Co dopisujesz przy zdjęciu, a czego nie
Samo zdjęcie rzadko jest problemem. Problemem jest informacja wokół niego: zdjęcie plus pełne imię i nazwisko plus logo klubu plus wieczór treningowy to kompletny profil dziecka, który sam wystawiłeś do sieci. Cztery nawyki trzymają to w ryzach:
- Imię albo imię z pierwszą literą nazwiska. Dość dla klubu, za mało dla obcego.
- Żadnych godzin i miejsc w tym samym wpisie. Nie „w każdy wtorek o 18.00 w hali X" pod zdjęciem drużyny młodzieżowej. Osobno oba są niewinne; razem nie.
- Żadnych oznaczeń i żadnych nazwisk w nazwie pliku. Oznaczenie łączy zdjęcie z prywatnym kontem i wyjmuje je spod twojej kontroli.
- Raczej gra niż portret. Troje zawodników w akcji w trakcie wymiany mówi o twojej drużynie więcej niż wykadrowane zbliżenie jednego dziecka i jest znacznie mniej osobiste.
Jedna zasada nie zna wyjątków: w szatniach i pod prysznicami aparat nie włącza się nigdy, także nie dla żartu po wygranym meczu. Zrób z tego ustalenie na starcie sezonu, zamiast polować na to w trakcie.
Uważaj też na obrazki, które robisz niemal automatycznie. Karta z wynikiem z własnym zdjęciem drużyny pod spodem — w Koach można taki wynik zrobić jako grafikę do udostępnienia — staje się zwykłą publikacją, gdy tylko wyląduje na otwartym koncie. Ta sama lista, to samo pytanie.
Wycofanie, usuwanie i porządki
Zgodę wolno wycofać zawsze i nie trzeba tego tłumaczyć. Ustal więc dwie rzeczy z góry: jeden adres, na który taka prośba przychodzi — nie przypadkowy trener, bo tam to utknie — i termin, w którym zdjęcie znika. Tydzień jest z zapasem i wykonalny. Przejdź wtedy jednak przez wszystkie miejsca, w których to zdjęcie stoi: strona, dwa czy trzy konta społecznościowe, newsletter z zeszłego miesiąca i ekran w bufecie. Pominięcie jednego z nich daje drugą i bardziej zdenerwowaną wiadomość.
I bądź uczciwy co do tego, czego nie potrafisz: zdjęcie, które przez trzy tygodnie było publiczne, zostało pobrane, przesłane dalej, a czasem udostępnione przez innych. Usunięcie u źródła jest jedynym, co możesz zrobić. To dokładnie ten argument, żeby na wejściu być powściągliwym — zdjęcia, którego nigdy tam nie było, nie trzeba ściągać.
Na koniec sprzątaj też wtedy, gdy nikt o to nie prosi. Archiwum klubu ze zdjęciami drużyn z poszczególnych sezonów jest w porządku i należy do historii klubu. Folder z trzystoma zdjęciami akcji młodych zawodników, którzy skończyli dwa lata temu, nie służy już żadnemu celowi. Wpisz jeden moment porządków rocznie do kalendarza klubu, a ustalenia o zdjęciach zapisz w tym samym miejscu co resztę sposobu pracy: w podręczniku klubu, żeby następny trener je zastał, zamiast wymyślać od nowa.
Trzy zasady, z którymi dojdziesz do celu w praktyce: pytaj o zgodę rozbitą na części i co sezon, wstaw odpowiedź w jedno miejsce, które każdy trener widzi na telefonie, i nigdy nie publikuj nazwiska i godziny przy tym samym zdjęciu. Kto ma te trzy rzeczy poukładane, w sobotni poranek nie musi się już zastanawiać, zanim sięgnie po aparat.
Częste pytania
Czy jako trener mogę wstawiać zdjęcia młodych zawodników do mediów społecznościowych?
Tylko wtedy, gdy rodzice wyrazili zgodę na takie właśnie użycie, a to co innego niż zgoda na zdjęcie wewnątrz drużyny. Pytaj z rozbiciem: zamknięte w drużynie, na kanałach klubu, poza klubem oraz z nazwiskiem albo bez. Jeśli wahasz się przy konkretnym zdjęciu, nieopublikowanie zawsze jest bezpiecznym wyborem.
Co zrobić, gdy jeden rodzic nie zgadza się na zdjęcie drużyny?
Zrób dwa zdjęcia: jedno kompletne do archiwum i dla samych rodziców oraz jedno do publikacji, na którym tego dziecka nie ma. Nie mów o tym przy drużynie i traktuj zawodnika dalej dokładnie tak samo. Chodzi o zdjęcie, a nie o udział.
Czy rodzice przy linii bocznej mogą robić zdjęcia drużyny?
Filmowanie albo fotografowanie własnego dziecka jest normalne i tego się nie zabrania. Zrób jednak jedno ustalenie: zdjęcia i filmy, na których rozpoznawalne są inne dzieci, zostają w grupie drużyny i nie idą na otwarte konta. Powiedz to na początku sezonu wszystkim rodzicom naraz, a wtedy nie będziesz musiał zwracać nikomu uwagi w trakcie meczów.
Czy muszę pytać o zgodę ponownie, gdy zawodnik przechodzi do innej drużyny?
Zgoda należy do celu, a nie do drużyny, więc „tak" dla kanałów klubu obowiązuje dalej. Co musi się przeprowadzić razem z zawodnikiem, to sama odpowiedź: zadbaj, żeby nowy trener przy przekazaniu zobaczył, kto nie chce zdjęć na kanałach publicznych. Poza tym pytaj co sezon od nowa, bo dzieci zmieniają zdanie.
Jak długo klub może przechowywać zdjęcia młodych członków?
Tak długo, jak istnieje cel. Zdjęcia drużyn z poszczególnych sezonów należą do archiwum klubu i mogą zostać; luźne zdjęcia akcji zawodników, których nie ma od lat, nie mają już celu i mogą zniknąć. Wpisz jeden moment porządków rocznie do kalendarza klubu, bo inaczej nigdy nie stanie się to niczyim zadaniem.
Czy mogę nagrywać mecz do własnej analizy bez zgody?
Zgłoś to wcześniej przeciwnikowi i sędziemu, a u młodzieży zadbaj, żeby rodzice wiedzieli, że nagrywasz i po co. Nagranie do analizy zostaje w zamkniętym środowisku i nie idzie na kanały publiczne; gdy tylko chcesz udostępnić z niego fragment, jest to nowe pytanie z nową odpowiedzią.
