Piano di comunicazione per una società sportiva: i canali giusti

Il piano di comunicazione della tua società sportiva parte da una domanda onesta: perché una parte dei tesserati non sa che oggi la palestra è chiusa? Spesso il problema non è il messaggio ma il percorso: tutto passa mescolato sugli stessi canali. Qui vedi come scegliere un canale per ogni pubblico e ogni tipo di messaggio, e cosa fa Koach Club.

Cosa contiene il piano di comunicazione di una società sportiva?

Un piano di comunicazione non deve essere un documento corposo. A una società sportiva basta una panoramica che risponda a quattro domande e che consiglio direttivo, allenatori e squadre conoscano:

• Per chi è il messaggio? Tutti i tesserati, solo i genitori, solo gli allenatori o una squadra. Più il pubblico è ristretto, più è probabile che il messaggio venga letto.
• Su quale canale? Un posto fisso per ogni tipo di messaggio, così nessuno deve controllare in tre punti diversi.
• Chi lo invia? Il consiglio direttivo per la società, l'allenatore per la squadra. Stabilisci anche chi subentra se il segretario è via per qualche settimana.
• Con quale ritmo? Ciò che torna a cadenza fissa, come la newsletter, e ciò che parte solo quando qualcosa cambia.

Comincia dai pubblici, perché di solito è lì che si sbaglia. Chi manda tutto a tutti insegna alle persone a saltare i messaggi. Gli atleti vogliono sapere quando e dove devono essere. I genitori dei più giovani organizzano trasporti, turni e pagamenti, e con i giocatori piccoli sono loro il vero destinatario. Gli allenatori hanno bisogno della suddivisione della palestra e della riunione tecnica, che nella lettera per i soci non c'entrano. Le squadre hanno il loro ritmo di orari di ritrovo e di chi guida. E i nuovi iscritti, gli sponsor e gli ex soci leggono soprattutto il sito.

Due regole completano il quadro: fa fede ciò che è in agenda, e ogni messaggio ha un solo mittente. Due persone che mandano ciascuna la propria versione creano due verità. Il piano fa parte degli accordi di inizio stagione; vedi anche la checklist per organizzare la stagione di pallavolo.

Quale messaggio su quale canale?

Puoi riprendere questo schema come cuore del tuo piano di comunicazione. La terza colonna mostra dove si trova in Koach, e dove no.

I canali messi a confronto, onestamente

Koach lo facciamo noi. Leggi quindi questo testo come scritto da una parte interessata; per questo partiamo da ciò che gli altri canali fanno meglio.

• Il sito è l'unico canale che raggiunge anche chi non è ancora tesserato. Orari degli allenamenti, referenti, come arrivare in palestra e come iscriversi vanno lì; cos'altro ci deve stare lo trovi nell'articolo sul sito della tua società di pallavolo.
• Un programma per newsletter separato è fatto per l'impaginazione con foto, colonne e pulsanti. La lista la gestisci tu, quindi raggiungi anche sponsor, ex soci e genitori senza account. In cambio, qualcuno deve tenere aggiornata quella lista, separata dalle squadre.
• Il gruppo WhatsApp è veloce e informale, e per la socialità è il posto giusto. Per gli accordi non basta: ciò che conta si perde tra tutto il resto. Cosa un gruppo copre e cosa no lo spieghiamo nell'articolo sull'alternativa a WhatsApp per la tua società.
• Un'app di squadra dà agli accordi di ogni squadra un posto fisso: presenze, agenda e comunicazioni. Quali app esistono per questo lo trovi in app di comunicazione per squadre sportive a confronto.
• E-mail e avvisi della società in Koach sono legati alle stesse squadre e agli stessi account del resto dell'app. Chi è in una squadra fa parte automaticamente del pubblico giusto, e nessuno deve tenere una lista di indirizzi. Il rovescio: chi non ha un account Koach non riceve nulla.

Cosa fa Koach Club su ogni canale

Koach è un'app per squadre e società di pallavolo. Con Koach Club hai tre canali di messaggi in un'unica app, ciascuno per un tipo di messaggio, più l'agenda condivisa. E-mail e avvisi della società si inviano da un ruolo nella società, come Gestore del club o Membro del consiglio; un allenatore senza ruolo nella società pubblica messaggi solo nella propria squadra.

E-mail della società: la newsletter dal vostro indirizzo

Nella dashboard della società c'è la sezione E-mail. Alla voce A scegli Tutti i membri, Solo i membri, Solo i giovani, Solo i genitori, Solo gli allenatori oppure un gruppo creato in Organizzazione, come i volontari del torneo della società. I giocatori giovani spesso non hanno un account proprio; per loro Solo i genitori è di solito la scelta migliore. L'e-mail parte dal dominio della vostra società, non da Koach. Il dominio lo colleghi una volta sola; come si fa lo spieghiamo in configurare il dominio e-mail della società. Prima di inviare vedi quanti destinatari hanno un indirizzo e-mail, e chi si disiscrive dalle e-mail della società non le riceve più. Scriverla e inviarla passo dopo passo è spiegato in inviare un'e-mail a tutti i tesserati.

Avvisi della società: ciò che cambia oggi

Un avviso della società lo scrivi una volta e arriva a tutta la società: allenatori, atleti e genitori. Nell'app per iPhone e Android arriva come notifica push, e nel profilo c'è la riga Avvisi della società, dove si possono rileggere tutti. Ogni tesserato decide con l'interruttore Avvisi della società se compaiono sul suo telefono. Se un messaggio non è più corretto, lo modifichi: compare che è stato aggiornato, e nessun telefono riceve una seconda notifica. Di più in inviare avvisi della società.

Comunicazioni di squadra: ciò che riguarda una squadra

All'interno di una squadra l'allenatore pubblica nel blocco Comunicazioni della dashboard una Comunicazione, un Sondaggio o un'Attività. Gli atleti votano oppure, in un'attività, toccano Ci penso io. Solo l'allenatore pubblica, quindi l'elenco resta breve. Questo c'è anche nell'abbonamento Coach per una squadra; vedi comunicazioni, sondaggi e attività.

L'agenda e il sito

Allenamenti, partite e altri appuntamenti sono nell'Agenda. Con Sincronizza calendario atleti e genitori aggiungono il calendario della squadra a quello del telefono, così allenamenti e partite compaiono da soli nel loro calendario. Koach non crea siti web, ma nella dashboard della società c'è la scheda Metti Koach sul sito del club: un testo e un codice HTML pronti, per esempio per la pagina dei nuovi iscritti, che spiegano che atleti e genitori usano Koach gratis.

Newsletter della società: modello e ritmo

Una newsletter che i tesserati aprono è breve, arriva in un momento fisso e comincia da ciò che il lettore deve fare. Questo modello va bene per un'e-mail della società senza impaginazione e altrettanto per un programma per newsletter:

1. Un oggetto con la cosa più importante. Non "Newsletter", ma "Cercasi volontari per il torneo della società, e nuovi orari degli allenamenti".
2. Le azioni in cima. Cosa deve fare il lettore, ed entro quando? Al massimo tre punti.
3. L'agenda delle prossime settimane. Attività della società, tornei e l'assemblea dei soci. Le partite di ogni squadra sono già nell'agenda della squadra; non ripeterle.
4. Dalle squadre. Qualche riga per squadra, oppure una squadra in primo piano. Chiedi agli allenatori una frase, non un resoconto.
5. Volontari e turni. Chi si cerca e a chi rivolgersi.
6. Dal consiglio direttivo. Decisioni, quote e nuovi accordi.
7. Una chiusura con i contatti. A chi rivolgersi per domande. In Koach imposti una volta in Risposte a l'indirizzo dove arrivano le risposte all'e-mail della società.

Per il ritmo bastano tre livelli. Fisso: la newsletter in un giorno fisso, per esempio nella prima settimana di ogni mese, e il messaggio alla squadra prima di ogni partita. Attorno alla stagione: un messaggio di avvio con la composizione delle squadre, gli orari degli allenamenti e gli accordi, e alla fine un bilancio con la data dell'assemblea dei soci. Quando qualcosa cambia: un avviso della società o una comunicazione di squadra sul momento, senza aspettare la newsletter successiva.

Cosa Koach non fa, e per chi è adatto

• Niente chat. Koach non ha conversazioni di gruppo, messaggi privati o commenti sotto un messaggio; gli atleti votano solo in un sondaggio o si prendono un'attività. Il gruppo WhatsApp può quindi restare per la socialità.
• L'e-mail della società è testo semplice. Scrivi un messaggio senza impaginazione propria, foto o allegati; un documento lo condividi con un link.
• Solo chi ha un account. E-mail e avvisi della società arrivano a persone con un account Koach in una squadra della società. Sponsor, ex soci e tesserati non ancora invitati così non li raggiungi.
• Niente sito e niente anagrafica soci. Koach non crea il sito della società e non sostituisce la vostra anagrafica dei tesserati; importare i membri da un file non è possibile.
• Notifiche push solo nell'app. Chi usa Koach nel browser non riceve notifiche push.

Koach Club è adatto a una società di pallavolo con più squadre, genitori che seguono i messaggi e un consiglio direttivo che oggi tiene a mano le liste di indirizzi o incolla lo stesso messaggio in ogni gruppo WhatsApp di squadra. Non è adatto se la tua società è polisportiva e vuole raggiungere tutte le sezioni con un unico canale, perché Koach è solo per la pallavolo. E nemmeno se mandi soprattutto una newsletter impaginata a una lista ampia, o se siete una sola squadra: allora ti bastano le comunicazioni di squadra di Coach.

Quanto costa Koach Club?

Club costa 9,99 € al mese, o 8,33 € al mese con l'abbonamento annuale, per squadre e allenatori illimitati. E-mail della società, avvisi della società e dashboard della società sono inclusi, e atleti e genitori usano Koach gratis. Da quattro squadre in su Club costa anche meno di un abbonamento Coach per squadra (4 × 2,99 € = 11,96 € al mese). Club non ha un periodo di prova: con il modulo nella pagina per le società fissi un incontro conoscitivo, e poi configuriamo la società insieme a te. Se vuoi prima provare solo le comunicazioni di squadra, inizia con Coach per una squadra: 2,99 € al mese, 14 giorni gratis e senza carta di credito. Tutti gli importi sono sulla pagina dei prezzi.

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