Agenda trainersoverleg: sjabloon en voorbereiding per team
Het korte antwoord
Een bruikbare agenda voor het trainersoverleg heeft vijf vaste punten: actiepunten van vorige keer, een rondje teams, één inhoudelijk thema, praktische zaken en nieuwe afspraken met een naam erbij. Het rondje teams bereid je vooraf voor: in Koach Club lees je per team de opkomst, de verslagen en de signalen.
Je zoekt een agenda voor het trainersoverleg die je elke keer opnieuw kunt gebruiken, en een manier om niet het halve overleg kwijt te zijn aan de vraag hoe het bij iedereen gaat. Hieronder staat het sjabloon, en daarna hoe je vooraf uit de teams haalt wat je aan tafel moet weten.
Agenda voor het trainersoverleg: het sjabloon in vijf punten
Een trainersoverleg is het moment waarop alle trainers van de club samen aan tafel zitten: de hoofdtrainer of jeugdcoördinator, de trainers van de senioren en de jeugd, soms een assistent. Het doel is afstemmen en signaleren, niet beslissen over teams; dat doet de technische commissie. Dit sjabloon past in 75 minuten:
- Opening en actiepunten van vorige keer (10 minuten). Loop de afspraken van het vorige overleg langs: wat is gedaan, wat schuift door en wat vervalt. Begin hier, anders komen dezelfde punten elke keer terug zonder dat iemand merkt dat ze blijven liggen.
- Rondje teams (25 minuten). Niet elk team doet een volledig verhaal. De teams waar iets afwijkt komen uitgebreid aan bod, in een volgorde die je vooraf hebt bepaald. Een team zonder bijzonderheden krijgt één zin.
- Eén inhoudelijk thema (20 minuten). Eén onderwerp, vooraf aangekondigd: de warming-up bij de jeugd, receptie trainen met weinig spelers, of een trainer die een oefening laat zien die bij hem werkt. Eén thema krijg je af, drie niet.
- Praktische zaken (10 minuten). Zaaltijden, materiaal, wedstrijddagen en wie invalt als een trainer er niet is. Wat maar voor twee mensen geldt, regel je na afloop met die twee.
- Afspraken en volgende datum (10 minuten). Elk actiepunt krijgt een naam en een datum. Zet de datum van het volgende overleg meteen vast. De actiepunten van vandaag zijn de volgende keer punt 1.
Samen is dat 10 + 25 + 20 + 10 + 10 = 75 minuten. Het zwaartepunt ligt bewust bij het rondje teams en het thema: daar zit de reden dat je bij elkaar komt. Wil je de overleggen in je jaarplanning zetten, neem ze dan mee in je seizoensplanning, zodat de data er staan voordat de competitie begint.
Waarom het rondje teams zo vaak uitloopt
Iedereen vertelt over zijn eigen groep, van de nieuwe libero tot de zaal die te koud was, en na acht teams weet niemand meer wat er bij het tweede speelde. Het probleem is niet dat trainers te veel praten. Het probleem is dat niemand vooraf weet waar het over moet gaan.
De oplossing is voorbereiding. Wie het overleg voorzit, weet vooraf per team vier dingen:
- De opkomst. Zakt hij over de laatste weken, of was het één slechte avond?
- Het programma. Komt het team toe aan wat de trainer van plan was, of blijft er steeds een deel liggen?
- Wat de trainer zelf opschreef. De korte trainingsverslagen van de laatste avonden zeggen meer dan een samenvatting uit het hoofd.
- Spelers om op te volgen. Iemand die drie keer op rij weg was, of een notitie die de trainer zelf als opvolgen heeft gemarkeerd.
En één ding dat in geen enkel overzicht staat: hoe het met de trainer zelf gaat. Daar is de tafel voor.
Rondvraag of teamlogboek: twee manieren om het op te halen
De bekende manier om die informatie op te halen is een rondvraag. Een week voor het overleg krijgt elke trainer een mail of een bericht in de groepsapp met een paar vragen. Dat werkt zonder app en het vangt dingen die in geen logboek staan: een trainer die het zwaar heeft, gedoe met ouders, een speler die thuis iets meemaakt. Het nadeel is dat het de trainer elke keer een formulier kost, en wie het druk heeft, vult het niet in. Vaak is dat precies het team waarover je het wilt hebben.
Het teamlogboek in Koach Club draait dat om. Je haalt niets op, je leest wat de trainers toch al vastleggen: de aanwezigheid, wat er van het programma is gedaan, hun verslag en hun notities. Alleen staat er niets in als een trainer niets vastlegt, en een gevoel staat er nooit in. De beste voorbereiding is daarom allebei: het logboek voor de feiten, en één open vraag aan elke trainer.
| Wat je vooraf wilt weten | Rondvraag per mail of groepsapp | Teamlogboek in Koach Club |
|---|---|---|
| Opkomst per training | Als de trainer het bijhoudt en terugschrijft | Ja, het aantal aanwezigen, als de trainer het invult |
| Wat er van het programma is gedaan | Uit het geheugen van de trainer | Ja, per blok gedaan, deels of niet |
| Het verslag van de trainer | Als hij de vragen beantwoordt | Ja, als hij na de training een verslag schrijft |
| Welke teams aandacht vragen | Zelf uitzoeken uit de antwoorden | Ja, de signalen staan bovenaan |
| Hoe het met de trainer gaat | Ja, als je ernaar vraagt | Nee |
| Extra werk voor de trainer | Een formulier per overleg | Geen, als hij al bijhoudt |
Zo bereid je het trainersoverleg voor in Koach Club
Stap 1: zet het overleg in de agenda
Open de Agenda, tik op Nieuwe afspraak en kies Anders. Vul de datum en een titel in, kies bij de soort Trainersoverleg en zet de plek bij Locatie. In het vak voor informatie of instructies zet je de vijf agendapunten. Wie de teamagenda aan zijn telefoon heeft gekoppeld met Agenda synchroniseren, ziet het overleg daar ook.
Drie dingen om te weten. Een losse afspraak staat in de agenda van één team en is voor het hele team of voor één teamlid; een keuze voor alleen de trainers is er niet. Je spelers en hun ouders zien het trainersoverleg dus in hun agenda, met de titel en de locatie, en bij het opslaan gaat er een melding met de titel naar het team; openen kunnen ze de afspraak niet. De toelichting gaat wel mee naar de gekoppelde telefoonagenda van wie zich op de teamagenda abonneert: zet daar dus alleen de agendapunten, geen opmerkingen over teams of spelers. En er is geen clubagenda die één afspraak in alle teams tegelijk zet: elke trainer zet het overleg in zijn eigen teamagenda. Hoe zo'n afspraak verder werkt, staat bij een losse afspraak in de teamagenda.
Stap 2: lees een paar dagen vooraf de signalen
Ga naar Profiel, dan Clubdashboard, en open het tabblad Teamlogboek. Bovenaan staat hoeveel van je teams aandacht vragen, en daaronder de teams met de meeste signalen eerst, zoals een lage opkomst, een training zonder verslag of spelers die drie trainingen op rij afwezig waren. Die volgorde is meteen de volgorde van je rondje teams. Een team zonder signaal krijgt geen oranje getal en geen signaalregels: onder zijn naam staan alleen de laatste en de volgende training, en de opkomst als die is bijgehouden. Dat team krijgt aan tafel die ene zin. Wat elk signaal precies meet, staat in het signalenblok van het clubdashboard.
Koach Club zetten we samen met je op. Op Club zit geen proefperiode: laat je gegevens achter, dan laten we zien hoe het teamlogboek en de signalen werken en zetten we je vereniging samen met je op. Coach je zelf één team, dan probeer je de app 14 dagen gratis.
Plan een kennismaking Begin met je eigen teamStap 3: open het logboek van de teams bovenaan
Tik op een teamnaam. Staan er trainingen gepland, dan zie je eerst onder Staat gepland hoeveel blokken het programma heeft, of Nog geen programma. Daaronder staan onder Gegeven trainingen de laatste twaalf trainingen, de nieuwste bovenaan; oudere haal je erbij met Oudere trainingen tonen. Per avond staat er één regel: hoeveel spelers er waren, hoeveel blokken van het programma er gedaan zijn en of er een verslag is. Klap een avond open voor het programma met de gedaan-stand, het verslag en de notities die de trainers die avond over spelers maakten. Van de aanwezigheid zie je alleen het aantal, niet wie er ontbrak, en de beoordelingen van spelers staan er niet in.
Stap 4: maak er per team één regel van
Schrijf voor punt 2 van de agenda per team één regel: wat valt op, en welke vraag stel je de trainer. Bijvoorbeeld: de opkomst zakt al een paar weken en de programma's worden steeds maar deels gedaan; vraag of het aan de zaaltijd ligt of aan een te vol programma. Zo begint het gesprek met een vraag en niet met een oordeel, en weet de trainer waar het over gaat.
Ook het thema kan doorwerken. Laat de trainer die een werkende training liet zien, hem opslaan met Bewaar als sjabloon. De andere trainers in de club nemen hem over via Plan kopiëren, onder Van andere teams in de club.
Wie leest mee: de technisch manager
Het teamlogboek en de signalen zijn te zien voor drie clubrollen: de clubbeheerder, een bestuurslid en de technisch manager. Die laatste past het best bij een trainersoverleg. Hij leest mee in de trainingen, verslagen en notities van alle teams, verandert nergens iets en ziet geen contactgegevens. Heeft degene die het overleg voorbereidt nog geen rol als clubbeheerder of bestuurslid, laat de clubbeheerder hem dan onder Beheerders de rol Technisch manager geven. Dan kan hij meelezen zonder iets te kunnen wijzigen. Wat die rol wel en niet mag, staat bij de technisch manager als clubrol.
Zeg ook gewoon tegen je trainers dat de clubleiding hun verslagen en hun notities over spelers kan lezen. Onder Na de training en onder Notities van deze training staat dat in de app al, maar wie het in het overleg hoort, weet waar hij aan toe is. En lees het als het werk van de trainer, niet als zijn beoordeling.
Kijk drie dagen vooraf, niet op de avond zelf. Dan heb je nog tijd om een trainer apart te bellen over iets dat niet in de groep hoort, zoals een notitie over één speler die hij als opvolgen heeft gemarkeerd. Niet alles wat in het logboek staat, hoort op de agenda.
Wat Koach niet doet bij een trainersoverleg
- Geen notulen en geen actiepuntenlijst. De agenda en de afspraken houd je bij in je eigen document; Koach levert de voorbereiding, niet het verslag van het overleg.
- Geen aanmelding voor het overleg. Een losse afspraak is informatief: er zitten geen aanmeldknoppen aan.
- Geen afspraak voor alleen de trainers en geen clubagenda voor alle teams tegelijk, zoals bij stap 1 staat.
- Geen inhoud zonder invoer. Het logboek laat zien wat trainers vastleggen. Tikt een trainer geen aanwezigheid af en schrijft hij geen verslag, dan staat er weinig.
- Niets wijzigen vanuit het clubdeel. Wie meeleest, kan geen verslag aanvullen of een markering weghalen; dat blijft bij de trainer van het team.
Voor wie dit past, en wat het kost
Het past bij een club met meerdere teams waar één persoon de trainersoverleggen voorbereidt (de hoofdtrainer, de jeugdcoördinator of de technisch manager) en de trainers hun trainingen al in Koach bijhouden. Dan is het rondje teams voorbereid voordat de eerste trainer binnenkomt.
Het past niet als je alleen een agenda-sjabloon zoekt: dat staat bovenaan dit artikel en is gratis te gebruiken. En het past niet als de trainers geen aanwezigheid of verslagen vastleggen, want dan heeft het logboek niets te laten zien.
Het teamlogboek, de signalen en de rol technisch manager horen bij Club: € 9,99 per maand, of € 8,33 per maand bij een jaarabonnement, voor onbeperkt teams en trainers. Club heeft geen proefperiode: via het formulier op de clubpagina plan je een kennismaking. Coach, voor één team, kost € 2,99 per maand en probeer je 14 dagen gratis; de afspraaksoort Trainersoverleg zit daar ook in, de clubmodule niet. Alle bedragen staan op de prijzenpagina.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak houd je een trainersoverleg?
Kies een vast ritme in plaats van een overleg als er iets is, bijvoorbeeld eens per zes tot acht weken tijdens het seizoen, plus één overleg voor de start en één na de laatste wedstrijd. Zet alle data aan het begin van het seizoen in de agenda. Een overleg dat pas gepland wordt als er iets misgaat, komt bijna altijd te laat.
Wat is het verschil tussen een trainersoverleg en de technische commissie?
In het trainersoverleg zitten alle trainers van de club om af te stemmen, ervaringen te delen en te signaleren wat er in de teams speelt. De technische commissie is een kleine groep die beslist: hoeveel teams er zijn, wie welk team traint en hoe de teams worden ingedeeld. Het trainersoverleg voedt die commissie met wat het ziet, maar beslist zelf niet over indelingen.
Kunnen trainers zien dat de clubleiding hun verslag leest?
Ze weten dat het kan, niet wanneer het gebeurt. Onder Na de training en onder Notities van deze training staat in de app dat de clubleiding (clubbeheerder, bestuur, technisch manager) het verslag en de notities over spelers ook kan lezen als het team bij een club hoort. Er komt geen melding op het moment dat iemand het logboek opent. Zeg het daarom ook in het overleg zelf, zodat niemand het pas merkt als zijn verslag aan tafel ter sprake komt.
Kan ik een afspraak alleen voor de trainers in de agenda zetten?
Niet als aparte groep. Een losse afspraak is voor het hele team of voor één teamlid, en de trainers van het team zien hem altijd. Met de soort Trainersoverleg is wel meteen duidelijk waar het om gaat, en spelers kunnen de afspraak niet openen. Wil je alle trainers van de club tegelijk uitnodigen, dan kan de clubbeheerder of het bestuur een clubmail sturen aan Alleen de trainers, als de clubmail is ingesteld.
Wat kost het teamlogboek in Koach?
Het teamlogboek, de signalen en de clubrollen horen bij Club: € 9,99 per maand, of € 8,33 per maand bij een jaarabonnement, voor onbeperkt teams en trainers. Spelers en ouders gebruiken Koach gratis. Club heeft geen proefperiode; via het formulier op de clubpagina plan je een kennismaking. Coach, voor één team, probeer je 14 dagen gratis, maar daar zit de clubmodule niet in.
Bereid je volgende trainersoverleg voor met Koach Club
Op Club zit geen proefperiode: vraag via de clubpagina een kennismaking aan, dan zetten we je vereniging samen met je op. Coach je zelf één team, begin dan hieronder 14 dagen gratis.
Start met KoachOf lees eerst wat de volleybal app voor coaches allemaal doet.