Kommunikationskonzept für den Verein: welche Nachricht wohin?

Ein Kommunikationskonzept für deinen Verein beginnt mit einer ehrlichen Frage: Warum verpasst ein Teil der Mitglieder die Nachricht, dass die Halle geschlossen ist? Oft liegt es nicht an der Nachricht, sondern am Weg, denn alles läuft durcheinander über dieselben Kanäle. Hier liest du, wie du pro Zielgruppe und pro Nachricht einen Kanal wählst und was Koach Club dabei übernimmt.

Was gehört in ein Kommunikationskonzept für den Verein?

Ein Kommunikationskonzept muss kein dickes Strategiepapier sein. Für einen Sportverein reicht eine Übersicht, die vier Fragen beantwortet und die der Vorstand, die Trainer und die Teams kennen:

• Für wen ist die Nachricht? Alle Mitglieder, nur die Eltern, nur die Trainer oder ein Team. Je enger die Zielgruppe, desto größer die Chance, dass die Nachricht gelesen wird.
• Über welchen Kanal? Pro Art von Nachricht ein fester Ort, damit niemand an drei Stellen nachsehen muss.
• Wer verschickt sie? Der Vorstand für den Verein, der Trainer für das Team. Legt auch fest, wer übernimmt, wenn der Schriftführer ein paar Wochen weg ist.
• In welchem Rhythmus? Was regelmäßig kommt, wie der Newsletter, und was nur bei einer Änderung rausgeht.

Fang bei den Zielgruppen an, denn dort geht es meistens schief. Wer alles an alle schickt, bringt den Leuten bei, Nachrichten zu überspringen. Aktive Mitglieder wollen wissen, wann und wo sie sein müssen. Eltern von Jugendspielern organisieren Fahrten, Dienste und Zahlungen und sind bei jungen Spielern die eigentlichen Empfänger. Trainer brauchen die Hallenbelegung und die Trainerbesprechung, und die gehören nicht in den Mitgliederbrief. Teams haben ihren eigenen Rhythmus aus Treffpunktzeiten und Fahrdiensten. Und neue Mitglieder, Sponsoren und ehemalige Mitglieder lesen vor allem die Website.

Zwei Spielregeln machen es rund: Was im Kalender steht, gilt, und jede Nachricht hat einen Absender. Zwei Leute, die jeweils ihre eigene Version schicken, liefern zwei Wahrheiten. Das Konzept gehört zu den Absprachen am Anfang der Saison; siehe auch die Checkliste für die Volleyballsaison.

Welche Nachricht über welchen Kanal?

Diese Übersicht kannst du als Kern deines Kommunikationskonzepts übernehmen. Die dritte Spalte zeigt, wo das in Koach steckt, und wo nicht.

Die Kanäle ehrlich verglichen

Wir machen Koach. Lies das also als Text von einer Seite mit Eigeninteresse; deshalb zuerst, was die anderen Kanäle besser können.

• Die Website ist der einzige Kanal, der auch Menschen erreicht, die noch kein Mitglied sind. Trainingszeiten, Ansprechpartner, der Weg zur Halle und wie man Mitglied wird, gehören dorthin; was sonst noch draufgehört, liest du unter die Website deines Volleyballvereins.
• Ein eigenes Newsletter-Programm ist für Gestaltung mit Fotos, Spalten und Buttons gemacht. Du pflegst die Liste selbst und erreichst so auch Sponsoren, ehemalige Mitglieder und Eltern ohne Konto. Dafür muss jemand diese Liste pflegen, getrennt von den Teams.
• Die WhatsApp-Gruppe ist schnell und locker, und für das Gesellige der richtige Ort. Für Absprachen reicht sie nicht: Was wichtig ist, geht zwischen dem Rest unter. Was eine Gruppe übernimmt und was nicht, liest du unter die WhatsApp-Alternative für deinen Verein.
• Eine Team-App gibt den Absprachen pro Team einen festen Platz: Zu- und Absagen, Kalender und Ankündigungen. Welche Apps es dafür gibt, steht unter Kommunikations-Apps für Sportteams im Vergleich.
• Vereinsmail und Vereinsmitteilungen in Koach hängen an denselben Teams und Konten wie der Rest der App. Wer in einem Team ist, landet automatisch in der richtigen Zielgruppe, und niemand muss eine Adressliste pflegen. Die Kehrseite: Wer kein Koach-Konto hat, bekommt nichts.

Was Koach Club pro Kanal übernimmt

Koach ist eine App für Volleyballteams und Volleyballvereine. Mit Koach Club hast du drei Nachrichtenkanäle in einer App, jeden für eine eigene Art von Nachricht, und dazu den gemeinsamen Kalender. Vereinsmail und Vereinsmitteilungen verschickst du aus einer Vereinsrolle heraus, etwa als Vereinsadministrator oder Vorstandsmitglied; ein Trainer ohne Vereinsrolle veröffentlicht nur in seinem eigenen Team.

Vereinsmail: der Newsletter von eurer eigenen Adresse

Im Vereins-Dashboard gibt es den Bereich E-Mail. Bei An wählst du Alle Vereinsmitglieder, Nur die Mitglieder, Nur die Jugend, Nur die Eltern, Nur die Trainer oder eine Gruppe, die du unter Organisation angelegt hast, zum Beispiel die Helfer beim Vereinsturnier. Junge Spieler haben oft kein eigenes Konto; für sie ist Nur die Eltern meist die bessere Wahl. Die Mail kommt von der Domain eures Vereins, nicht von Koach. Diese Domain verbindest du einmal; wie, steht unter die eigene Maildomain einrichten. Vor dem Versenden siehst du, wie viele Empfänger eine E-Mail-Adresse haben, und wer sich von der Vereinsmail abmeldet, bekommt sie nicht mehr. Das Schreiben und Versenden Schritt für Schritt findest du unter eine Mail an alle Mitglieder schicken.

Vereinsmitteilungen: was sich heute ändert

Eine Vereinsmitteilung schreibst du einmal, und sie geht an alle im Verein: Trainer, Spieler und Eltern. In der iPhone- und Android-App kommt sie als Push-Mitteilung an, und im Profil gibt es die Zeile Vereinsmitteilungen, in der alles nachzulesen ist. Jedes Mitglied bestimmt mit dem Schalter Vereinsmitteilungen selbst, ob sie auf seinem Handy erscheinen. Stimmt eine Nachricht nicht mehr, passt du sie an: Dann steht dabei, dass sie aktualisiert wurde, und kein Handy bekommt deswegen eine zweite Mitteilung. Mehr unter Vereinsmitteilungen verschicken.

Teamankündigungen: was ein Team betrifft

Innerhalb eines Teams veröffentlicht der Trainer im Block Ankündigungen auf dem Dashboard eine Ankündigung, eine Umfrage oder eine Aufgabe. Spieler stimmen ab oder tippen bei einer Aufgabe auf Ich mache das. Nur der Trainer veröffentlicht, deshalb bleibt die Liste kurz. Das ist auch im Coach-Abo für ein Team enthalten; siehe Ankündigungen, Umfragen und Aufgaben.

Der Kalender und die Website

Trainings, Spiele und einzelne Termine stehen unter Termine. Mit Kalender synchronisieren abonnieren Spieler und Eltern den Kalender des Teams in ihrem Handy-Kalender, sodass Trainings und Spiele automatisch in ihrem eigenen Kalender erscheinen. Eine Website baut Koach nicht, aber im Vereins-Dashboard gibt es die Karte Koach auf eure Vereinswebsite: einen fertigen Text und HTML, zum Beispiel für die Seite für neue Mitglieder, mit dem Hinweis, dass Spieler und Eltern Koach kostenlos nutzen.

Newsletter für deinen Verein: Vorlage und Rhythmus

Ein Newsletter, den Mitglieder öffnen, ist kurz, kommt zu einem festen Zeitpunkt und beginnt mit dem, was der Leser tun muss. Diese Vorlage passt in eine Vereinsmail ohne Gestaltung genauso wie in ein Newsletter-Programm:

1. Eine Betreffzeile mit dem wichtigsten Thema. Nicht „Newsletter“, sondern „Helfer fürs Vereinsturnier gesucht, und neue Trainingszeiten“.
2. Aufgaben ganz oben. Was muss der Leser tun, und bis wann? Höchstens drei Punkte.
3. Die Termine der nächsten Wochen. Vereinsaktivitäten, Turniere und die Mitgliederversammlung. Die Spiele pro Team stehen schon im Teamkalender; die wiederholst du nicht.
4. Aus den Teams. Ein paar Zeilen pro Team oder ein Team im Fokus. Bitte die Trainer um einen Satz, nicht um einen Bericht.
5. Helfer und Dienste. Wer gesucht wird und bei wem man sich meldet.
6. Vom Vorstand. Beschlüsse, Mitgliedsbeiträge und neue Absprachen.
7. Ein Abschluss mit Kontakt. An wen man sich mit Fragen wendet. In Koach legst du einmal unter Antworten an die Adresse fest, an der Antworten auf die Vereinsmail ankommen.

Für den Rhythmus reichen drei Ebenen. Fest: der Newsletter an einem festen Tag, zum Beispiel in der ersten Woche jedes Monats, und die Teamnachricht vor jedem Spiel. Rund um die Saison: eine Startnachricht mit der Teameinteilung, den Trainingszeiten und den Absprachen, und am Ende ein Rückblick mit dem Termin der Mitgliederversammlung. Bei einer Änderung: eine Vereinsmitteilung oder Teamankündigung sofort, ohne auf den nächsten Newsletter zu warten.

Was Koach nicht kann, und für wen es passt

• Kein Chat. Koach hat keine Gruppenchats, keine Privatnachrichten und keine Kommentare unter einer Nachricht; Spieler stimmen nur bei einer Umfrage ab oder übernehmen eine Aufgabe. Die WhatsApp-Gruppe darf also fürs Gesellige bleiben.
• Vereinsmail ist reiner Text. Du tippst eine Nachricht ohne eigene Gestaltung, Fotos oder Anhänge; ein Dokument teilst du per Link.
• Nur wer ein Konto hat. Vereinsmail und Vereinsmitteilungen gehen an Menschen mit einem Koach-Konto in einem Team des Vereins. Sponsoren, ehemalige Mitglieder und Mitglieder, die noch nicht eingeladen sind, erreichst du so nicht.
• Keine Website und keine Mitgliederverwaltung. Koach baut keine Vereinswebsite und ersetzt deine Mitgliederverwaltung nicht; Mitglieder aus einer Datei importieren geht nicht.
• Push-Mitteilungen nur in der App. Wer Koach im Browser nutzt, bekommt keine Push-Mitteilungen.

Passend ist Koach Club für einen Volleyballverein mit mehreren Teams, Eltern, die mitlesen, und einem Vorstand, der heute selbst Adresslisten pflegt oder dieselbe Nachricht in jede WhatsApp-Gruppe der Teams einzeln kopiert. Nicht passend ist es, wenn dein Verein mehrere Sportarten hat und alle Abteilungen über einen Kanal erreichen will, denn Koach ist nur für Volleyball. Auch nicht, wenn du vor allem einen gestalteten Newsletter an eine breite Liste schickst, oder wenn ihr ein einzelnes Team seid: Dann reichen dir die Teamankündigungen in Coach.

Was kostet Koach Club?

Club kostet 9,99 € im Monat oder 8,33 € im Monat mit Jahresabo, für unbegrenzt viele Teams und Trainer. Vereinsmail, Vereinsmitteilungen und das Vereins-Dashboard sind enthalten, und Spieler und Eltern nutzen Koach kostenlos. Ab vier Teams ist Club außerdem günstiger als ein Coach-Abo pro Team (4 × 2,99 € = 11,96 € im Monat). Für Club gibt es keinen Testzeitraum: Über das Formular auf der Vereinsseite vereinbarst du ein Kennenlernen, und dann richten wir den Verein gemeinsam mit dir ein. Willst du erst nur die Teamnachrichten ausprobieren, starte mit Coach für ein Team: 2,99 € im Monat, 14 Tage gratis und ohne Kreditkarte. Alle Beträge stehen auf der Preisseite.

Häufige Fragen

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