Plan de comunicación de un club deportivo: cada mensaje, su canal

El plan de comunicación de tu club deportivo empieza con una pregunta honesta: ¿por qué una parte de los miembros no se entera de que hoy el pabellón está cerrado? Muchas veces el problema no es el mensaje sino el camino: todo pasa mezclado por los mismos canales. Aquí ves cómo elegir un canal por público y por tipo de mensaje, y qué hace Koach Club.

¿Qué incluye el plan de comunicación de un club deportivo?

Un plan de comunicación no tiene que ser un documento largo. A un club deportivo le basta un resumen que responda a cuatro preguntas y que conozcan la junta directiva, los entrenadores y los equipos:

• ¿Para quién es el mensaje? Todos los miembros, solo las familias, solo los entrenadores o un equipo. Cuanto más concreto el público, más probable es que lo lean.
• ¿Por qué canal? Un sitio fijo para cada tipo de mensaje, para que nadie tenga que mirar en tres lugares.
• ¿Quién lo envía? La junta para el club, el entrenador para el equipo. Deja claro también quién lo sustituye si el secretario está fuera unas semanas.
• ¿Con qué ritmo? Lo que se repite de forma fija, como el boletín, y lo que solo sale cuando hay un cambio.

Empieza por los públicos, porque ahí es donde suele fallar. Quien lo envía todo a todos enseña a la gente a saltarse los mensajes. Los jugadores quieren saber cuándo y dónde tienen que estar. Las familias de los jugadores jóvenes organizan el transporte, los turnos y los pagos, y con los más pequeños son el verdadero destinatario. Los entrenadores necesitan el reparto de pistas y la reunión técnica, que no pintan nada en la carta a los socios. Los equipos tienen su propio ritmo de horas de convocatoria y de quién conduce. Y los nuevos miembros, los patrocinadores y los antiguos socios leen sobre todo la web.

Dos reglas lo completan: lo que está en el calendario manda, y cada mensaje tiene un solo remitente. Dos personas que mandan cada una su versión crean dos verdades. El plan forma parte de los acuerdos del inicio de temporada; mira también la lista para organizar la temporada de voleibol.

¿Qué mensaje va por qué canal?

Puedes usar este cuadro como núcleo de tu plan de comunicación. La tercera columna muestra dónde está en Koach, y dónde no.

Los canales, comparados con honestidad

Koach lo hacemos nosotros. Lee esto, por tanto, como el texto de una parte interesada; por eso empezamos por lo que los otros canales hacen mejor.

• La web es el único canal que llega también a quien todavía no es socio. Los horarios de entrenamiento, las personas de contacto, cómo llegar al pabellón y cómo hacerse socio van ahí; qué más debe incluir lo contamos en la web de tu club de voleibol.
• Un programa de boletines aparte está hecho para diseñar con fotos, columnas y botones. Tú gestionas la lista, así que llegas también a patrocinadores, antiguos socios y familias sin cuenta. A cambio, alguien tiene que mantener esa lista, al margen de los equipos.
• El grupo de WhatsApp es rápido e informal, y para el buen ambiente es el sitio adecuado. Para los acuerdos se queda corto: lo importante se pierde entre todo lo demás. Qué cubre un grupo y qué no, lo explicamos en la alternativa a WhatsApp para tu club.
• Una app de equipo da a los acuerdos de cada equipo un sitio fijo: confirmaciones, calendario y avisos. Qué apps existen para eso está en apps de comunicación para equipos deportivos comparadas.
• El correo y los avisos del club en Koach cuelgan de los mismos equipos y cuentas que el resto de la app. Quien está en un equipo forma parte del público correcto sin más, y nadie tiene que mantener una lista de direcciones. La otra cara: quien no tiene cuenta de Koach no recibe nada.

Lo que hace Koach Club en cada canal

Koach es una app para equipos y clubes de voleibol. Con Koach Club tienes tres canales de mensajes en una sola app, cada uno para un tipo de mensaje, además del calendario compartido. El correo y los avisos del club se envían desde un rol del club, como Administrador del club o Miembro de la junta; un entrenador sin rol en el club solo publica mensajes en su propio equipo.

Correo del club: el boletín desde vuestra propia dirección

En el panel del club está el apartado Correo. En Para eliges Todos los miembros, Solo los miembros, Solo los juveniles, Solo los padres, Solo los entrenadores o un grupo que hayas creado en Organización, como los voluntarios del torneo del club. Los jugadores jóvenes a menudo no tienen cuenta propia; para ellos, Solo los padres suele ser la mejor opción. El correo sale del dominio de vuestro club, no de Koach. Ese dominio lo vinculas una sola vez; cómo, lo explicamos en configurar el dominio de correo propio. Antes de enviar ves cuántos destinatarios tienen dirección de correo, y quien se da de baja del correo del club deja de recibirlo. Redactarlo y enviarlo paso a paso está en enviar un correo a todos los miembros.

Avisos del club: lo que cambia hoy

Un aviso del club se escribe una vez y llega a todo el club: entrenadores, jugadores y familias. En la app de iPhone y Android llega como notificación push, y en el perfil está la fila Avisos del club, donde se pueden volver a leer todos. Cada miembro decide con el interruptor Avisos del club si aparecen en su móvil. Si un mensaje deja de ser correcto, lo editas: aparece que se ha actualizado, y ningún móvil recibe una segunda notificación. Más en enviar avisos del club.

Avisos de equipo: lo que afecta a un equipo

Dentro de un equipo, el entrenador publica en el bloque Avisos del panel un Aviso, una Encuesta o una Tarea. Los jugadores votan o, en una tarea, pulsan Yo lo hago. Solo el entrenador publica, así que la lista sigue siendo corta. Esto también está en el plan Coach para un equipo; mira avisos, encuestas y tareas.

El calendario y la web

Los entrenamientos, los partidos y otras citas están en la Agenda. Con Sincronizar calendario, jugadores y familias suscriben el calendario de su móvil al del equipo, de modo que entrenamientos y partidos aparecen solos en su propio calendario. Koach no hace páginas web, pero en el panel del club está la tarjeta Pon Koach en la web del club: un texto y un HTML listos para, por ejemplo, la página para nuevos miembros, que explican que jugadores y familias usan Koach gratis.

Boletín del club: plantilla y ritmo

Un boletín que los miembros abren es corto, llega en un momento fijo y empieza por lo que el lector tiene que hacer. Esta plantilla sirve para un correo del club sin diseño y también para un programa de boletines:

1. Un asunto con lo más importante. No "Boletín", sino "Se buscan voluntarios para el torneo del club, y nuevos horarios de entrenamiento".
2. Las acciones arriba. ¿Qué tiene que hacer el lector y para cuándo? Tres puntos como mucho.
3. El calendario de las próximas semanas. Actividades del club, torneos y la asamblea general. Los partidos de cada equipo ya están en el calendario del equipo; no los repitas.
4. Desde los equipos. Unas líneas por equipo, o un equipo destacado. Pide a los entrenadores una frase, no una crónica.
5. Voluntarios y turnos. A quién se busca y a quién hay que avisar.
6. De la junta. Decisiones, cuotas y nuevos acuerdos.
7. Un cierre con contacto. A quién dirigirse con preguntas. En Koach indicas una vez en Respuestas a la dirección donde llegan las respuestas al correo del club.

Para el ritmo bastan tres capas. Fijo: el boletín en un día fijo, por ejemplo la primera semana de cada mes, y el mensaje al equipo antes de cada partido. En torno a la temporada: un mensaje de inicio con la composición de los equipos, los horarios y los acuerdos, y al final un resumen con la fecha de la asamblea general. Cuando hay un cambio: un aviso del club o un aviso de equipo en ese mismo momento, sin esperar al siguiente boletín.

Lo que Koach no hace, y para quién encaja

• Sin chat. Koach no tiene conversaciones de grupo, mensajes privados ni comentarios bajo un mensaje; los jugadores solo votan en una encuesta o aceptan una tarea. El grupo de WhatsApp puede seguir para el buen ambiente.
• El correo del club es texto sencillo. Escribes un mensaje sin diseño propio, fotos ni adjuntos; un documento lo compartes con un enlace.
• Solo quien tiene cuenta. El correo y los avisos del club llegan a personas con cuenta de Koach en un equipo del club. A patrocinadores, antiguos socios y miembros que aún no han sido invitados no llegas así.
• Sin web y sin gestión de socios. Koach no crea la web del club ni sustituye vuestro registro de socios; no se pueden importar miembros desde un archivo.
• Notificaciones push solo en la app. Quien usa Koach en el navegador no recibe notificaciones push.

Sí encaja Koach Club con un club de voleibol con varios equipos, familias que siguen los mensajes y una junta que ahora mantiene listas de direcciones a mano o pega el mismo mensaje en cada grupo de WhatsApp de equipo. No encaja si tu club tiene varias secciones deportivas y quiere llegar a todas por un solo canal, porque Koach es solo para voleibol. Tampoco si sobre todo envías un boletín con diseño a una lista amplia, o si sois un solo equipo: entonces te bastan los avisos de equipo de Coach.

¿Cuánto cuesta Koach Club?

Club cuesta 9,99 € al mes, u 8,33 € al mes con el plan anual, para equipos y entrenadores ilimitados. El correo del club, los avisos del club y el panel del club están incluidos, y jugadores y familias usan Koach gratis. A partir de cuatro equipos, Club sale además más barato que un plan Coach por equipo (4 × 2,99 € = 11,96 € al mes). Club no tiene periodo de prueba: con el formulario de la página para clubes concertáis una presentación, y después configuramos el club contigo. Si primero quieres probar solo los avisos de equipo, empieza con Coach para un equipo: 2,99 € al mes, 14 días gratis y sin tarjeta de crédito. Todos los importes están en la página de precios.

Preguntas frecuentes

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