Reunión de entrenadores: orden del día y preparación

Buscas un orden del día para la reunión de entrenadores que puedas reutilizar cada vez, y una forma de no gastar media reunión en preguntar qué tal le va a cada uno. Abajo tienes la plantilla, y después cómo sacar de los equipos, antes de la reunión, lo que necesitas saber en la mesa.

Reunión de entrenadores: el orden del día en cinco puntos

La reunión de entrenadores es el momento en que todos los entrenadores del club se sientan juntos: el entrenador principal o el coordinador de cantera, los entrenadores de sénior y de base, a veces un ayudante. El objetivo es coordinar y detectar problemas, no decidir sobre los equipos; eso lo hace la comisión técnica. Esta plantilla cabe en 75 minutos:

1. Apertura y tareas pendientes de la última vez (10 minutos). Repasa los acuerdos de la reunión anterior: qué se ha hecho, qué se aplaza y qué se descarta. Empieza por aquí; si no, los mismos puntos vuelven cada vez sin que nadie se dé cuenta de que siguen sin hacerse.
2. Ronda de equipos (25 minutos). No todos los equipos cuentan la historia completa. Los equipos donde algo no cuadra se tratan a fondo, en un orden que has decidido antes. Un equipo sin novedades se resume en una frase.
3. Un solo tema de contenido (20 minutos). Un tema, anunciado con antelación: el calentamiento en categorías de base, entrenar la recepción con pocos jugadores, o un entrenador que enseña un ejercicio que le funciona. Un tema se termina; tres, no.
4. Asuntos prácticos (10 minutos). Horarios de pabellón, material, jornadas de partido y quién sustituye cuando falta un entrenador. Lo que solo afecta a dos personas lo arreglas al terminar con esas dos.
5. Acuerdos y próxima fecha (10 minutos). Cada tarea lleva un nombre y una fecha. Fija ya la fecha de la próxima reunión. Las tareas de hoy son el punto 1 de la próxima vez.

En total son 10 + 25 + 20 + 10 + 10 = 75 minutos. El peso está a propósito en la ronda de equipos y en el tema: ahí está la razón por la que os reunís. Si quieres meter las reuniones en tu planificación anual, inclúyelas en tu planificación de la temporada, para que las fechas estén puestas antes de que empiece la competición.

Por qué la ronda de equipos se alarga tantas veces

Cada uno habla de su grupo, desde el nuevo líbero hasta el pabellón que estaba demasiado frío, y después de ocho equipos nadie recuerda qué pasaba en el segundo. El problema no es que los entrenadores hablen demasiado. El problema es que nadie sabe de antemano de qué hay que hablar.

La solución es preparar. Quien dirige la reunión sabe de antemano cuatro cosas de cada equipo:

• La asistencia. ¿Baja en las últimas semanas o fue una mala noche?
• El programa. ¿El equipo llega a hacer lo que el entrenador tenía previsto, o siempre se queda una parte sin hacer?
• Lo que escribió el propio entrenador. Los informes de entrenamiento breves de las últimas sesiones dicen más que un resumen de memoria.
• Jugadores a los que hacer seguimiento. Alguien que ha faltado tres veces seguidas, o una nota que el propio entrenador ha marcado como pendiente de seguimiento.

Y una cosa que no aparece en ningún resumen: cómo está el propio entrenador. Para eso está la mesa.

Preguntar por correo o leer el registro del equipo: dos formas de recogerlo

La forma habitual de recoger esa información es preguntar a cada uno. Una semana antes de la reunión, cada entrenador recibe un correo o un mensaje en el grupo de WhatsApp con unas cuantas preguntas. Funciona sin app y capta cosas que no están en ningún registro: un entrenador que lo está pasando mal, roces con las familias, un jugador que vive algo difícil en casa. El inconveniente es que al entrenador le cuesta un formulario cada vez, y quien va con prisa no lo rellena. Muchas veces es justo el equipo del que quieres hablar.

El registro del equipo de Koach Club le da la vuelta. No recoges nada: lees lo que los entrenadores ya apuntan de todos modos, es decir, la asistencia, lo que se hizo del programa, su informe y sus notas. Eso sí, si un entrenador no apunta nada, no aparece nada, y un estado de ánimo no aparece nunca. Por eso la mejor preparación son las dos cosas: el registro para los hechos y una pregunta abierta a cada entrenador.

Así preparas la reunión de entrenadores en Koach Club

Paso 1: pon la reunión en la agenda

Abre la Agenda, toca Nuevo evento y elige Otro. Rellena la fecha y un título, elige como tipo Reunión de entrenadores y pon el sitio en Ubicación. En el campo de información o instrucciones escribes los cinco puntos del orden del día. Quien haya conectado la agenda del equipo a su móvil con Sincronizar calendario también ve allí la reunión.

Tres cosas que conviene saber. Un evento suelto está en la agenda de un solo equipo y es para todo el equipo o para un solo miembro; no existe la opción de solo los entrenadores. Tus jugadores y sus familias ven por tanto la reunión de entrenadores en su agenda, con el título y la ubicación, y al guardarla el equipo recibe un aviso con el título; abrir el evento no pueden. La descripción sí llega al calendario del móvil de quien esté suscrito a la agenda del equipo: escribe ahí solo los puntos del orden del día, ningún comentario sobre equipos o jugadores. Y no hay una agenda de club que ponga un evento en todos los equipos a la vez: cada entrenador pone la reunión en la agenda de su propio equipo. Cómo funciona un evento así lo explicamos en un evento suelto en la agenda del equipo.

Paso 2: lee las señales unos días antes

Ve a Perfil, después a Panel del club, y abre la pestaña Registro del equipo. Arriba aparece cuántos de tus equipos requieren atención, y debajo los equipos con más señales primero, como una asistencia baja, un entrenamiento sin informe o jugadores que faltaron a tres entrenamientos seguidos. Ese orden es directamente el orden de tu ronda de equipos. Un equipo sin señales no lleva número naranja ni líneas de señal: bajo su nombre solo aparecen el último y el próximo entrenamiento, y la asistencia si se ha registrado. En la mesa, ese equipo se queda en una frase. Qué mide exactamente cada señal lo explicamos en el bloque de señales del panel del club.

Paso 3: abre el registro de los equipos de arriba

Toca el nombre de un equipo. Si hay entrenamientos programados, primero ves en Próximamente cuántos bloques tiene el programa, o Sin programa todavía. Debajo, en Entrenamientos realizados, están los últimos doce entrenamientos, el más reciente arriba; los anteriores los añades con Mostrar entrenamientos anteriores. Por sesión hay una línea: cuántos jugadores vinieron, cuántos bloques del programa se hicieron y si hay informe. Despliega una sesión para ver el programa con lo que se hizo, el informe y las notas que los entrenadores tomaron ese día sobre los jugadores. De la asistencia solo ves el número, no quién faltó, y las valoraciones de los jugadores no aparecen.

Paso 4: resume cada equipo en una línea

Para el punto 2 del orden del día escribe una línea por equipo: qué llama la atención y qué pregunta le haces al entrenador. Por ejemplo: la asistencia lleva unas semanas bajando y los programas se hacen siempre solo en parte; pregunta si es por el horario de pabellón o por un programa demasiado cargado. Así la conversación empieza con una pregunta y no con un juicio, y el entrenador sabe de qué se trata.

El tema también puede tener recorrido. Pide al entrenador que enseñó un entrenamiento que funciona que lo guarde con Guardar como plantilla. Los demás entrenadores del club lo copian con Copiar plan, en De otros equipos del club.

Quién más lee: el director técnico

El registro del equipo y las señales están disponibles para tres roles del club: el administrador del club, un miembro de la junta y el director técnico. Este último es el que mejor encaja con una reunión de entrenadores. Lee los entrenamientos, informes y notas de todos los equipos, no cambia nada y no ve datos de contacto. Si quien prepara la reunión no tiene todavía el rol de administrador del club o de miembro de la junta, pide al administrador del club que le dé en Administradores el rol Director técnico. Así puede leerlo todo sin poder modificar nada. Qué puede hacer y qué no ese rol lo explicamos en el director técnico como rol del club.

Diles también claramente a tus entrenadores que la dirección del club puede leer sus informes y sus notas sobre los jugadores. En Después del entrenamiento y en Notas de este entrenamiento la app ya lo indica, pero quien lo oye en la reunión sabe a qué atenerse. Y léelo como el trabajo del entrenador, no como su evaluación.

Lo que Koach no hace en una reunión de entrenadores

• Ni acta ni lista de tareas. El orden del día y los acuerdos los llevas en tu propio documento; Koach aporta la preparación, no el acta de la reunión.
• Ninguna confirmación de asistencia a la reunión. Un evento suelto es informativo: no lleva botones de confirmación.
• Ningún evento solo para los entrenadores ni una agenda de club para todos los equipos a la vez, como se indica en el paso 1.
• Sin datos no hay contenido. El registro muestra lo que los entrenadores apuntan. Si un entrenador no marca la asistencia ni escribe informes, aparece poco.
• No se puede modificar nada desde la parte del club. Quien lee no puede completar un informe ni quitar una marca; eso sigue siendo cosa del entrenador del equipo.

Para quién encaja y cuánto cuesta

Encaja en un club con varios equipos donde una persona prepara las reuniones de entrenadores (el entrenador principal, el coordinador de cantera o el director técnico) y los entrenadores ya llevan sus entrenamientos en Koach. Así la ronda de equipos está preparada antes de que llegue el primer entrenador.

No encaja si solo buscas una plantilla de orden del día: la tienes al principio de este artículo y puedes usarla gratis. Y no encaja si los entrenadores no registran la asistencia ni escriben informes, porque entonces el registro no tiene nada que mostrar.

El registro del equipo, las señales y el rol de director técnico forman parte de Club: 9,99 € al mes, u 8,33 € al mes con el plan anual, para equipos y entrenadores ilimitados. Club no tiene periodo de prueba: con el formulario de la página para clubes concertas una presentación. Coach, para un equipo, cuesta 2,99 € al mes y lo pruebas 14 días gratis; el tipo de evento Reunión de entrenadores también está incluido, el módulo de club no. Todos los importes están en la página de precios.

Preguntas frecuentes

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