Riunione allenatori: ordine del giorno e preparazione

Cerchi un ordine del giorno per la riunione allenatori da riusare ogni volta, e un modo per non perdere metà riunione a chiedere a ciascuno come va. Qui sotto trovi il modello, e poi come ricavare dalle squadre, prima della riunione, quello che ti serve sapere al tavolo.

Riunione allenatori: l'ordine del giorno in cinque punti

La riunione allenatori è il momento in cui tutti gli allenatori della società si siedono insieme allo stesso tavolo: il responsabile tecnico o il coordinatore del settore giovanile, gli allenatori della prima squadra e delle giovanili, a volte un assistente. Lo scopo è coordinarsi e far emergere i problemi, non decidere sulle squadre; quello lo fa la commissione tecnica. Questo modello sta in 75 minuti:

1. Apertura e azioni della volta precedente (10 minuti). Ripassa gli accordi della riunione precedente: cosa è stato fatto, cosa slitta e cosa decade. Comincia da qui, altrimenti gli stessi punti tornano ogni volta senza che nessuno si accorga che restano fermi.
2. Giro delle squadre (25 minuti). Non tutte le squadre raccontano tutto. Le squadre dove qualcosa non torna vengono discusse a fondo, in un ordine che hai deciso prima. Una squadra senza novità si chiude in una frase.
3. Un solo tema tecnico (20 minuti). Un argomento, annunciato prima: il riscaldamento nelle giovanili, allenare la ricezione con pochi giocatori, o un allenatore che mostra un esercizio che con la sua squadra funziona. Un tema lo chiudi, tre no.
4. Questioni pratiche (10 minuti). Orari della palestra, materiale, giornate di gara e chi sostituisce quando manca un allenatore. Quello che riguarda solo due persone lo sistemi alla fine con quelle due.
5. Accordi e prossima data (10 minuti). Ogni azione ha un nome e una data. Fissa subito la data della prossima riunione. Le azioni di oggi sono il punto 1 della prossima volta.

In tutto fa 10 + 25 + 20 + 10 + 10 = 75 minuti. Il peso sta di proposito sul giro delle squadre e sul tema: è lì il motivo per cui vi riunite. Se vuoi inserire le riunioni nella programmazione annuale, mettile nella tua pianificazione della stagione, così le date ci sono prima che inizi il campionato.

Perché il giro delle squadre si allunga così spesso

Ognuno racconta del proprio gruppo, dal nuovo libero alla palestra troppo fredda, e dopo otto squadre nessuno ricorda più cosa succedeva nella seconda. Il problema non è che gli allenatori parlano troppo. Il problema è che nessuno sa prima di cosa si deve parlare.

La soluzione è la preparazione. Chi conduce la riunione sa in anticipo quattro cose di ogni squadra:

• Le presenze. Calano nelle ultime settimane, o è stata una serata storta?
• Il programma. La squadra riesce a fare quello che l'allenatore aveva previsto, o resta sempre indietro una parte?
• Quello che ha scritto l'allenatore. I brevi resoconti di allenamento delle ultime sedute dicono più di un riassunto fatto a memoria.
• Giocatori da seguire. Qualcuno che è mancato tre volte di fila, o una nota che l'allenatore stesso ha segnato come da seguire.

E una cosa che non compare in nessun riepilogo: come sta l'allenatore. Il tavolo serve a questo.

Giro di domande o registro squadra: due modi per raccogliere le informazioni

Il modo classico per raccogliere queste informazioni è un giro di domande. Una settimana prima della riunione ogni allenatore riceve una mail o un messaggio nel gruppo WhatsApp con qualche domanda. Funziona senza app e coglie cose che non stanno in nessun registro: un allenatore in difficoltà, attriti con i genitori, un giocatore che a casa sta passando un momento difficile. Lo svantaggio è che all'allenatore costa ogni volta un modulo, e chi ha poco tempo non lo compila. Spesso è proprio la squadra di cui vuoi parlare.

Il registro squadra di Koach Club ribalta la cosa. Non raccogli niente: leggi quello che gli allenatori registrano comunque, cioè le presenze, cosa è stato fatto del programma, il loro resoconto e le loro note. Solo che, se un allenatore non registra niente, non c'è niente, e uno stato d'animo non c'è mai. La preparazione migliore quindi è usarli entrambi: il registro per i fatti e una domanda aperta a ogni allenatore.

Come preparare la riunione allenatori in Koach Club

Passo 1: metti la riunione in agenda

Apri l'Agenda, tocca Nuovo appuntamento e scegli Altro. Inserisci la data e un titolo, scegli come tipo Riunione allenatori e indica il posto in Luogo. Nel campo per informazioni o istruzioni scrivi i cinque punti dell'ordine del giorno. Chi ha collegato l'agenda della squadra al telefono con Sincronizza calendario vede la riunione anche lì.

Tre cose da sapere. Un appuntamento singolo sta nell'agenda di una sola squadra ed è per tutta la squadra o per un solo membro; non esiste l'opzione solo per gli allenatori. I tuoi giocatori e i loro genitori vedono quindi la riunione allenatori nella loro agenda, con il titolo e il luogo, e al salvataggio la squadra riceve una notifica con il titolo; aprire l'appuntamento invece non possono. La descrizione però arriva nel calendario del telefono di chi è iscritto all'agenda della squadra: scrivici solo i punti dell'ordine del giorno, nessun commento su squadre o giocatori. E non c'è un'agenda della società che metta un appuntamento in tutte le squadre insieme: ogni allenatore inserisce la riunione nell'agenda della propria squadra. Come funziona un appuntamento così lo trovi in un appuntamento singolo nell'agenda della squadra.

Passo 2: leggi i segnali qualche giorno prima

Vai su Profilo, poi su Dashboard della società, e apri la scheda Registro squadra. In cima c'è quante delle tue squadre richiedono attenzione, e sotto le squadre con più segnali per prime, come presenze basse, un allenamento senza resoconto o giocatori mancati a tre sedute di fila. Quell'ordine è già l'ordine del tuo giro delle squadre. Una squadra senza segnali non ha il numero arancione né righe di segnale: sotto il nome ci sono solo l'ultima e la prossima seduta, e le presenze se sono state registrate. Al tavolo quella squadra si chiude in una frase. Cosa misura esattamente ogni segnale lo trovi nel blocco dei segnali della dashboard della società.

Passo 3: apri il registro delle squadre in cima

Tocca il nome di una squadra. Se ci sono allenamenti programmati, vedi prima in In programma quanti blocchi ha il programma, oppure Nessun programma. Sotto, in Sedute svolte, ci sono le ultime dodici sedute, la più recente in cima; quelle più vecchie le aggiungi con Mostra sedute precedenti. Per ogni seduta c'è una riga: quanti giocatori c'erano, quanti blocchi del programma sono stati fatti e se c'è un resoconto. Apri una seduta per vedere il programma con cosa è stato fatto, il resoconto e le note che gli allenatori hanno preso quella sera sui giocatori. Delle presenze vedi solo il numero, non chi mancava, e le valutazioni dei giocatori non ci sono.

Passo 4: riassumi ogni squadra in una riga

Per il punto 2 dell'ordine del giorno scrivi una riga per squadra: cosa salta all'occhio e quale domanda fai all'allenatore. Per esempio: le presenze calano da qualche settimana e i programmi vengono fatti sempre solo in parte; chiedi se dipende dall'orario della palestra o da un programma troppo pieno. Così il discorso parte da una domanda e non da un giudizio, e l'allenatore sa di cosa si parla.

Anche il tema può avere un seguito. Chiedi all'allenatore che ha mostrato un allenamento che funziona di salvarlo con Salva come modello. Gli altri allenatori della società lo riprendono con Copia piano, in Da altre squadre del club.

Chi altro legge: il direttore tecnico

Il registro squadra e i segnali sono visibili a tre ruoli della società: il gestore del club, un membro del consiglio e il direttore tecnico. Quest'ultimo è quello più adatto a una riunione allenatori. Legge gli allenamenti, i resoconti e le note di tutte le squadre, non modifica niente e non vede i dati di contatto. Se chi prepara la riunione non ha ancora il ruolo di gestore del club o di membro del consiglio, chiedi al gestore del club di assegnargli in Amministratori il ruolo Direttore tecnico. Così può leggere tutto senza poter cambiare nulla. Cosa può e non può fare quel ruolo lo trovi nell'articolo sul direttore tecnico come ruolo della società.

Spiega anche chiaramente agli allenatori della società che la dirigenza della società può leggere i loro resoconti e le loro note sui giocatori. In Dopo l'allenamento e in Note di questo allenamento l'app lo dice già, ma chi lo sente in riunione sa come stanno le cose. E leggilo come il lavoro dell'allenatore, non come una sua valutazione.

Cosa non fa Koach per una riunione allenatori

• Niente verbale e niente elenco delle azioni. L'ordine del giorno e gli accordi li tieni in un tuo documento; Koach fornisce la preparazione, non il verbale della riunione.
• Nessuna conferma di presenza alla riunione. Un appuntamento singolo è informativo: non ha pulsanti per confermare.
• Nessun appuntamento solo per gli allenatori e nessuna agenda della società per tutte le squadre insieme, come spiegato al passo 1.
• Senza dati non c'è contenuto. Il registro mostra quello che gli allenatori registrano. Se un allenatore non segna le presenze e non scrive resoconti, c'è poco da vedere.
• Nessuna modifica dalla parte della società. Chi legge non può completare un resoconto né togliere un contrassegno; quello resta compito dell'allenatore della squadra.

Per chi è adatto e quanto costa

È adatto a una società con più squadre dove una persona prepara le riunioni allenatori (il responsabile tecnico, il coordinatore del settore giovanile o il direttore tecnico) e gli allenatori registrano già i loro allenamenti in Koach. Così il giro delle squadre è pronto prima che arrivi il primo allenatore.

Non è adatto se cerchi solo un modello di ordine del giorno: lo trovi all'inizio di questo articolo e puoi usarlo gratis. E non è adatto se gli allenatori non registrano presenze né resoconti, perché allora il registro non ha niente da mostrare.

Il registro squadra, i segnali e il ruolo di direttore tecnico fanno parte di Club: 9,99 € al mese, oppure 8,33 € al mese con l'abbonamento annuale, per squadre e allenatori illimitati. Club non ha un periodo di prova: con il modulo nella pagina per le società fissi un incontro conoscitivo. Coach, per una squadra, costa 2,99 € al mese e lo provi gratis per 14 giorni; il tipo di appuntamento Riunione allenatori c'è anche lì, il modulo per la società no. Tutti gli importi sono nella pagina dei prezzi.

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