Cyfryzacja klubu sportowego: od czego zacząć i co połączyć

Cyfryzacja klubu sportowego rzadko zaczyna się od planu. Zwykle jest skarbnik z arkuszem kalkulacyjnym, trener z trzema czatami grupowymi i zarząd, który nie wie dokładnie, kto gra w której drużynie. Ten artykuł daje ci kolejność: co najpierw spisać, jakie systemy połączyć i gdzie w tej całości mieści się Koach Club.

Cyfryzacja klubu sportowego: zacznij od inwentaryzacji

Pokusa, żeby najpierw wybrać aplikację, jest duża. Odwróć kolejność: najpierw zapisz wszystko, co twój klub dziś prowadzi, kto się tym zajmuje i gdzie to jest. Prawie każdy klub siatkarski dochodzi wtedy do tych samych sześciu obszarów.

• Członkowie. Kto jest członkiem, od kiedy, z jakimi danymi kontaktowymi i kto może te dane oglądać. Zwykle zajmuje się tym sekretariat klubu.
• Składki i inne opłaty. Ile kto ma zapłacić, co już wpłynęło i komu trzeba jeszcze wysłać przypomnienie. To praca skarbnika.
• Drużyny i podział na drużyny. Który zawodnik gra w której drużynie i jak to będzie wyglądać w następnym sezonie. Często to zadanie dyrektora sportowego albo koordynatora grup młodzieżowych.
• Treningi i mecze. Program, obecność, ustawienia i wyniki. To robią trenerzy, co tydzień od nowa.
• Grafiki i dyżury. Która drużyna trenuje kiedy i w której hali, kto sędziuje albo prowadzi protokół, kto stoi za barem i kto odbył już swoje obowiązkowe dyżury.
• Komunikacja. Wiadomości do drużyny, do rodziców i do wszystkich członków naraz.

Przy każdym obszarze zapisz dwie rzeczy: kto się tym dziś zajmuje i gdzie to jest. Na papierze, w arkuszu, w skrzynce mailowej, w czacie grupowym albo w czyjejś głowie. To, co wtedy widzisz, nie jest problemem z oprogramowaniem, tylko mapą twojego klubu. Obszary, przy których stoi „wszyscy” albo „nikt konkretnie”, to Twoi pierwsi kandydaci. Tam dziś giną informacje i tam cyfryzacja daje najwięcej.

Jaki system do czego?

Program do ewidencji członków jest zbudowany wokół członków i pieniędzy, aplikacja dla trenerów wokół drużyn, treningów i meczów. Są też pakiety dla klubów, które robią po trochu we wszystkich sześciu obszarach. Ich mocną stroną jest jedno miejsce i jedno logowanie dla całego zarządu; zapytaj wtedy przy każdym obszarze, jak daleko sięgają, zwłaszcza w tym, co trenerzy robią co tydzień. Jeśli wybierasz więcej niż jeden system, bierz do każdego obszaru system stworzony właśnie do niego i ustalcie z góry, który system odpowiada na które pytanie.

Koach tworzymy my. Prawą kolumnę czytaj więc jako deklarację zainteresowanej strony; środkowa kolumna dotyczy każdej marki.

Dwa systemy obok siebie działają, pod warunkiem że ustalisz jedną zasadę: ewidencja członków odpowiada na pytanie, kto jest członkiem, a aplikacja drużyn na pytanie, kto gdzie gra. Nigdy nie pozwól, żeby oba odpowiadały na to samo pytanie, bo w ciągu jednego sezonu będziesz mieć dwie listy, które się rozjeżdżają. Jak wybrać samą ewidencję członków i jakie pytania zadać dostawcy, opisujemy w artykule jak wybrać program do ewidencji członków klubu. Jakie pakiety dla klubów działają w różnych krajach i jak Koach Club pracuje obok nich, przeczytasz w porównaniu pakietów dla klubów z Koach Club.

W jakiej kolejności cyfryzować klub?

Kto zmienia wszystko naraz, niczego nie zmienia dobrze. Ta kolejność pozwala klubowi normalnie działać, podczas gdy Ty wprowadzasz zmiany.

1. Ustal, który system jest listą członków. Jedno źródło, jeden właściciel. Jeśli wasza ewidencja członków działa, zostaw ją; problem zwykle leży gdzie indziej.
2. Zacznij od drużyn. Tam powstaje najwięcej informacji: kto trenuje, kto się wypisuje, kto przechodzi do innej drużyny. Trener prowadzi aplikację tylko wtedy, gdy sam coś z tego ma: ustawienie, obecność i mecze. Zacznij od dwóch albo trzech drużyn, których trenerzy tego chcą, i rozszerzaj, gdy to działa.
3. Potem grafiki i dyżury. Grafik dnia meczowego albo sprawiedliwy podział dyżurów wymaga drużyn i terminarza meczów. Jeśli trenerzy wpisują swoje mecze do terminarza, po drugim kroku to już tam jest.
4. Potem komunikacja z wszystkimi członkami. Wiadomość do całego klubu dociera tylko do osób z kontem. Po kilku tygodniach korzystania w drużynach jest ich dużo więcej niż pierwszego dnia.
5. Pieniądze na końcu albo osobno. Nie zmieniaj systemu płatności w środku sezonu. Co możesz zrobić: zapisywać, kto ma jeszcze coś do zapłaty, z linkiem do płatności, którego już używacie.
6. Zadbaj o wyjście, zanim zaczniesz. Zapytaj przy każdym systemie, jak wyciągnąć z niego wszystkie dane, w zwykłym pliku i bez udziału dostawcy. Klub, który kiedyś zmieni system, będzie chciał zabrać swoje dane ze sobą.

Na start wybierz spokojne tygodnie przed nowym sezonem, a nie gorączkę pierwszych kolejek. Wtedy raz porządnie wprowadzasz drużyny i nikt nie musi niczego prowadzić podwójnie. Resztę przygotowań znajdziesz w liście kontrolnej na sezon siatkarski.

Gdzie w tym wszystkim jest Koach Club

Koach to aplikacja dla trenerów siatkówki, na iPhone, iPad, Androida i w przeglądarce. Trenerzy pracują we własnej drużynie: kadra, terminarz, treningi z obecnością, ustawienia i wynik na żywo. Zarząd nie musi niczego przepisywać. Abonament Club dokłada do tego część klubową, która sumuje to, co drużyny już robią.

Panel klubu otwierasz ze swojego profilu. Są w nim zakładki Przegląd, Członkowie, Podział na drużyny, Dziennik drużyny, Dyżury klubowe, Dzień meczowy, Hale, Organizacja, Składki, E-mail i Administratorzy; które widzisz, zależy od twojej roli w klubie. Przegląd wszystkich zakładek znajdziesz w artykule panel klubu siatkarskiego. Po kolei według obszarów z inwentaryzacji:

• Drużyny. W zakładce Członkowie są razem wszyscy zawodnicy ze wszystkich drużyn; dane kontaktowe widzą tylko role, które mają do tego prawo. W zakładce Podział na drużyny układasz obok siebie szkice na następny sezon. Dopiero po kliknięciu Zatwierdź zawodnicy naprawdę się przenoszą, a nowy trener widzi ich statystyki w sekcji Wcześniej w innych drużynach.
• Grafiki i dyżury. W zakładce Hale ustalasz, która drużyna trenuje kiedy i w której hali. W zakładce Dzień meczowy przydzielasz sędziów, sekretarzy i dyżury hali, sprawiedliwie rozdzielone przyciskiem Przydziel automatycznie. W zakładce Dyżury klubowe Koach liczy, kto odbył swoje dyżury.
• Pieniądze. W zakładce Składki zapisujesz, kto ile ma zapłacić, razem z waszym własnym linkiem do płatności. Koach sam nie obsługuje płatności.
• Komunikacja. Ogłoszenia klubowe są w aplikacji pod Twoim profilem i przychodzą jako powiadomienie push do członków, którzy mają aplikację w telefonie. Zakładką E-mail wysyłasz wiadomość z własnej domeny klubu do członków z kontem; tę domenę podłączasz w tym celu jednorazowo. W drużynie trener wysyła ogłoszenia, ankiety i zadania; czatu ani prywatnych wiadomości nie ma.
• Przegląd sytuacji. W zakładce Dziennik drużyny kierownictwo klubu czyta przy każdej drużynie ostatnie treningi z obecnością, programem i notatką, i widzi, które drużyny wymagają uwagi.

Czego Koach Club nie robi i jak z niego wyjść

Koach nie zastępuje ewidencji członków. Nie ma dat wstąpienia i wystąpienia, faktur ani poleceń zapłaty, i nie importujesz bazy członków: zawodnicy trafiają do aplikacji, bo trener dodaje ich do swojej drużyny albo bo korzystają z jego linku z zaproszeniem. Nie ma też formularza zapisów na stronę klubu ani sklepu internetowego. I Koach jest tylko do siatkówki: klub wielosekcyjny potrzebuje dla pozostałych sekcji czegoś innego.

Wyjście jest za to załatwione. Na dole zakładki Przegląd jest Eksportuj wszystko: jeden plik ZIP z drużynami, zawodnikami, treningami, obecnością, notatkami z treningów, uwagami i ocenami klubu. Utworzyć go mogą tylko administrator klubu i członek zarządu. Danych kontaktowych celowo w nim nie ma; one należą do ewidencji członków. Co dokładnie zawiera i jak ostrożnie się z nim obchodzić, opisujemy w artykule eksport klubu: wszystkie dane klubu w jednym pliku ZIP.

Dla kogo jest Koach Club, a dla kogo nie

Pasuje do klubu siatkarskiego z kilkoma drużynami, w którym każdy trener prowadzi dziś własne listy albo aplikacje, a zarząd nie wie, co dzieje się w drużynach. Także do klubu, który chce sprawiedliwie dzielić grafiki i dyżury, bez jednego wolontariusza układającego wszystko ręcznie. Ewidencja członków zostaje tam, gdzie jest, albo w arkuszu, jeśli klub jest mały.

Nie pasuje, jeśli waszym największym problemem jest pobieranie składek: wtedy najpierw potrzebujesz programu do ewidencji członków z fakturowaniem. Także wtedy, gdy szukasz jednego systemu dla klubu wielosekcyjnego, chcesz strony z zapisami i sklepem albo wasze drużyny grają w siatkówkę plażową. Jak klub zaczyna od jednej drużyny i potem rośnie, przeczytasz w artykule aplikacja dla klubu siatkarskiego.

Ile kosztuje cyfryzacja klubu sportowego i czy jest dofinansowanie?

Club kosztuje 9,99 € miesięcznie albo 8,33 € miesięcznie przy płatności rocznej, za dowolną liczbę drużyn i trenerów. Zawodnicy i rodzice korzystają z Koach za darmo. Club nie ma okresu próbnego; prezentację umawiasz przez formularz na stronie dla klubów. Jeśli sam trenujesz jedną drużynę, Coach kosztuje 2,99 € miesięcznie i testujesz go 14 dni za darmo, bez karty kredytowej. Jeśli drużyny są na koncie klubu, Club wychodzi taniej niż osobne abonamenty Coach od czterech drużyn: cztery razy 2,99 € to 11,96 € miesięcznie, wobec 9,99 € za Club. Wszystkie kwoty są na stronie z cennikiem; w App Store i Google Play cenę zobaczysz w swojej walucie.

Niektóre urzędy, organizacje sportowe i związki mają programy wsparcia cyfryzacji klubów. Czy jest coś dla was i na jakich warunkach, zależy od kraju i regionu. Zapytaj w swoim związku sportowym, w regionalnej organizacji sportowej albo w urzędzie gminy, zanim cokolwiek podpiszesz, i od razu zapytaj, czy liczy się abonament, czy tylko koszty jednorazowe.

Częste pytania

Czytaj dalej

Program do ewidencji członków klubu sportowego: pięć pytań przed wyborem Aplikacja dla klubu siatkarskiego: od drużyny do klubu Eksport danych klubu: cały klub w jednym pliku ZIP ProTrainUp opinie: co daje klubowi i czym różni się Koach Club

Zobacz 200 ćwiczeń siatkarskich z animacją Pobierz pełny plan treningowy na 8–28 tygodni