Digitalizar un club deportivo: por dónde empezar y qué combinar

Digitalizar un club deportivo casi nunca empieza con un plan. Lo normal es un tesorero con una hoja de cálculo, un entrenador con tres grupos de WhatsApp y una junta directiva que no sabe exactamente quién juega dónde. Este artículo te da un orden: qué inventariar primero, qué sistemas combinar y dónde encaja Koach Club en el conjunto.

Digitalizar un club deportivo: empieza con un inventario

La tentación de elegir primero una app es grande. Dale la vuelta: anota primero todo lo que lleva tu club ahora, quién lo hace y dónde está. Casi todos los clubes de voleibol acaban en las mismas seis áreas.

• Socios. Quién es socio, desde cuándo, con qué datos de contacto y quién puede ver esos datos. Normalmente lo lleva la secretaría o quien gestiona los socios.
• Cuotas y otras aportaciones. Lo que cada uno tiene que pagar, lo que ya ha entrado y a quién hay que mandarle todavía un recordatorio. Es el trabajo del tesorero.
• Equipos y reparto de equipos. Qué jugador está en qué equipo y cómo quedará la próxima temporada. A menudo lo lleva la dirección técnica o la coordinación de cantera.
• Entrenamientos y partidos. El programa, la asistencia, las alineaciones y los resultados. Eso lo hacen los entrenadores, cada semana.
• Horarios y turnos. Qué equipo entrena cuándo y en qué pabellón, quién arbitra o anota, quién atiende la barra y quién ya ha cumplido sus turnos obligatorios.
• Comunicación. Mensajes a un equipo, a las familias y a todos los socios a la vez.

Junto a cada área anota dos cosas: quién lo hace ahora y dónde está. En papel, en una hoja de cálculo, en un buzón de correo, en un grupo de chat o en la cabeza de alguien. Lo que ves entonces no es un problema de software, sino un mapa de tu club. Las áreas junto a las que pone "todo el mundo" o "nadie en concreto" son tus primeras candidatas. Ahí se pierde ahora información, y ahí es donde más rinde digitalizar.

¿Qué sistema para qué?

Un programa de gestión de socios está construido en torno a los socios y el dinero; una app para entrenadores, en torno a equipos, entrenamientos y partidos. También hay programas de gestión de clubes que hacen algo de las seis áreas. Su punto fuerte es un solo sitio y un solo acceso para toda la junta; pregunta entonces, área por área, hasta dónde llegan, sobre todo en lo que hacen los entrenadores cada semana. Si eliges más de un sistema, toma para cada área el sistema hecho para ella y acordad de antemano qué sistema responde a qué pregunta.

Koach lo hacemos nosotros. Lee la columna de la derecha como la versión de una parte interesada; la columna del medio vale para cualquier marca.

Dos sistemas en paralelo funcionan si fijas una regla: el programa de gestión de socios responde a la pregunta de quién es socio, la app de los equipos a la de quién juega dónde. Nunca dejes que los dos respondan a la misma pregunta, o en una sola temporada tendrás dos listas que no coinciden. Cómo elegir la gestión de socios en sí, con las preguntas que conviene hacer a un proveedor, lo explicamos en elegir un programa de gestión de socios para un club. Qué programas de gestión de clubes hay en distintos países, y cómo funciona Koach Club a su lado, lo lees en la comparativa de programas de gestión de clubes junto a Koach Club.

¿En qué orden se digitaliza un club?

Quien lo cambia todo a la vez no cambia nada bien. Este orden mantiene el club en marcha mientras cambias.

1. Fija qué sistema es la lista de socios. Una fuente, un responsable. Si vuestra gestión de socios funciona, déjala como está; el problema suele estar en otro sitio.
2. Empieza por los equipos. Ahí nace la mayor parte de la información: quién entrena, quién avisa de que no viene, quién pasa a otro equipo. Un entrenador solo mantiene una app al día si le sirve a él, para su alineación, su asistencia y sus partidos. Empieza con dos o tres equipos cuyos entrenadores quieran, y amplía cuando funcione.
3. Después, los horarios y los turnos. Un cuadrante de jornada o un reparto justo de turnos necesita equipos y un calendario de partidos. Si los entrenadores ponen sus partidos en la agenda, después del segundo paso eso ya está dentro.
4. Después, la comunicación con todos los socios. Un mensaje a todo el club solo llega a quien tiene cuenta. Tras unas semanas de uso en los equipos son muchos más que el primer día.
5. El dinero, lo último o aparte. No cambies un sistema de pagos a mitad de temporada. Lo que sí puedes hacer: llevar quién tiene pagos pendientes, con el enlace de pago que ya usáis.
6. Organiza la salida antes de empezar. Pregunta en cada sistema cómo sacas todos los datos, en un archivo normal y sin el proveedor de por medio. Un club que algún día cambie querrá llevarse sus propios datos.

Para empezar, elige las semanas tranquilas antes de una nueva temporada, no el ajetreo de las primeras jornadas. Así metes los equipos una sola vez y bien, y nadie tiene que llevar nada por duplicado. El resto de la preparación está en la lista de comprobación para la temporada de voleibol.

Dónde encaja Koach Club

Koach es una app para entrenadores de voleibol, en iPhone, iPad, Android y en el navegador. Los entrenadores trabajan en su propio equipo: plantilla, agenda, entrenamientos con asistencia, alineaciones y marcador en directo. La junta no tiene que volver a teclear nada. El plan Club añade encima una parte de club que suma lo que los equipos ya hacen.

El panel del club lo abres desde tu perfil. Allí están las pestañas Resumen, Miembros, Reparto de equipos, Registro del equipo, Tareas del club, Jornada, Instalaciones, Organización, Aportaciones, Correo y Administradores; cuáles ves depende de tu rol en el club. Tienes un recorrido por todas las pestañas en el panel de tu club de voleibol. Repasando las áreas del inventario:

• Equipos. En Miembros están juntos todos los jugadores de todos los equipos; los datos de contacto solo los ven los roles que tienen permiso. En Reparto de equipos pones borradores para la próxima temporada uno al lado del otro. Solo con Hacer definitivo se mueven de verdad los jugadores, y el nuevo entrenador ve sus cifras en Antes en otros equipos.
• Horarios y turnos. En Instalaciones fijas qué equipo entrena cuándo y en qué pabellón. En Jornada asignas árbitros, anotadores y responsables de sala, repartidos de forma justa con Asignar automáticamente. En Tareas del club Koach lleva la cuenta de quién ha cumplido sus turnos.
• Dinero. En Aportaciones llevas quién tiene que pagar qué, con vuestro propio enlace de pago. Koach no procesa pagos.
• Comunicación. Los avisos del club están en la app bajo tu perfil y llegan como notificación push a los socios que tienen la app en el móvil. Con Correo envías un email desde el dominio propio del club a los socios con cuenta; para eso vinculas ese dominio una sola vez. Dentro de un equipo, el entrenador envía anuncios, encuestas y tareas; no hay chat ni mensajes privados.
• Visión de conjunto. En el Registro del equipo la dirección del club lee por equipo los últimos entrenamientos con asistencia, programa e informe, y ve qué equipos necesitan atención.

Lo que Koach Club no hace, y cómo sales

Koach no sustituye tu gestión de socios. No hay fechas de alta ni de baja, ni facturas, ni domiciliaciones, y no importas un fichero de socios: los jugadores entran porque un entrenador los añade a su equipo o porque usan su enlace de invitación. Tampoco incluye un formulario de inscripción para tu web ni una tienda online. Y Koach es solo para voleibol: un club con varias secciones deportivas necesita otra cosa para las demás.

La salida, en cambio, está resuelta. Abajo en la pestaña Resumen está Exportar todo: un ZIP con los equipos, jugadores, entrenamientos, asistencia, informes, notas y valoraciones del club. Solo el administrador del club y un miembro de la junta pueden crearlo. Los datos de contacto no van incluidos a propósito; esos pertenecen a tu gestión de socios. Qué contiene exactamente y cómo tratarlo con cuidado lo explicamos en la exportación del club: todos los datos de tu club en un ZIP.

Para quién encaja Koach Club, y para quién no

Encaja en un club de voleibol con varios equipos, donde cada entrenador usa ahora sus propias listas o apps y la junta no ve lo que pasa en los equipos. También en un club que quiere repartir horarios y turnos de forma justa sin que un voluntario lo cuadre todo a mano. La gestión de socios se queda donde está, o en una hoja de cálculo si el club es pequeño.

No encaja si vuestro mayor problema es el cobro de cuotas: entonces primero necesitas un programa de gestión de socios con facturación. Tampoco si buscas un solo sistema para un club con varios deportes, si quieres una web con inscripción y tienda online, o si vuestros equipos juegan vóley playa. Cómo empieza un club con un equipo y luego crece lo lees en una app para tu club de voleibol.

¿Cuánto cuesta digitalizar un club deportivo, y hay ayudas?

Club cuesta 9,99 € al mes, u 8,33 € al mes con el plan anual, con equipos y entrenadores ilimitados. Jugadores y familias usan Koach gratis. El plan Club no tiene periodo de prueba; una presentación se concierta con el formulario de la página para clubes. Si entrenas tú un equipo, Coach cuesta 2,99 € al mes y lo pruebas 14 días gratis, sin tarjeta de crédito. Si los equipos están en la cuenta del club, Club sale más barato que varias suscripciones Coach sueltas a partir de cuatro equipos: cuatro veces 2,99 € son 11,96 € al mes, frente a 9,99 € de Club. Todos los importes están en la página de precios.

Algunas administraciones públicas, entidades deportivas y federaciones tienen ayudas o subvenciones para la digitalización de clubes. Si hay algo para vosotros, y con qué condiciones, depende del país y de la región. Pregúntalo a tu federación, a la administración deportiva de tu región o a tu ayuntamiento antes de contratar nada, y pregunta también si cuenta una suscripción o solo los gastos puntuales.

Preguntas frecuentes

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