Tenere il conto dei turni obbligatori nel club: chi ha fatto la sua parte?
Quasi ogni società che rende obbligatori i turni li tiene su un foglio di calcolo. Funziona bene fino al primo disaccordo: un tesserato dice che l'anno scorso c'era, la casella dice di no, e nessuno riesce più a ricostruire chi quella casella l'ha cambiata. Da quella conversazione in poi l'elenco non è più un'amministrazione ma un'opinione. Questo articolo mostra come mettere quel conteggio dentro Koach.
L'elenco di cui nessuno si fida più
Il problema del foglio di calcolo non sta nei conti. Sommare lo sanno fare tutti. Sta in tre cose che un foglio non conserva: da dove arriva un numero, che cosa è cambiato da ieri, e chi ha fatto quel cambiamento. Finché nessuno ha niente da ridire, non si nota. Ma appena dal risultato dipende qualcosa — e nella maggior parte dei club qualcosa dipende — è esattamente quella la domanda a cui devi saper rispondere, spesso mesi dopo e con l'interessato davanti.
In Koach questo sta nell'area club, fra le parti che vedono solo i gestori del club: la sezione Turni obbligatori, fra Composizione squadre e Giornata in palestra. Chi possa accedervi lo decidi con i ruoli di gestione del tuo club — vedi gestire il tuo club di pallavolo.
Una cosa Koach non te la toglie: il regolamento. L'app conta; che cosa vada contato e che conseguenza abbia restare indietro lo decide il club — sono regole che stabilisci prima, con la stessa cura con cui fissi la quota associativa. Senza quegli accordi un contatore è solo un numero su cui ognuno la pensa diversamente.
Attivare: se non lo accendi, non c'è nessuna contabilità
I turni obbligatori sono spenti in partenza. Se apri la sezione in un club che non se ne occupa, vedi una schermata sola: I turni obbligatori sono disattivati, e sotto il pulsante Configura i turni obbligatori. Un tocco ed è acceso.
Quell'attivazione volontaria è una scelta consapevole e non una formalità. Una società che non rende obbligatori i turni non deve nemmeno ritrovarsi la contabilità relativa — niente elenco vuoto con uno zero dietro ogni nome, niente scheda sulla dashboard dei tesserati che non devono rispettare nulla, e nessuna registrazione notturna di turni che non erano mai stati pensati come obbligo. Solo quando premi quel pulsante Koach comincia a contare.
Da quel momento ogni notte succede la stessa cosa. Koach ripassa tutti i turni che nel frattempo si sono svolti e non erano ancora registrati, e li mette a registro. Chi era assegnato e non si era cancellato ottiene una riga; anche chi si era cancellato per tempo la ottiene, ma senza valore. Se la partita a cui il turno era agganciato non si è giocata, arriva comunque una riga, con valore zero e senza rimprovero. E un'iscrizione nata solo dopo la data del turno non conta come prestazione — altrimenti chi è indietro stasera si iscrive a tre turni del mese scorso e domani mattina è in pari.
Per turno qui si intende ogni compito obbligatorio intorno alle partite: arbitrare, fare il segnapunti, tenere la sorveglianza in palestra, o passare una serata dietro al bancone del bar della società. Da dove arrivino quei turni è un altro discorso — programmarli e distribuirli è spiegato in turni bar per tutto il club. I turni obbligatori non toccano il calendario. Leggono soltanto che cosa ne è uscito.
La situazione: chi è più indietro sta in cima
La sezione ha due schede. La prima si chiama Situazione ed è l'elenco per cui sei venuto: una riga per tesserato, con il nome, la squadra, e a destra il numero di turni svolti, una barra e la soglia che vale per lui. Se qualcuno è esonerato, al posto del numero compare la parola Esonerato.
La cosa più importante di quella schermata è l'ordine. Non si ordina per nome e non si ordina per squadra, ma per ritardo: chi è più indietro sta in cima, e chi è abbondantemente avanti scende da solo verso il fondo. Un direttivo che guarda cinque minuti questa schermata non deve quindi cercare niente. Sotto l'elenco c'è una riga con il totale del club: quanti tesserati sono in ritardo e quanti turni sono stati svolti in tutto.
Due cose non si vedono in un elenco così, ma ci sono dentro comunque. La prima: una persona viene contata davvero come una persona sola. Nel sistema qualcuno può entrare per due strade — come account e come giocatore in una squadra — e senza unificazione raccoglierebbe i suoi turni su due mucchietti e risulterebbe in ritardo su tutti e due. I nomi sciolti invece non vengono mai uniti a un account: la somiglianza di un nome non è identità, e due persone che per caso si chiamano allo stesso modo non devono ereditarsi la contabilità a vicenda.
La seconda: chi non è tesserato del club non compare in questo elenco. Un arbitro che arriva da fuori, un genitore della squadra avversaria che tiene il punteggio: il loro nome sta pure accanto a un turno, ma non sono soci e quindi non hanno nessun obbligo. Invece di lasciare una soglia vuota dietro il loro nome, l'elenco li omette. I turni che hanno svolto contano comunque nel totale del club in fondo, perché quel lavoro è stato fatto.
Non ancora confermato è un'altra cosa da non svolto
La seconda scheda si chiama Da confermare, con dietro il numero di righe aperte. Lì stanno i turni degli ultimi tempi che nessuno ha ancora confermato: nome, data e descrizione del turno. Se non c'è niente da fare, compare «Niente da confermare» con l'avviso che i turni arrivano qui il giorno dopo che si sono svolti.
Quella seconda scheda esiste perché c'è una differenza che in un foglio di calcolo sparisce. Koach non registra le presenze. Se qualcuno era assegnato e non si è cancellato, l'app sa quindi soltanto che era assegnato — non se quella sera c'era davvero. Quella supposizione non viene nascosta sotto il tappeto ma messa da parte: una riga così si chiama «non ancora confermata», e nella situazione, accanto al nome del tesserato, vedi quanti dei suoi turni rientrano in quella categoria.
Di base quei turni non confermati contano normalmente, ed è voluto: non fare niente non è punibile. Un gestore che per settimane non ci arriva non deve per questo mandare in ritardo mezzo elenco soci. Chi sa per certo che una persona c'era — o che non c'era — conferma la riga, e quella passa da «presunta» a «accertata da una persona».
Due pulsanti, e di proposito nessun terzo
Dietro ogni riga della scheda di conferma stanno esattamente due pulsanti: una spunta per Svolto e una croce per Non svolto. Tutti i comandi sono questi.
La tentazione di aggiungerne un terzo è forte. «Svolto a metà», «Non so», «Decido dopo»: suonano tutti ragionevoli. Ma questa è una schermata che qualcuno percorre di martedì sera con un elenco di cinquanta righe. Più scelte ci sono da fare per riga, più lunga diventa quella serata, e più grande è la probabilità che il gestore si fermi a metà. Di un elenco confermato a metà non torna la situazione di nessuno — nemmeno quella di chi i suoi turni li ha fatti tutti. Due pulsanti vogliono dire: ci arrivi in fondo.
Un limite però c'è. Un turno che deve ancora arrivare non lo puoi segnare né come svolto né come non svolto. Sono tutte e due osservazioni, e un'osservazione sul mese prossimo non esiste. Cancellarsi e annullare invece si può in anticipo, perché quelle cose avvengono proprio prima che il turno cominci.
In breve: conferma a giri brevi di dieci minuti, per esempio ogni lunedì. Chi aspetta l'assemblea dei soci si ritrova trecento righe di cui non ricorda quasi nulla — e a quel punto confermare diventa tirare a indovinare.
Una correzione è una riga nuova, non una gomma
Qui sta la differenza vera con il foglio di calcolo. Nel registro dei turni obbligatori non si può buttare via niente. Non esiste un pulsante di eliminazione, nemmeno «solo per fare una correzione», e non è una dimenticanza ma il punto di partenza.
Correggere si fa quindi confermando di nuovo. A ogni conferma Koach aggiunge una riga, e quella riga contiene la data, il valore vecchio, il valore nuovo e il nome del gestore che l'ha fatto — nello stile di da svolto (1) a annullato (0), da Marieke. Se ci hai scritto una nota, c'è anche quella. La riga più recente sta in cima; se il campo dovesse riempirsi, cade la più vecchia e mai la più nuova.
Sembra macchinoso finché non arriva la prima volta in cui la cosa conta davvero. In un'assemblea dei soci la domanda è raramente «quanto c'è scritto»; la domanda è «perché c'è scritto quello, da quando, e chi l'ha deciso». Un'amministrazione in cui il valore precedente resta leggibile risponde da sola. Un foglio di calcolo in cui qualcuno ha trasformato un 1 in uno 0 può dire soltanto: adesso c'è uno 0.
Una nota del genere per giunta resta dentro il direttivo. Quello che il gestore ci scrive non arriva mai al tesserato — è quel lato dell'amministrazione da trattare con cura, come tutto il resto dei vostri dati dei soci. Il tesserato vede solo la propria situazione, e quella dei figli, sulla sua dashboard; che cosa hanno fatto o non fatto gli altri non lo vede nessuno tranne il direttivo.
Che cosa non c'è ancora
Diciamocelo: questa sezione non è finita, e si vede subito. I calcoli ci sono per intero — soglie per club, per squadra, per famiglia o per persona, esoneri con un coefficiente, tipi di turno personalizzati con un valore proprio — ma non c'è ancora una schermata in cui inserirli. Esiste quindi un pulsante per accendere i turni obbligatori, e non esiste un pulsante per dire che quest'anno l'obbligo è di tre turni.
Questo ha due conseguenze visibili. Finché non è impostata una soglia, la parte destra di ogni riga resta a zero e per definizione nessuno è in ritardo: vedi sì chi ha fatto quanto, ma non se è abbastanza. E la scheda di conferma per ora resta vuota. Le singole righe di registro non vengono ancora richiamate nella schermata del club, quindi lì fino ad allora compare «Niente da confermare» — i due pulsanti sono pronti, manca solo qualcosa da toccare. Il registro intanto si riempie normalmente: ogni turno che si è svolto viene messo a registro con la data e la persona. È la metà costosa di un'amministrazione come questa — una stagione mai tenuta non si ricostruisce a posteriori, e quindi questo viene già conservato.
Fino ad allora il consiglio è tranquillo: accendi i turni obbligatori appena il tuo club lavora con i turni, così il conteggio parte, e tieni ancora un po' la soglia per te. Quello che costruisci in quei mesi è esattamente ciò che un foglio di calcolo non ha mai saputo dare — un elenco di cui a posteriori si può ancora dire come è venuto fuori.
Domande frequenti
Ho messo per sbaglio qualcuno su non svolto. Si torna indietro?
Sì, ma non buttando via la riga: quel pulsante non esiste. Riconfermi semplicemente il turno con l'esito giusto, e la situazione subito dopo torna a quadrare. La differenza con un foglio di calcolo è che il valore precedente resta leggibile, con la data e il tuo nome accanto. Riparare un errore si può sempre, farlo sparire no.
Un tesserato vede se metto il suo turno su non svolto?
Sul proprio dashboard il tesserato vede la propria situazione, e quella dei figli — quindi una correzione si vede nel numero. La nota che ci scrivi tu resta dentro il direttivo e non arriva mai sul lato soci. Che cosa abbiano svolto o non svolto gli altri tesserati non lo vede nessuno tranne i gestori.
Qualcuno può migliorarsi la situazione iscrivendosi a posteriori?
No. Un'iscrizione nata solo dopo la data del turno non conta come turno svolto — viene registrata con valore zero. E non funziona nemmeno al contrario: togliere un'iscrizione si può solo finché il turno deve ancora arrivare, quindi non puoi cancellarti a posteriori da un turno mancato.
Se elimino un turno dal calendario, perdo chi l'ha svolto?
No. Prima che il turno sparisca viene registrato chi c'era sopra. Se quella registrazione non riesce, il turno non viene nemmeno eliminato e ricevi un avviso di riprovare più tardi. Il passato non se ne va quindi mai in silenzio dietro a un'operazione di pulizia.
