Verein digitalisieren: wo du anfängst und was du kombinierst

Einen Verein digitalisieren fängt selten mit einem Plan an. Meistens gibt es einen Kassenwart mit einer Tabelle, einen Trainer mit drei Gruppenchats und einen Vorstand, der nicht genau weiß, wer wo spielt. Dieser Artikel gibt dir eine Reihenfolge: was du zuerst erfasst, welche Systeme du kombinierst und wo Koach Club in dieses Bild passt.

Verein digitalisieren: Fang mit einer Bestandsaufnahme an

Die Versuchung ist groß, zuerst eine App auszusuchen. Dreh es um: Schreib zuerst auf, was euer Verein heute alles festhält, wer das macht und wo es steht. Fast jeder Volleyballverein landet dann bei denselben sechs Bereichen.

• Mitglieder. Wer ist Mitglied, seit wann, mit welchen Kontaktdaten, und wer darf diese Daten sehen. Meistens liegt das beim Schriftführer oder bei der Mitgliederverwaltung.
• Mitgliedsbeiträge und andere Zahlungen. Was jemand zahlen muss, was eingegangen ist und wer noch eine Erinnerung bekommt. Das ist die Arbeit des Kassenwarts.
• Teams und Teameinteilung. Welcher Spieler in welchem Team ist und wie das in der nächsten Saison aussieht. Oft kümmern sich der Sportwart oder die Jugendleitung darum.
• Trainings und Spiele. Das Programm, die Anwesenheit, die Aufstellungen und die Ergebnisse. Das machen die Trainer, jede Woche aufs Neue.
• Pläne und Dienste. Welches Team wann in welcher Halle trainiert, wer pfeift oder anschreibt, wer an der Theke steht und wer seine Pflichtdienste schon erledigt hat.
• Kommunikation. Nachrichten an ein Team, an die Eltern und an alle Mitglieder gleichzeitig.

Schreib zu jedem Bereich zwei Dinge: wer es jetzt macht und wo es steht. Auf Papier, in einer Tabelle, in einem Postfach, in einem Gruppenchat oder im Kopf von jemandem. Was du dann siehst, ist kein Softwareproblem, sondern eine Landkarte eures Vereins. Die Bereiche, bei denen "alle" oder "niemand so genau" steht, sind deine ersten Kandidaten. Dort gehen heute Informationen verloren, und dort bringt das Digitalisieren am meisten.

Welches System wofür?

Eine Mitgliederverwaltung ist um Mitglieder und Geld herum gebaut, eine App für Trainer um Teams, Trainings und Spiele. Es gibt auch Vereinsprogramme, die von allen sechs Bereichen etwas abdecken. Ihre Stärke ist ein Ort und ein Login für den ganzen Vorstand; frag dann aber pro Bereich nach, wie weit es wirklich geht, vor allem bei dem, was die Trainer jede Woche machen. Entscheidest du dich für mehr als ein System, nimm pro Bereich das System, das dafür gemacht ist, und legt vorher fest, welches System welche Frage beantwortet.

Wir machen Koach. Lies die rechte Spalte also als Angabe eines Beteiligten; die mittlere Spalte gilt für jede Marke.

Zwei Systeme nebeneinander funktionieren, wenn ihr eine Regel festlegt: Die Mitgliederverwaltung beantwortet die Frage, wer Mitglied ist, die Team-App die Frage, wer wo spielt. Lasst nie beide dieselbe Frage beantworten, sonst habt ihr innerhalb einer Saison zwei Listen, die auseinanderlaufen. Wie du die Mitgliederverwaltung selbst auswählst, mit den Fragen, die du einem Anbieter stellst, steht unter eine Mitgliederverwaltung für den Verein auswählen. Welche Vereinsprogramme es in verschiedenen Ländern gibt und wie Koach Club daneben funktioniert, liest du im Vergleich von Vereinsprogrammen neben Koach Club.

In welcher Reihenfolge digitalisierst du einen Verein?

Wer alles auf einmal umstellt, stellt nichts richtig um. Diese Reihenfolge hält den Verein am Laufen, während ihr umstellt.

1. Legt fest, welches System die Mitgliederliste ist. Eine Quelle, ein Verantwortlicher. Funktioniert eure Mitgliederverwaltung, dann lasst sie, wie sie ist; das Problem liegt meistens woanders.
2. Fangt bei den Teams an. Dort entstehen die meisten Informationen: wer trainiert, wer absagt, wer in ein anderes Team aufrückt. Ein Trainer pflegt eine App nur, wenn er selbst etwas davon hat, für seine Aufstellung, seine Anwesenheit und seine Spiele. Fangt mit zwei oder drei Teams an, deren Trainer Lust darauf haben, und erweitert, wenn es läuft.
3. Dann die Pläne und Dienste. Ein Spieltagsplan oder eine faire Verteilung der Dienste braucht Teams und einen Spielplan. Tragen die Trainer ihre Spiele in den Kalender ein, dann steht das nach dem zweiten Schritt schon drin.
4. Dann die Kommunikation mit allen Mitgliedern. Eine Nachricht an den ganzen Verein erreicht nur, wer ein Konto hat. Nach ein paar Wochen Nutzung in den Teams sind das viel mehr als am ersten Tag.
5. Das Geld zuletzt oder getrennt. Stellt ein Zahlungssystem nicht mitten in der Saison um. Was geht: festhalten, wer was offen hat, mit dem Zahlungslink, den ihr schon nutzt.
6. Regelt den Ausstieg, bevor ihr anfangt. Fragt bei jedem System, wie ihr alle Daten wieder herausbekommt, als normale Datei und ohne den Anbieter. Ein Verein, der irgendwann wechselt, will seine eigenen Daten mitnehmen.

Startet in den ruhigen Wochen vor einer neuen Saison, nicht im Trubel der ersten Spieltage. Dann tragt ihr die Teams einmal richtig ein, und niemand muss etwas doppelt pflegen. Den Rest der Vorbereitung findest du in der Checkliste für die Volleyballsaison.

Wo Koach Club in diesem Bild steht

Koach ist eine App für Volleyballtrainer, auf iPhone, iPad, Android und im Browser. Die Trainer arbeiten in ihrem eigenen Team: Kader, Kalender, Trainings mit Anwesenheit, Aufstellungen und Live-Scoring. Der Vorstand muss dafür nichts abtippen. Das Club-Abo legt einen Vereinsteil darüber, der zusammenzählt, was die Teams ohnehin schon machen.

Das Vereins-Dashboard öffnest du über dein Profil. Darin stehen die Tabs Übersicht, Mitglieder, Teameinteilung, Teamprotokoll, Vereinsdienste, Spieltag, Hallen, Organisation, Beiträge, E-Mail und Administratoren; welche du siehst, hängt von deiner Vereinsrolle ab. Einen Rundgang durch alle Tabs findest du unter das Vereins-Dashboard deines Volleyballvereins. Entlang der Bereiche aus der Bestandsaufnahme:

• Teams. Unter Mitglieder stehen alle Spieler aller Teams zusammen; Kontaktdaten sehen nur die Rollen, die das dürfen. Unter Teameinteilung legst du Entwürfe für die nächste Saison nebeneinander. Erst mit Endgültig machen wechseln die Spieler wirklich, und der neue Trainer sieht ihre Zahlen unter Früher in anderen Teams.
• Pläne und Dienste. Unter Hallen legst du fest, welches Team wann in welcher Halle trainiert. Unter Spieltag teilst du Schiedsrichter, Anschreiber und Hallendienste ein, mit Automatisch einteilen fair verteilt. Unter Vereinsdienste zählt Koach mit, wer seine Dienste erledigt hat.
• Geld. Unter Beiträge hältst du fest, wer was zahlen muss, mit eurem eigenen Zahlungslink dazu. Koach wickelt selbst keine Zahlungen ab.
• Kommunikation. Die Vereinsmitteilungen stehen in der App unter deinem Profil und kommen als Push-Benachrichtigung bei Mitgliedern an, die die App auf dem Handy haben. Mit E-Mail schickst du eine Mail von der eigenen Domain des Vereins an Mitglieder mit Konto; diese Domain verknüpfst du dafür einmalig. Im Team schickt der Trainer Mitteilungen, Umfragen und Aufgaben; einen Chat oder private Nachrichten gibt es nicht.
• Überblick. Im Teamprotokoll liest die Vereinsleitung pro Team die letzten Trainings mit Anwesenheit, Programm und Bericht und sieht, welche Teams Aufmerksamkeit brauchen.

Was Koach Club nicht kann und wie ihr wieder herauskommt

Koach ersetzt eure Mitgliederverwaltung nicht. Es gibt keine Ein- und Austrittsdaten, keine Rechnungen und keine Lastschrift, und du importierst keine Mitgliederdatei: Spieler kommen hinein, wenn ein Trainer sie seinem Team hinzufügt oder wenn sie ihren Einladungslink nutzen. Ein Anmeldeformular für eure Website oder einen Onlineshop gibt es ebenfalls nicht. Und Koach ist nur für Volleyball: Ein Mehrspartenverein braucht für die anderen Abteilungen etwas anderes.

Der Ausstieg ist dagegen geregelt. Unten im Tab Übersicht steht Alles exportieren: eine ZIP-Datei mit den Teams, Spielern, Trainings, Anwesenheiten, Berichten, Notizen und Bewertungen des Vereins. Nur der Vereinsadministrator und ein Vorstandsmitglied können sie erstellen. Kontaktdaten sind bewusst nicht enthalten; die gehören in eure Mitgliederverwaltung. Was genau drinsteckt und wie du sorgfältig damit umgehst, steht unter der Vereinsexport: alle Daten eures Vereins in einer ZIP-Datei.

Für wen Koach Club passt und für wen nicht

Es passt zu einem Volleyballverein mit mehreren Teams, in dem die Trainer jetzt jeweils eigene Listen oder Apps nutzen und der Vorstand keinen Einblick hat, was in den Teams passiert. Auch zu einem Verein, der Pläne und Dienste fair verteilen will, ohne dass ein Ehrenamtlicher alles von Hand zusammenpuzzelt. Die Mitgliederverwaltung bleibt dann, wo sie ist, oder in einer Tabelle, wenn der Verein klein ist.

Es passt nicht, wenn euer größtes Problem der Beitragseinzug ist: Dann braucht ihr zuerst eine Mitgliederverwaltung mit Rechnungsstellung. Auch nicht, wenn du ein System für einen Mehrspartenverein suchst, eine Website mit Anmeldung und Onlineshop willst oder eure Teams Beachvolleyball spielen. Wie ein Verein mit einem Team anfängt und danach wächst, liest du unter eine App für deinen Volleyballverein.

Was kostet es, und gibt es Förderung?

Club kostet 9,99 € im Monat oder 8,33 € im Monat mit einem Jahresabo, für unbegrenzt viele Teams und Trainer. Spieler und Eltern nutzen Koach kostenlos. Für Club gibt es keinen Testzeitraum; ein Kennenlerngespräch planst du über das Formular auf der Vereinsseite. Trainierst du selbst ein Team, dann kostet Coach 2,99 € im Monat, und du testest es 14 Tage gratis, ohne Kreditkarte. Stehen die Teams auf dem Vereinskonto, dann ist Club ab vier Teams günstiger als einzelne Coach-Abos: viermal 2,99 € sind 11,96 € im Monat, gegenüber 9,99 € für Club. Alle Beträge stehen auf der Preisseite.

Manche staatlichen Stellen, Sportbünde und Verbände haben Förderprogramme für die Digitalisierung von Vereinen. Ob es für euch etwas gibt und unter welchen Bedingungen, ist je nach Land und Region verschieden. Frag bei deinem Verband, deinem Sportbund oder deiner Gemeinde nach, bevor ihr etwas abschließt, und frag gleich mit, ob ein Abo gefördert wird oder nur einmalige Kosten.

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