Digitalizzare una società sportiva: da dove iniziare e con cosa

Digitalizzare una società sportiva raramente comincia con un piano. Di solito c'è un tesoriere con un foglio di calcolo, un allenatore con tre gruppi WhatsApp e un consiglio direttivo che non sa con precisione chi gioca dove. Questo articolo ti dà un ordine: cosa inventariare per primo, quali sistemi combinare e dove si inserisce Koach Club nel quadro complessivo.

Digitalizzare una società sportiva: parti da un inventario

La tentazione di scegliere prima un'app è forte. Ribalta l'ordine: scrivi prima tutto quello che la società gestisce oggi, chi se ne occupa e dove si trova. Quasi ogni società di pallavolo arriva alle stesse sei aree.

• Soci. Chi è socio, da quando, con quali recapiti, e chi può vedere quei dati. Di solito se ne occupa la segreteria.
• Quote e altri contributi. Quanto deve pagare ciascuno, cosa è già entrato e a chi va ancora mandato un promemoria. È il lavoro del tesoriere.
• Squadre e composizione delle squadre. Quale giocatore è in quale squadra, e come sarà la prossima stagione. Spesso tocca al direttore tecnico o al responsabile del settore giovanile.
• Allenamenti e partite. Il programma, le presenze, le formazioni e i risultati. Se ne occupano gli allenatori, ogni settimana.
• Turni e orari delle palestre. Quale squadra si allena quando e in quale palestra, chi arbitra o fa il segnapunti, chi sta al bar e chi ha già svolto i suoi turni obbligatori.
• Comunicazione. Messaggi a una squadra, alle famiglie e a tutti i soci insieme.

Accanto a ogni area annota due cose: chi se ne occupa oggi e dove si trova. Su carta, in un foglio di calcolo, in una casella di posta, in un gruppo di chat o nella testa di qualcuno. Quello che vedi allora non è un problema di software, ma una mappa della tua società. Le aree accanto a cui c'è scritto "tutti" o "nessuno in particolare" sono le prime candidate. Lì oggi si perdono informazioni, ed è lì che digitalizzare rende di più.

Quale sistema per cosa?

Un gestionale per i soci è costruito attorno a iscritti e soldi, un'app per allenatori attorno a squadre, allenamenti e partite. Esistono anche gestionali per società sportive che fanno un po' di tutte e sei le aree. Il loro punto di forza è un unico posto e un unico accesso per tutto il consiglio direttivo; in quel caso chiedi, area per area, fin dove arrivano, soprattutto per quello che gli allenatori fanno ogni settimana. Se scegli più di un sistema, prendi per ogni area quello fatto apposta e stabilite in anticipo quale sistema risponde a quale domanda.

Koach lo facciamo noi. Leggi quindi la colonna di destra come la dichiarazione di una parte interessata; la colonna centrale vale per qualsiasi marchio.

Due sistemi affiancati funzionano, a patto di fissare una regola: il gestionale dei soci risponde alla domanda su chi è socio, l'app delle squadre a quella su chi gioca dove. Non lasciare mai che entrambi rispondano alla stessa domanda, altrimenti nel giro di una stagione avrai due elenchi che non coincidono più. Come scegliere il gestionale dei soci, con le domande da fare a un fornitore, lo trovi nella guida su come scegliere un gestionale soci per una società sportiva. Quali gestionali per società esistono nei vari paesi, e come Koach Club lavora accanto a loro, lo leggi nel confronto tra gestionali per società sportive e Koach Club.

In che ordine si digitalizza una società?

Chi cambia tutto in una volta non cambia niente bene. Questo ordine tiene la società in movimento mentre cambi.

1. Stabilisci quale sistema è l'elenco dei soci. Una fonte, un responsabile. Se il vostro gestionale soci funziona, lascialo dov'è; il problema di solito sta altrove.
2. Parti dalle squadre. È lì che nasce la maggior parte delle informazioni: chi si allena, chi si giustifica, chi passa a un'altra squadra. Un allenatore tiene aggiornata un'app solo se serve a lui, per la sua formazione, le sue presenze e le sue partite. Parti con due o tre squadre i cui allenatori ci stanno, e allarga quando funziona.
3. Poi i turni e gli orari. Un calendario della giornata o una divisione equa dei turni ha bisogno delle squadre e di un calendario delle partite. Se gli allenatori inseriscono le partite in agenda, dopo il secondo passo ci sono già.
4. Poi la comunicazione con tutti i soci. Un messaggio a tutta la società raggiunge solo chi ha un account. Dopo qualche settimana di uso nelle squadre sono molti di più che il primo giorno.
5. I soldi per ultimi, o a parte. Non cambiare sistema di pagamento a metà stagione. Quello che puoi fare: tenere traccia di chi deve ancora pagare, con il link di pagamento che usate già.
6. Prevedi l'uscita prima di iniziare. Chiedi a ogni sistema come si estraggono tutti i dati, in un file normale e senza passare dal fornitore. Una società che un giorno cambia vorrà portarsi dietro i propri dati.

Per partire scegli le settimane tranquille prima di una nuova stagione, non il caos delle prime giornate di campionato. Così inserisci le squadre una volta sola e bene, e nessuno deve tenere nulla in doppio. Il resto della preparazione è nella checklist per la stagione di pallavolo.

Dove si inserisce Koach Club

Koach è un'app per allenatori di pallavolo, su iPhone, iPad, Android e nel browser. Gli allenatori lavorano nella propria squadra: rosa, agenda, allenamenti con presenze, formazioni e punteggio in diretta. Il consiglio direttivo non deve ricopiare nulla. L'abbonamento Club ci aggiunge sopra una parte dedicata alla società che somma quello che le squadre fanno già.

La dashboard della società si apre dal tuo profilo. Lì trovi le schede Panoramica, Membri, Composizione squadre, Registro squadra, Turni del club, Giornata, Palestre, Organizzazione, Contributi, E-mail e Amministratori; quali vedi dipende dal tuo ruolo nella società. Un giro di tutte le schede è nella dashboard della tua società di pallavolo. Seguendo le aree dell'inventario:

• Squadre. In Membri trovi tutti i giocatori di tutte le squadre insieme; i recapiti li vedono solo i ruoli autorizzati. In Composizione squadre metti a confronto le bozze per la prossima stagione. Solo con Rendi definitivo i giocatori si spostano davvero, e il nuovo allenatore vede i loro numeri in In precedenza in altre squadre.
• Turni e orari. In Palestre stabilisci quale squadra si allena quando e in quale palestra. In Giornata assegni arbitri, segnapunti e responsabili della palestra, distribuiti in modo equo con Assegna automaticamente. In Turni del club Koach tiene il conto di chi ha svolto i suoi turni.
• Soldi. In Contributi tieni traccia di chi deve pagare cosa, con il vostro link di pagamento. Koach non gestisce pagamenti.
• Comunicazione. Gli avvisi della società si trovano nell'app sotto il tuo profilo e arrivano come notifica push a chi ha l'app sul telefono. Con E-mail invii una mail dal dominio della società a tutti i soci con un account; per farlo colleghi quel dominio una volta sola. Nella squadra l'allenatore invia comunicazioni, sondaggi e compiti; chat o messaggi privati non ci sono.
• Visione d'insieme. Nel Registro squadra la dirigenza legge per ogni squadra gli ultimi allenamenti con presenze, programma e resoconto, e vede quali squadre richiedono attenzione.

Cosa non fa Koach Club, e come ne esci

Koach non sostituisce il gestionale dei soci. Non ci sono date di iscrizione e di uscita, né fatture, né addebiti diretti, e non importi un elenco soci: i giocatori entrano perché un allenatore li aggiunge alla sua squadra o perché usano il loro link di invito. Non c'è nemmeno un modulo di iscrizione per il tuo sito né un negozio online. E Koach è solo per la pallavolo: una polisportiva ha bisogno di altro per le altre sezioni.

L'uscita invece è prevista. In fondo alla scheda Panoramica c'è Esporta tutto: un unico ZIP con squadre, giocatori, allenamenti, presenze, resoconti, note e valutazioni della società. Solo l'amministratore della società e un membro del consiglio possono crearlo. I recapiti non ci sono, di proposito: appartengono al gestionale dei soci. Cosa contiene esattamente e come trattarlo con cura lo spieghiamo nell'esportazione della società: tutti i dati in un unico ZIP.

Per chi è adatto Koach Club, e per chi no

È adatto a una società di pallavolo con più squadre, dove oggi ogni allenatore usa le sue liste o le sue app e il consiglio direttivo non ha idea di cosa succede nelle squadre. Anche a una società che vuole distribuire orari e turni in modo equo senza che un volontario faccia tutto a mano. Il gestionale dei soci resta dov'è, oppure un foglio di calcolo se la società è piccola.

Non è adatto se il vostro problema principale è l'incasso delle quote: allora vi serve prima un gestionale soci con fatturazione. Nemmeno se cerchi un unico sistema per una polisportiva, se vuoi un sito con iscrizioni e negozio online, o se le vostre squadre giocano a beach volley. Come una società parte da una squadra e poi cresce lo leggi in un'app per la tua società di pallavolo.

Quanto costa digitalizzare una società sportiva, e ci sono finanziamenti?

Club costa 9,99 € al mese, oppure 8,33 € al mese con l'abbonamento annuale, per squadre e allenatori illimitati. Giocatori e genitori usano Koach gratis. Con Club non c'è un periodo di prova; una presentazione la fissi con il modulo sulla pagina per le società. Se alleni tu una squadra, Coach costa 2,99 € al mese e lo provi gratis per 14 giorni, senza carta di credito. Se le squadre sono sull'account della società, Club conviene rispetto a più abbonamenti Coach separati da quattro squadre in su: quattro volte 2,99 € fa 11,96 € al mese, contro 9,99 € per Club. Tutti gli importi sono sulla pagina dei prezzi.

Alcuni enti pubblici, enti sportivi e federazioni hanno bandi o finanziamenti per la digitalizzazione delle società sportive. Se c'è qualcosa per voi, e a quali condizioni, dipende dal paese e dalla regione. Chiedi alla tua federazione, alla regione o al comune prima di sottoscrivere qualsiasi cosa, e chiedi subito se vale anche un abbonamento o solo le spese una tantum.

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