Communicatieplan vereniging: welk bericht via welk kanaal?

Een communicatieplan voor je vereniging begint met een eerlijke vraag: waarom mist een deel van de leden het bericht dat de zaal dicht is? Vaak ligt het niet aan het bericht maar aan de route: alles loopt door elkaar via dezelfde kanalen. Hier lees je hoe je per doelgroep en per bericht één kanaal kiest, en wat Koach Club doet.

Wat staat er in een communicatieplan voor een vereniging?

Een communicatieplan hoeft geen dik beleidsstuk te zijn. Voor een sportvereniging volstaat één overzicht dat vier vragen beantwoordt, en dat het bestuur, de trainers en de teams kennen:

• Voor wie is het bericht? Alle leden, alleen de ouders, alleen de trainers of één team. Hoe smaller de doelgroep, hoe groter de kans dat het gelezen wordt.
• Via welk kanaal? Per soort bericht één vaste plek, zodat niemand op drie plekken hoeft te kijken.
• Wie verstuurt het? Het bestuur voor de club, de trainer voor het team. Leg ook vast wie het overneemt als de secretaris een paar weken weg is.
• In welk ritme? Wat vast terugkomt, zoals de nieuwsbrief, en wat alleen bij een wijziging uitgaat.

Begin bij de doelgroepen, want daar gaat het meestal mis. Wie alles naar iedereen stuurt, leert mensen om berichten over te slaan. Spelende leden willen weten wanneer en waar ze moeten zijn. Ouders van jeugdleden regelen vervoer, diensten en betalingen, en zijn bij jonge spelers de echte ontvanger. Trainers hebben de zaalindeling en het technisch overleg nodig, wat niet in de ledenbrief hoort. Teams hebben hun eigen ritme van verzameltijden en wie er rijdt. En nieuwe leden, sponsors en oud-leden lezen vooral de website.

Twee spelregels maken het af: wat in de agenda staat, is leidend, en elk bericht heeft één afzender. Twee mensen die elk hun eigen versie sturen, leveren twee waarheden op. Het plan hoort bij de afspraken aan het begin van het seizoen; zie ook de checklist voor het volleybalseizoen.

Welk bericht via welk kanaal?

Dit overzicht kun je als kern van je communicatieplan overnemen. De derde kolom laat zien waar het in Koach zit, en waar niet.

De kanalen eerlijk vergeleken

Wij maken Koach. Lees dit dus als een stuk van een partij met belang; daarom eerst wat de andere kanalen beter doen.

• De website is het enige kanaal dat ook mensen bereikt die nog geen lid zijn. Trainingstijden, contactpersonen, de route naar de zaal en hoe je lid wordt, horen daar; wat er verder op hoort, lees je bij de website van je volleybalvereniging.
• Een apart nieuwsbriefprogramma is gemaakt voor opmaak met foto's, kolommen en knoppen. Je beheert zelf de lijst, dus je bereikt ook sponsors, oud-leden en ouders zonder account. Daar staat tegenover dat iemand die lijst bijhoudt, los van de teams.
• De appgroep is snel en informeel, en voor de gezelligheid de juiste plek. Voor afspraken schiet hij tekort: wat belangrijk is, zakt weg tussen de rest. Wat een groep wel en niet overneemt, lees je bij het WhatsApp-alternatief voor je vereniging.
• Een teamapp geeft de afspraken per team een vaste plek: aanmelden, agenda en mededelingen. Welke apps daarvoor bestaan, staat in communicatie-apps voor sportteams vergeleken.
• Clubmail en clubmeldingen in Koach hangen aan dezelfde teams en accounts als de rest van de app. Wie in een team staat, zit vanzelf in de juiste doelgroep, en niemand hoeft een adreslijst bij te houden. De keerzijde: wie geen Koach-account heeft, krijgt niets.

Wat Koach Club per kanaal doet

Koach is een app voor volleybalteams en volleybalverenigingen. Met Koach Club heb je drie berichtkanalen in één app, elk voor een eigen soort bericht, en daarnaast de gedeelde agenda. Clubmail en clubmeldingen verstuur je vanuit een clubrol, zoals clubbeheerder of bestuurslid; een trainer zonder clubrol plaatst alleen berichten in zijn eigen team.

Clubmail: de nieuwsbrief vanaf jullie eigen adres

In het clubdashboard staat het onderdeel E-mail. Bij Naar kies je Alle clubleden, Alleen de leden, Alleen de jeugd, Alleen de ouders, Alleen de trainers of een groep die je bij Organisatie hebt aangemaakt, zoals de vrijwilligers van het clubtoernooi. Jonge spelers hebben vaak geen eigen account; voor hen is Alleen de ouders meestal de betere keuze. De mail komt van het domein van jullie vereniging, niet van Koach. Dat domein koppel je één keer; hoe, staat bij het eigen maildomein instellen. Voor je verstuurt, zie je hoeveel ontvangers een e-mailadres hebben, en wie zich voor clubmail afmeldt, krijgt hem niet meer. Het opstellen en versturen staat stap voor stap bij een mail naar alle leden sturen.

Clubmeldingen: wat vandaag verandert

Een clubmelding schrijf je één keer en hij gaat naar iedereen in de club: trainers, spelers en ouders. In de iPhone- en Android-app komt hij binnen als pushmelding, en in het profiel staat de rij Clubmeldingen, waar alles terug te lezen is. Ieder lid bepaalt zelf met de schakelaar Clubmeldingen of ze op zijn telefoon verschijnen. Klopt een bericht niet meer, dan pas je het aan: er komt bij te staan dat het is bijgewerkt, en niemands telefoon krijgt er een tweede melding van. Meer bij clubmeldingen versturen.

Teammededelingen: wat één team aangaat

Binnen een team plaatst de trainer in het blok Mededelingen op het dashboard een Mededeling, een Poll of een Taak. Spelers stemmen, of tikken bij een taak op Ik doe het. Alleen de trainer plaatst berichten, dus de lijst blijft kort. Dit zit ook in het Coach-abonnement voor één team; zie mededelingen, polls en taken.

De agenda en de website

Trainingen, wedstrijden en losse afspraken staan in de Agenda. Met Agenda synchroniseren abonneren spelers en ouders hun telefoonagenda op die van het team, zodat trainingen en wedstrijden vanzelf in hun eigen agenda verschijnen. Een website maakt Koach niet, maar in het clubdashboard staat de kaart Zet Koach op je clubsite: een kant-en-klare tekst en HTML voor bijvoorbeeld de pagina voor nieuwe leden, met de uitleg dat spelers en ouders Koach gratis gebruiken.

Nieuwsbrief voor je vereniging: sjabloon en ritme

Een nieuwsbrief die leden openen, is kort, komt op een vast moment en begint met wat de lezer moet doen. Dit sjabloon past in een clubmail zonder opmaak en net zo goed in een nieuwsbriefprogramma:

1. Een onderwerpregel met de belangrijkste zaak. Niet "Nieuwsbrief", maar "Vrijwilligers gezocht voor het clubtoernooi, en nieuwe trainingstijden".
2. Actiepunten bovenaan. Wat moet de lezer doen, en voor wanneer? Hooguit drie punten.
3. De agenda van de komende weken. Clubactiviteiten, toernooien en de ledenvergadering. De wedstrijden per team staan al in de teamagenda; die herhaal je niet.
4. Uit de teams. Een paar regels per team, of één team uitgelicht. Vraag de trainers om een zin, niet om een verslag.
5. Vrijwilligers en diensten. Wie er gezocht wordt en bij wie je je meldt.
6. Van het bestuur. Besluiten, contributie en nieuwe afspraken.
7. Een afsluiting met contact. Bij wie je terecht kunt met vragen. In Koach zet je één keer bij Antwoorden naar het adres waar reacties op de clubmail binnenkomen.

Voor het ritme volstaan drie lagen. Vast: de nieuwsbrief op een vaste dag, bijvoorbeeld in de eerste week van elke maand, en het teambericht voor elke wedstrijd. Rond het seizoen: een startbericht met de teamindeling, de trainingstijden en de afspraken, en aan het eind een terugblik met de datum van de ledenvergadering. Bij een wijziging: een clubmelding of teammededeling op het moment zelf, zonder te wachten op de volgende nieuwsbrief.

Wat Koach niet doet, en voor wie het past

• Geen chat. Koach heeft geen groepsgesprekken, privéberichten of reacties onder een bericht; spelers stemmen alleen op een poll of nemen een taak aan. De appgroep mag dus blijven voor de gezelligheid.
• Clubmail is gewone tekst. Je typt een bericht zonder eigen opmaak, foto's of bijlagen; een document deel je met een link.
• Alleen wie een account heeft. Clubmail en clubmeldingen gaan naar mensen met een Koach-account in een team van de club. Sponsors, oud-leden en leden die nog niet zijn uitgenodigd, bereik je zo niet.
• Geen website en geen ledenadministratie. Koach maakt geen clubsite en vervangt je ledenadministratie niet; leden importeren uit een bestand kan niet.
• Pushmeldingen alleen in de app. Wie Koach in de browser gebruikt, krijgt geen pushmeldingen.

Wel past Koach Club bij een volleybalvereniging met meerdere teams, ouders die meelezen en een bestuur dat nu zelf adreslijsten bijhoudt of hetzelfde bericht in elke teamappgroep apart plakt. Niet past het als je vereniging meerdere sporten heeft en alle afdelingen via één kanaal wil bereiken, want Koach is alleen voor volleybal. Ook niet als je vooral een vormgegeven nieuwsbrief naar een brede lijst stuurt, of als je één team bent: dan heb je aan de teammededelingen in Coach genoeg.

Wat kost Koach Club?

Club kost € 9,99 per maand, of € 8,33 per maand bij een jaarabonnement, voor onbeperkt teams en trainers. Clubmail, clubmeldingen en het clubdashboard zitten erin, en spelers en ouders gebruiken Koach gratis. Vanaf vier teams is Club ook goedkoper dan een Coach-abonnement per team (4 × € 2,99 = € 11,96 per maand). Op Club zit geen proefperiode: via het formulier op de clubpagina plan je een kennismaking, en dan zetten we de vereniging samen met je op. Wil je eerst alleen de teamberichten proberen, begin dan met Coach voor één team: € 2,99 per maand, 14 dagen gratis en zonder creditcard. Alle bedragen staan op de prijzenpagina.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Een mail naar alle leden van je sportvereniging sturen Clubmeldingen: één bericht naar alle teams van de club WhatsApp-alternatief voor je vereniging: groep of teamapp?

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken