“Twee trainingen, een wedstrijd en een groepsapp die nooit stil is”
Volleybalcoach Dennis Boekhout rekent hardop voor wat een week met een jeugdteam hem kost, wat hij weggeeft en wat hij expres niet meer doet.
Coachen naast een baan klinkt op papier overzichtelijk: twee avonden de zaal in, en in het weekend een wedstrijd. In de praktijk begint de avond een half uur eerder, eindigt hij een kwartier later, en loopt er de hele week een groepsapp doorheen met vragen over vervoer, afmeldingen en tijden. Bijna iedere amateurcoach doet dit naast een volledige baan.
Dennis Boekhout coacht een jeugdteam en bouwde Koach. In dit gesprek rekent hij zijn week voor: waar de uren heen gaan, wat er binnen twee minuten klaar is, en waarom hij niet belooft dat een app je tijd teruggeeft.
Laten we bij het begin beginnen. Hoeveel tijd kost dit team je in een gewone week?
“Op papier niets. Twee avonden de zaal in, half acht, anderhalf uur. En in het weekend een wedstrijd. Als iemand op een verjaardag vraagt wat coachen kost, zeg ik dat, en dan knikt iedereen: dat is toch te doen.
“Alleen klopt het niet. Ik ben er een half uur eerder omdat er nog een groep in de zaal staat en ik de netten wil zetten. Na afloop blijf ik altijd staan, want er is altijd iemand die iets kwijt wil. Reistijd erbij, en een training van anderhalf uur is een avond van drie uur. Twee keer drie, plus een wedstrijddag die zomaar een halve zaterdag opeet.”
En daar komt nog meer bij?
“Het voorbereiden. Ik wil niet om kwart over zeven in de auto bedenken wat we gaan doen, dus ergens in de week zit ik een half uur na te denken over waar we aan werken. Voor een wedstrijd kijk ik naar de opstelling en naar wie er in vorm is. Dat is het leuke deel, maar het is wel tijd.
“Tel alles bij elkaar op en ik zit in een gewone week op een uur of tien. Dat is geen klaagzang, ik doe het vrijwillig en ik doe het graag. Maar het is wel het getal dat niemand noemt als hij vraagt of je ‘ook nog iets met volleybal doet’.”
Welk deel daarvan was pure administratie, voordat je ging bouwen?
“Van de uren buiten de zaal ongeveer de helft. En dat is het zure, want die helft maakte geen enkele speler beter. Ik hield de aanwezigheid bij in een spreadsheet, het rijden in een notitie op mijn telefoon, mijn observaties in een blocnote en de rest gebeurde in de groepsapp.
“Het ergste was het teruglezen. Iemand meldt zich op dinsdag af, ergens in een gesprek met veertig berichten, en op zaterdag sta ik te scrollen om te zien wie er nou was. Dat is geen coachen. Dat is bijhouden wat er al gebeurd is.”
En toen ging je zelf bouwen. Dat kost ook tijd.
“Zeker, en ik ga niet doen alsof dat een slimme tijdsinvestering was. [lacht] Maar ik ben wel begonnen met een eerlijke lijst: wat doe ik elke week, en welke van die handelingen maakt een speler beter? Alles wat op die tweede vraag ‘nee’ scoorde moest korter, weg, of naar iemand anders.”
Wat is er nu binnen twee minuten klaar?
“De aanwezigheid. Ik loop de lijst langs voordat ik de zaal uit ben: per speler één tik voor aanwezig, afgemeld met bericht of afwezig. Onderaan staat hoeveel er waren, en het telt meteen door in het aanwezigheidspercentage van het seizoen. Twee minuten, in de zaal, klaar.
“Vroeger deed ik dat thuis, op zondag, uit mijn hoofd. Dan was het geen twee minuten meer maar twintig, en klopte het ook nog eens half. Dat is het echte verschil: niet dat het sneller gaat, maar dat het al klaar is voordat ik in de auto zit.”
Door de week open je de app ook gewoon. Waar begin je dan?
“Op het beginscherm. Daar staat het teamdoel, de mededelingen die ik heb gestuurd, de taken waar nog niemand op heeft gereageerd en de aanwezigheid van het seizoen per speler. Ik hoef niet in vier schermen te gaan kijken wat er nog ligt.
“En dat scherm is ook een spiegel, hè. Staat er een wedstrijd zonder uitslag en een training zonder aanwezigheid, dan loop ik gewoon achter. Niet leuk, maar wel eerlijker dan een leeg scherm dat doet alsof alles af is.”
Je zegt dat je dingen weggeeft. Wat dan bijvoorbeeld?
“De aanmeldingen, om te beginnen. Spelers melden zich zelf aan voor trainingen en wedstrijden, en wie wil kan zich in één keer voor alle trainingen aanmelden. Ik tel niet meer, ik kijk. Wie zich afmeldt kan er een bericht bij zetten, en dat staat dan bij die training in plaats van halverwege een groepsgesprek.
“Dat scheelt me geen uren per week, maar het scheelt me het onthouden. Ik hoef niet meer in mijn hoofd te houden wie zich dinsdag heeft afgemeld en waarom.”
En het scoren en het rijden?
“Het scoren geef ik weg als er iemand is die het wil doen. Je machtigt een lid met een gekoppeld account, en diegene houdt op zijn eigen telefoon de score en de statistieken bij. Ik sta dan te coachen in plaats van te tikken, en na afloop staat de wedstrijd gewoon in de app.
“Het rijden gaat via een rijpool: wie kan er rijden en met hoeveel plekken, en daar maakt de app een schema van. Lukt dat niet, dan zet ik het als taak op het beginscherm en kan iemand ‘Ik doe het’ aantikken. Drie keer vragen in de groepsapp wie er rijdt — daar ben ik van af.”
En wat doe je expres niet meer?
“Ik schrijf niet meer voor elke training een heel programma uit. Ik zet één focus voor die avond — serveren, receptie, rotaties — met de oefeningen die daarbij horen. En de trainingen zelf plan ik in één keer voor de hele periode in, want ze staan toch elke week op dezelfde avond.
“Ik analyseer ook niet meer elke wedstrijd tot op de bodem. De cijfers staan er wel, maar ik pak er één ding uit. Als je alles bekijkt, doe je met niets iets, en dan was het alsnog verspilde tijd.”
Eerlijke vraag: geeft Koach je tijd terug?
“Nee. Niet zoals dat meestal wordt verkocht. De zaaltijd blijft de zaaltijd, de rit naar een uitwedstrijd blijft een uur, en een speler die iets kwijt wil heeft nog steeds mijn kwartier nodig. Daar is geen knop voor, en die wil ik ook niet.
“Wat wél is veranderd is waar die uren naartoe gaan. Het deel dat administratie was, is een stuk kleiner geworden. Het lekt nu vooral nog weg in de dingen waar geen app iets aan verandert: reizen, wachten, en het gesprek dat je met een speler wilt voeren.”
Tot slot: wat zeg je tegen een coach die het bijna niet meer volhoudt naast zijn werk?
“Geef deze maand één ding weg. Niet vijf, één. Kies het ding waar je het chagrijnigst van wordt — bij mij was dat het rijden regelen — en leg het bij iemand anders neer of laat het de app doen.
“En plan niks wat je toch niet gaat doen. Een half ingevuld systeem kost meer energie dan geen systeem. Hou je de aanwezigheid niet elke week bij, hou hem dan gewoon niet bij. Het is geen examen. Je bent een vrijwilliger met een team dat op je rekent, en dat is al genoeg.”
Minder bijhouden, meer coachen
Benieuwd waar jouw week heen gaat? Zet je team in Koach, laat spelers zich zelf aanmelden en vink de aanwezigheid af in de zaal in plaats van thuis op zondag.
Probeer Koach gratis