Plan komunikacji klubu sportowego: co, do kogo i jakim kanałem

Plan komunikacji klubu sportowego zaczyna się od uczciwego pytania: dlaczego część członków nie wie, że hala jest dziś zamknięta? Często problemem nie jest sama wiadomość, tylko droga: wszystko płynie wymieszane tymi samymi kanałami. Tu przeczytasz, jak dla każdej grupy odbiorców i każdego rodzaju wiadomości wybrać jeden kanał, i co robi Koach Club.

Co zawiera plan komunikacji klubu sportowego?

Plan komunikacji nie musi być grubym dokumentem. Klubowi sportowemu wystarczy jedno zestawienie, które odpowiada na cztery pytania i które znają zarząd, trenerzy i drużyny:

• Dla kogo jest wiadomość? Dla wszystkich członków, tylko dla rodziców, tylko dla trenerów albo dla jednej drużyny. Im węższa grupa odbiorców, tym większa szansa, że ktoś ją przeczyta.
• Jakim kanałem? Jedno stałe miejsce dla każdego rodzaju wiadomości, żeby nikt nie musiał zaglądać w trzy różne miejsca.
• Kto ją wysyła? Zarząd w sprawach klubu, trener w sprawach drużyny. Ustal też, kto przejmuje to zadanie, gdy sekretarz wyjedzie na kilka tygodni.
• W jakim rytmie? Co wraca regularnie, jak newsletter, a co wychodzi tylko przy zmianie.

Zacznij od grup odbiorców, bo tam zwykle coś się sypie. Kto wysyła wszystko do wszystkich, uczy ludzi pomijać wiadomości. Zawodnicy chcą wiedzieć, kiedy i gdzie mają być. Rodzice młodszych zawodników organizują dojazdy, dyżury i płatności, a przy najmłodszych to oni są prawdziwym odbiorcą. Trenerzy potrzebują podziału hali i ustaleń sztabu szkoleniowego, które nie pasują do listu do członków. Drużyny mają własny rytm godzin zbiórki i ustaleń, kto jedzie autem. A nowi członkowie, sponsorzy i byli zawodnicy czytają przede wszystkim stronę internetową.

Dwie zasady to domykają: wiążące jest to, co jest w terminarzu, a każda wiadomość ma jednego nadawcę. Dwie osoby, które wysyłają każda swoją wersję, tworzą dwie prawdy. Plan należy do ustaleń na początek sezonu; zobacz też listę kontrolną organizacji sezonu siatkarskiego.

Jaka wiadomość jakim kanałem?

To zestawienie możesz przejąć jako trzon swojego planu komunikacji. Trzecia kolumna pokazuje, gdzie to jest w Koach, a gdzie nie.

Kanały porównane uczciwie

Koach tworzymy my. Czytaj więc ten tekst jako napisany przez stronę zainteresowaną; dlatego najpierw o tym, co inne kanały robią lepiej.

• Strona internetowa to jedyny kanał, który dociera też do osób, które jeszcze nie są członkami. Godziny treningów, osoby kontaktowe, dojazd do hali i to, jak zapisać się do klubu, należą właśnie tam; co jeszcze powinno się tam znaleźć, przeczytasz w artykule strona internetowa klubu siatkarskiego.
• Osobny program do newsletterów jest stworzony do składu ze zdjęciami, kolumnami i przyciskami. Listę prowadzisz sam, więc docierasz też do sponsorów, byłych zawodników i rodziców bez konta. W zamian ktoś musi tę listę aktualizować, niezależnie od drużyn.
• Grupa na WhatsAppie jest szybka i nieformalna, i do budowania atmosfery to dobre miejsce. Do ustaleń się nie nadaje: to, co ważne, ginie wśród reszty. Co grupa przejmuje, a czego nie, opisujemy w artykule alternatywa dla WhatsAppa w klubie.
• Aplikacja dla drużyny daje ustaleniom każdej drużyny stałe miejsce: zgłoszenia obecności, terminarz i ogłoszenia. Jakie aplikacje do tego istnieją, znajdziesz w zestawieniu aplikacje do komunikacji w drużynie sportowej.
• E-mail klubowy i ogłoszenia klubowe w Koach są powiązane z tymi samymi drużynami i kontami co reszta aplikacji. Kto jest w drużynie, sam trafia do właściwej grupy odbiorców, i nikt nie musi prowadzić listy adresów. Druga strona medalu: kto nie ma konta w Koach, nie dostaje nic.

Co Koach Club robi w każdym kanale

Koach to aplikacja dla drużyn i klubów siatkarskich. Z Koach Club masz trzy kanały wiadomości w jednej aplikacji, każdy do innego rodzaju wiadomości, a do tego wspólny terminarz. E-mail klubowy i ogłoszenia klubowe wysyłasz z roli w klubie, takiej jak Zarządca klubu albo Członek zarządu; trener bez roli w klubie publikuje wiadomości tylko w swojej drużynie.

E-mail klubowy: newsletter z adresu waszego klubu

W panelu klubu jest sekcja E-mail. W polu Do wybierasz opcję Wszyscy członkowie, Tylko członkowie, Tylko młodzież, Tylko rodzice, Tylko trenerzy albo grupę utworzoną w sekcji Organizacja, na przykład wolontariuszy turnieju klubowego. Młodzi zawodnicy często nie mają własnego konta; dla nich Tylko rodzice to zwykle lepszy wybór. Wiadomość wychodzi z domeny waszego klubu, nie z Koach. Domenę podłączasz raz; jak to zrobić, opisujemy w artykule własna domena e-mail klubu. Przed wysłaniem widzisz, ilu odbiorców ma adres e-mail, a kto wypisze się z e-maili klubowych, przestaje je dostawać. Pisanie i wysyłanie krok po kroku znajdziesz w artykule e-mail do wszystkich członków.

Ogłoszenia klubowe: to, co zmienia się dziś

Ogłoszenie klubowe piszesz raz i trafia ono do całego klubu: trenerów, zawodników i rodziców. W aplikacji na iPhone'a i Androida przychodzi jako powiadomienie push, a w profilu jest wiersz Ogłoszenia klubowe, gdzie można przeczytać wszystkie jeszcze raz. Każdy członek sam decyduje przełącznikiem Ogłoszenia klubowe, czy pojawiają się na jego telefonie. Jeśli wiadomość przestaje być aktualna, poprawiasz ją: pojawia się informacja, że została zaktualizowana, a żaden telefon nie dostaje drugiego powiadomienia. Więcej w artykule wysyłanie ogłoszeń klubowych.

Ogłoszenia drużyny: to, co dotyczy jednej drużyny

W drużynie trener publikuje w bloku Ogłoszenia na dashboardzie wpis typu Ogłoszenie, Ankieta albo Zadanie. Zawodnicy głosują albo przy zadaniu stukają Ja to zrobię. Publikuje tylko trener, więc lista pozostaje krótka. To jest też w abonamencie Coach dla jednej drużyny; zobacz ogłoszenia, ankiety i zadania.

Terminarz i strona internetowa

Treningi, mecze i inne wydarzenia znajdziesz na ekranie Terminarz. Dzięki opcji Synchronizuj kalendarz zawodnicy i rodzice subskrybują w kalendarzu telefonu kalendarz drużyny, więc treningi i mecze same pojawiają się w ich własnym kalendarzu. Koach nie tworzy stron internetowych, ale w panelu klubu jest karta Dodaj Koach na stronę klubu: gotowy tekst i kod HTML, na przykład na stronę dla nowych członków, z wyjaśnieniem, że zawodnicy i rodzice korzystają z Koach za darmo.

Newsletter klubu: szablon i rytm

Newsletter, który członkowie otwierają, jest krótki, przychodzi w stałym terminie i zaczyna się od tego, co czytelnik ma zrobić. Ten szablon pasuje do e-maila klubowego bez formatowania i tak samo do programu do newsletterów:

1. Temat z najważniejszą sprawą. Nie "Newsletter", tylko "Szukamy wolontariuszy na turniej klubowy, i nowe godziny treningów".
2. Zadania na górze. Co czytelnik ma zrobić i do kiedy? Najwyżej trzy punkty.
3. Kalendarz na najbliższe tygodnie. Wydarzenia klubowe, turnieje i walne zebranie. Mecze poszczególnych drużyn są już w terminarzu drużyny; ich nie powtarzasz.
4. Z drużyn. Kilka zdań na drużynę albo jedna drużyna w centrum uwagi. Poproś trenerów o jedno zdanie, nie o relację.
5. Wolontariusze i dyżury. Kogo szukacie i do kogo się zgłosić.
6. Od zarządu. Decyzje, składki i nowe ustalenia.
7. Zakończenie z kontaktem. Do kogo zwrócić się z pytaniami. W Koach raz ustawiasz w polu Odpowiedzi na adres, na który trafiają odpowiedzi na e-mail klubowy.

Jeśli chodzi o rytm, wystarczą trzy warstwy. Stale: newsletter w stały dzień, na przykład w pierwszym tygodniu każdego miesiąca, i wiadomość do drużyny przed każdym meczem. Wokół sezonu: wiadomość na start ze składami drużyn, godzinami treningów i ustaleniami, a na koniec podsumowanie z datą walnego zebrania. Przy zmianie: ogłoszenie klubowe albo ogłoszenie drużyny od razu, bez czekania na kolejny newsletter.

Czego Koach nie robi i dla kogo się nadaje

• Brak czatu. Koach nie ma rozmów grupowych, prywatnych wiadomości ani komentarzy pod wiadomością; zawodnicy tylko głosują w ankiecie albo biorą zadanie. Grupa na WhatsAppie może więc zostać dla atmosfery.
• E-mail klubowy to zwykły tekst. Piszesz wiadomość bez własnego formatowania, zdjęć i załączników; dokument udostępniasz linkiem.
• Tylko osoby z kontem. E-mail klubowy i ogłoszenia klubowe trafiają do osób z kontem w Koach w drużynie klubu. Do sponsorów, byłych zawodników i członków, których jeszcze nie zaproszono, w ten sposób nie dotrzesz.
• Bez strony internetowej i bez ewidencji członków. Koach nie tworzy strony klubu i nie zastępuje waszej ewidencji członków; importu członków z pliku nie ma.
• Powiadomienia push tylko w aplikacji. Kto korzysta z Koach w przeglądarce, nie dostaje powiadomień push.

Koach Club pasuje do klubu siatkarskiego z kilkoma drużynami, rodzicami, którzy śledzą wiadomości, i zarządem, który dziś sam prowadzi listy adresów albo wkleja tę samą wiadomość osobno do grupy każdej drużyny. Nie pasuje, jeśli Twój klub ma kilka sekcji sportowych i chce dotrzeć do wszystkich jednym kanałem, bo Koach jest tylko do siatkówki. Ani wtedy, gdy wysyłasz głównie newsletter z grafiką do szerokiej listy, ani gdy jesteście jedną drużyną: wtedy wystarczą Ci ogłoszenia drużyny w Coach.

Ile kosztuje Koach Club?

Club kosztuje 9,99 € miesięcznie albo 8,33 € miesięcznie w planie rocznym, za dowolną liczbę drużyn i trenerów. E-mail klubowy, ogłoszenia klubowe i panel klubu są w cenie, a zawodnicy i rodzice korzystają z Koach za darmo. Od czterech drużyn Club wychodzi też taniej niż abonament Coach dla każdej drużyny (4 × 2,99 € = 11,96 € miesięcznie). W App Store i Google Play widzisz cenę w swojej walucie. Club nie ma okresu próbnego: przez formularz na stronie dla klubów umawiasz spotkanie zapoznawcze, a potem razem z Tobą konfigurujemy klub. Jeśli najpierw chcesz wypróbować tylko ogłoszenia drużyny, zacznij od Coach dla jednej drużyny: 2,99 € miesięcznie, 14 dni za darmo i bez karty kredytowej. Wszystkie kwoty są na stronie z cennikiem.

Częste pytania

Czytaj dalej

Jak wysłać mail do wszystkich członków klubu sportowego Komunikaty klubowe: jedna wiadomość do wszystkich drużyn Alternatywa dla WhatsAppa w klubie: grupa czy aplikacja?

Zobacz 200 ćwiczeń siatkarskich z animacją Pobierz pełny plan treningowy na 8–28 tygodni