Vereniging digitaliseren: waar je begint en wat je combineert

Een vereniging digitaliseren begint zelden met een plan. Meestal is er een penningmeester met een spreadsheet, een trainer met drie groepsapps en een bestuur dat niet precies weet wie waar speelt. Dit artikel geeft een volgorde: wat je eerst inventariseert, welke systemen je combineert, en waar Koach Club in dat geheel past.

Vereniging digitaliseren: begin met een inventaris

De verleiding is groot om eerst een app te kiezen. Draai het om: schrijf eerst op wat je club nu allemaal bijhoudt, wie dat doet en waar het staat. Bijna elke volleybalvereniging komt dan uit op dezelfde zes gebieden.

• Leden. Wie is lid, sinds wanneer, met welke contactgegevens, en wie mag die gegevens zien. Meestal ligt dat bij de secretaris of de ledenadministratie.
• Contributie en andere bijdragen. Wat iemand moet betalen, wat er binnen is en wie nog een herinnering krijgt. Dat is het werk van de penningmeester.
• Teams en teamindeling. Welke speler in welk team zit, en hoe dat er volgend seizoen uitziet. Vaak de technische commissie of de jeugdcoördinator.
• Trainingen en wedstrijden. Het programma, de aanwezigheid, de opstellingen en de uitslagen. Dat doen de trainers, elke week opnieuw.
• Roosters en diensten. Welk team wanneer in welke zaal traint, wie er fluit of telt, wie achter de bar staat en wie zijn verplichte diensten al heeft gedaan.
• Communicatie. Berichten aan een team, aan de ouders en aan alle leden tegelijk.

Zet achter elk gebied twee dingen: wie het nu doet, en waar het staat. Op papier, in een spreadsheet, in een mailbox, in een groepsapp of in iemands hoofd. Wat je dan ziet, is geen softwareprobleem maar een kaart van je vereniging. De gebieden waar "iedereen" of "niemand precies" achter staat, zijn je eerste kandidaten. Daar gaat nu informatie verloren, en daar levert digitaliseren het meest op.

Welk systeem waarvoor?

Een ledenpakket is gebouwd rond leden en geld, een app voor trainers rond teams, trainingen en wedstrijden. Er bestaan ook clubpakketten die van alle zes gebieden iets doen. Hun sterke punt is één plek en één login voor het hele bestuur; vraag dan wel per gebied hoe ver het gaat, vooral bij wat de trainers elke week doen. Kies je voor meer dan één systeem, neem dan per gebied het systeem dat ervoor gemaakt is, en spreek vooraf af welk systeem op welke vraag het antwoord geeft.

Wij maken Koach. Lees de rechterkolom dus als de opgave van een betrokken partij; de middelste kolom geldt voor elk merk.

Twee systemen naast elkaar werkt, mits je één regel vastlegt: het ledenpakket beantwoordt de vraag wie er lid is, de teamapp de vraag wie waar speelt. Laat ze nooit allebei dezelfde vraag beantwoorden, anders heb je binnen een seizoen twee lijsten die uit elkaar lopen. Hoe je de ledenadministratie zelf kiest, met de vragen die je een leverancier stelt, staat in ledenadministratie software voor een vereniging kiezen. Welke clubpakketten er in verschillende landen zijn, en hoe Koach Club daarnaast werkt, lees je in de vergelijking van clubpakketten naast Koach Club.

In welke volgorde digitaliseer je een vereniging?

Wie alles tegelijk omzet, zet niets goed om. Deze volgorde houdt de vereniging draaiend terwijl je verandert.

1. Leg vast welk systeem de ledenlijst is. Eén bron, één eigenaar. Werkt jullie ledenadministratie, laat die dan staan; het probleem zit meestal ergens anders.
2. Begin bij de teams. Daar ontstaat de meeste informatie: wie er traint, wie zich afmeldt, wie doorschuift naar een ander team. Een trainer houdt een app alleen bij als hij er zelf iets aan heeft, voor zijn opstelling, zijn aanwezigheid en zijn wedstrijden. Begin met twee of drie teams waarvan de trainers willen, en breid uit als het loopt.
3. Dan de roosters en diensten. Een zaaldagrooster of een eerlijke verdeling van diensten heeft teams en een wedstrijdprogramma nodig. Zetten de trainers hun wedstrijden in de agenda, dan staat dat er na de tweede stap al in.
4. Dan de communicatie met alle leden. Een bericht aan de hele club bereikt alleen wie een account heeft. Na een paar weken teamgebruik zijn dat er veel meer dan op de eerste dag.
5. Geld als laatste, of apart. Zet een betaalsysteem niet midden in een seizoen om. Wat wel kan: bijhouden wie wat open heeft, met de betaallink erbij die jullie al gebruiken.
6. Regel de uitgang voordat je begint. Vraag van elk systeem hoe je alle gegevens er weer uit krijgt, in een gewoon bestand en zonder de leverancier erbij. Een vereniging die ooit wisselt, wil haar eigen gegevens meenemen.

Kies voor de start de rustige weken voor een nieuw seizoen, niet de drukte van de eerste speelweken. Dan zet je de teams er één keer goed in en hoeft niemand iets dubbel bij te houden. De rest van de voorbereiding staat in de checklist voor het volleybalseizoen.

Waar Koach Club in dit plaatje zit

Koach is een app voor volleybaltrainers, op iPhone, iPad, Android en in de browser. De trainers werken in hun eigen team: selectie, agenda, trainingen met aanwezigheid, opstellingen en live scoren. Het bestuur hoeft daar niets voor over te typen. Het Club-abonnement legt er een clubdeel bovenop dat optelt wat de teams al doen.

Het Clubdashboard open je via je profiel. Daarin staan de tabbladen Overzicht, Leden, Teamindeling, Teamlogboek, Taakplicht, Zaaldag, Zalen, Organisatie, Bijdragen, E-mail en Beheerders; welke je ziet, hangt af van je clubrol. Een rondgang langs alle tabbladen staat in het clubdashboard van je volleybalvereniging. Langs de gebieden uit de inventaris:

• Teams. Onder Leden staan alle spelers van alle teams bij elkaar; contactgegevens zien alleen de rollen die dat mogen. Onder Teamindeling leg je concepten voor volgend seizoen naast elkaar. Pas met Definitief maken verhuizen de spelers echt, en de nieuwe trainer ziet hun cijfers onder Eerder bij andere teams.
• Roosters en diensten. Onder Zalen leg je vast welk team wanneer in welke zaal traint. Onder Zaaldag deel je scheidsrechters, tellers en zaalwachten in, met Automatisch indelen eerlijk verdeeld. Onder Taakplicht telt Koach mee wie zijn diensten heeft gedraaid.
• Geld. Onder Bijdragen houd je bij wie wat moet betalen, met jullie eigen betaallink erbij. Koach verwerkt zelf geen betalingen.
• Communicatie. Clubmeldingen staan in de app onder je profiel en komen als pushmelding binnen bij leden die de app op hun telefoon hebben. Met E-mail stuur je een mail vanaf het eigen domein van de club, aan leden met een account; dat domein koppel je daarvoor eenmalig. In een team stuurt de trainer mededelingen, polls en taken; een chat of privéberichten zitten er niet in.
• Overzicht. In het Teamlogboek leest de clubleiding per team de laatste trainingen met aanwezigheid, programma en verslag, en ziet ze welke teams aandacht vragen.

Wat Koach Club niet doet, en hoe je eruit komt

Koach vervangt je ledenadministratie niet. Er zijn geen in- en uitschrijfdatums, geen facturen en geen incasso, en je importeert geen ledenbestand: spelers komen erin doordat een trainer ze aan zijn team toevoegt of doordat ze hun uitnodigingslink gebruiken. Een inschrijfformulier voor je website of een webshop zit er ook niet in. En Koach is alleen voor volleybal: een club met meerdere sporten heeft voor de andere afdelingen iets anders nodig.

De uitgang is wel geregeld. Onderaan het tabblad Overzicht staat Alles exporteren: één ZIP met de teams, spelers, trainingen, aanwezigheid, verslagen, notities en beoordelingen van de club. Alleen de clubbeheerder en een bestuurslid kunnen hem maken. Contactgegevens zitten er bewust niet in; die horen in je ledenadministratie. Wat er precies in zit en hoe je er zorgvuldig mee omgaat, staat in de clubexport: alle gegevens van je vereniging in één ZIP.

Voor wie Koach Club past, en voor wie niet

Het past bij een volleybalclub met meerdere teams, waar de trainers nu elk hun eigen lijstjes of apps gebruiken en het bestuur geen zicht heeft op wat er in de teams gebeurt. Ook bij een club die roosters en diensten eerlijk wil verdelen zonder dat één vrijwilliger alles met de hand puzzelt. De ledenadministratie blijft dan waar hij is, of in een spreadsheet als de club klein is.

Het past niet als jullie grootste probleem de contributie-inning is: dan heb je eerst een ledenpakket met facturatie nodig. Ook niet als je één systeem zoekt voor een vereniging met meerdere sporten, als je een website met inschrijving en webshop wilt, of als jullie teams beachvolleybal spelen. Hoe je als club bij één team begint en daarna doorgroeit, lees je in een app voor je volleybalvereniging.

Wat kost het, en is er subsidie?

Club kost € 9,99 per maand, of € 8,33 per maand bij een jaarabonnement, voor onbeperkt teams en trainers. Spelers en ouders gebruiken Koach gratis. Op Club zit geen proefperiode; een kennismaking plan je via het formulier op de clubpagina. Coach je zelf één team, dan kost Coach € 2,99 per maand en probeer je dat 14 dagen gratis, zonder creditcard. Staan de teams op het clubaccount, dan is Club vanaf vier teams goedkoper dan losse Coach-abonnementen: vier keer € 2,99 is € 11,96 per maand, tegen € 9,99 voor Club. Alle bedragen staan op de prijzenpagina.

Sommige overheden, sportkoepels en bonden hebben regelingen voor de digitalisering van verenigingen. Of er voor jullie iets is, en onder welke voorwaarden, verschilt per land en per regio. Vraag het na bij je bond, je sportkoepel of je gemeente voordat je iets afsluit, en vraag meteen of een abonnement meetelt of alleen eenmalige kosten.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Ledenadministratie software vereniging: vijf vragen die de keuze maken App voor je volleybalvereniging: van één team naar de hele club Clubexport: alle gegevens van je vereniging in één ZIP Twizzit-alternatief voor je volleybalclub: vervangen of ernaast?

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken