Trainerbesprechung: Vorlage für die Tagesordnung in fünf Punkten

Du suchst eine Vorlage für die Trainerbesprechung, die du jedes Mal wieder verwenden kannst, und einen Weg, nicht die halbe Sitzung mit der Frage zu verbringen, wie es bei allen läuft. Unten steht die Vorlage, danach, wie du schon vorher aus den Teams holst, was du am Tisch wissen musst.

Trainerbesprechung Vorlage: die Tagesordnung in fünf Punkten

Bei der Trainerbesprechung sitzen alle Trainer des Vereins zusammen am Tisch: der Cheftrainer oder Jugendkoordinator, die Trainer der Erwachsenen- und Jugendteams, manchmal ein Co-Trainer. Ziel ist, sich abzustimmen und Auffälligkeiten anzusprechen, nicht über Teams zu entscheiden; das macht der Sportausschuss. Diese Vorlage passt in 75 Minuten:

1. Begrüßung und offene Aufgaben vom letzten Mal (10 Minuten). Geh die Absprachen der letzten Besprechung durch: Was ist erledigt, was wird verschoben, was fällt weg? Fang hier an, sonst kommen dieselben Punkte jedes Mal wieder, ohne dass jemand merkt, dass sie liegen bleiben.
2. Teamrunde (25 Minuten). Nicht jedes Team erzählt die ganze Geschichte. Die Teams, bei denen etwas auffällt, bekommen ausführlich Zeit, in einer Reihenfolge, die du vorher festgelegt hast. Ein Team ohne Besonderheiten bekommt einen Satz.
3. Ein inhaltliches Thema (20 Minuten). Ein Thema, vorher angekündigt: das Aufwärmen in der Jugend, Annahme trainieren mit wenigen Spielern, oder ein Trainer zeigt eine Übung, die bei ihm funktioniert. Ein Thema schaffst du, drei nicht.
4. Organisatorisches (10 Minuten). Hallenzeiten, Material, Spieltage und wer einspringt, wenn ein Trainer fehlt. Was nur zwei Leute betrifft, klärst du hinterher mit diesen beiden.
5. Absprachen und nächster Termin (10 Minuten). Jede Aufgabe bekommt einen Namen und ein Datum. Leg den Termin der nächsten Besprechung gleich fest. Die Aufgaben von heute sind beim nächsten Mal Punkt 1.

Zusammen sind das 10 + 25 + 20 + 10 + 10 = 75 Minuten. Der Schwerpunkt liegt bewusst auf der Teamrunde und dem Thema: Deshalb trefft ihr euch überhaupt. Willst du die Besprechungen fest einplanen, nimm sie in deine Saisonplanung auf, damit die Termine stehen, bevor der Spielbetrieb beginnt.

Warum die Teamrunde so oft ausufert

Jeder erzählt von seiner Gruppe, vom neuen Libero bis zur Halle, die zu kalt war, und nach acht Teams weiß niemand mehr, was beim zweiten los war. Das Problem ist nicht, dass Trainer zu viel reden. Das Problem ist, dass vorher niemand weiß, worum es gehen soll.

Die Lösung ist Vorbereitung. Wer die Besprechung leitet, weiß vorher pro Team vier Dinge:

• Die Anwesenheit. Sinkt sie seit ein paar Wochen, oder war es ein schlechter Abend?
• Das Programm. Schafft das Team, was der Trainer vorhatte, oder bleibt jedes Mal ein Teil liegen?
• Was der Trainer selbst aufgeschrieben hat. Die kurzen Trainingsberichte der letzten Abende sagen mehr als eine Zusammenfassung aus dem Gedächtnis.
• Spieler, bei denen du nachfassen solltest. Jemand, der dreimal hintereinander gefehlt hat, oder eine Notiz, die der Trainer selbst zum Nachfassen markiert hat.

Und eine Sache, die in keiner Übersicht steht: wie es dem Trainer selbst geht. Dafür ist der Tisch da.

Abfrage oder Teamprotokoll: zwei Wege, es einzusammeln

Der bekannte Weg ist eine Abfrage. Eine Woche vor der Besprechung bekommt jeder Trainer eine Mail oder eine Nachricht im Gruppenchat mit ein paar Fragen. Das klappt ohne App und fängt Dinge ein, die in keinem Protokoll stehen: ein Trainer, dem es gerade zu viel wird, Ärger mit Eltern, ein Spieler, der zu Hause etwas durchmacht. Der Nachteil: Es kostet den Trainer jedes Mal ein Formular, und wer viel um die Ohren hat, füllt es nicht aus. Oft ist das genau das Team, über das du reden willst.

Das Teamprotokoll in Koach Club dreht das um. Du sammelst nichts ein, du liest, was die Trainer ohnehin festhalten: die Anwesenheit, was vom Programm erledigt wurde, ihren Bericht und ihre Notizen. Nur steht dort nichts, wenn ein Trainer nichts festhält, und ein Gefühl steht nie darin. Die beste Vorbereitung ist deshalb beides: das Protokoll für die Fakten und eine offene Frage an jeden Trainer.

So bereitest du die Trainerbesprechung in Koach Club vor

Schritt 1: Trag die Besprechung in den Kalender ein

Öffne Termine, tippe auf Neuer Termin und wähle Sonstiges. Gib das Datum und einen Titel ein, wähle als Art Trainerbesprechung und trag den Treffpunkt unter Ort ein. Ins Feld für Informationen oder Hinweise schreibst du die fünf Tagesordnungspunkte. Wer den Teamkalender mit Kalender synchronisieren mit seinem Handy verbunden hat, sieht die Besprechung dort auch.

Drei Dinge solltest du wissen. Ein einzelner Termin steht im Kalender eines Teams und gilt für das ganze Team oder für ein Teammitglied; eine Auswahl nur für die Trainer gibt es nicht. Deine Spieler und ihre Eltern sehen die Trainerbesprechung also in ihrem Kalender, mit Titel und Ort, und beim Speichern geht eine Benachrichtigung mit dem Titel ans Team; öffnen können sie den Termin nicht. Die Beschreibung landet aber im verbundenen Handykalender aller, die den Teamkalender abonniert haben: Schreib dort also nur die Tagesordnungspunkte hin, keine Bemerkungen über Teams oder Spieler. Und es gibt keinen Vereinskalender, der einen Termin in alle Teams gleichzeitig einträgt: Jeder Trainer trägt die Besprechung in seinen eigenen Teamkalender ein. Wie so ein Termin sonst funktioniert, steht unter ein einzelner Termin im Teamkalender.

Schritt 2: Lies ein paar Tage vorher die Signale

Geh zu Profil, dann Vereins-Dashboard, und öffne den Tab Teamprotokoll. Oben steht, wie viele deiner Teams Aufmerksamkeit brauchen, darunter die Teams mit den meisten Signalen zuerst, etwa eine niedrige Anwesenheit, ein Training ohne Bericht oder Spieler, die dreimal hintereinander gefehlt haben. Diese Reihenfolge ist gleich die Reihenfolge deiner Teamrunde. Ein Team ohne Signal bekommt keine orange Zahl und keine Signalzeilen: Unter seinem Namen stehen nur das letzte und das nächste Training und die Anwesenheit, wenn sie eingetragen wurde. Dieses Team bekommt am Tisch seinen einen Satz. Was jedes Signal genau misst, steht unter der Signalblock im Vereins-Dashboard.

Schritt 3: Öffne das Protokoll der Teams ganz oben

Tippe auf einen Teamnamen. Sind Trainings geplant, siehst du zuerst unter Steht an, wie viele Blöcke das Programm hat, oder Noch kein Programm. Darunter stehen unter Gegebene Trainings die letzten zwölf Trainings, das neueste oben; ältere holst du mit Ältere Trainings anzeigen dazu. Pro Abend gibt es eine Zeile: wie viele Spieler da waren, wie viele Blöcke des Programms erledigt wurden und ob es einen Bericht gibt. Klapp einen Abend auf, dann siehst du das Programm mit dem Erledigt-Stand, den Bericht und die Notizen, die die Trainer an diesem Abend über Spieler gemacht haben. Von der Anwesenheit siehst du nur die Zahl, nicht, wer gefehlt hat, und die Spielerbewertungen stehen nicht darin.

Schritt 4: Mach daraus eine Zeile pro Team

Schreib für Punkt 2 der Tagesordnung pro Team eine Zeile: Was fällt auf, und welche Frage stellst du dem Trainer? Zum Beispiel: Die Anwesenheit sinkt seit ein paar Wochen, und die Programme werden immer nur teilweise geschafft; frag, ob es an der Hallenzeit liegt oder an einem zu vollen Programm. So beginnt das Gespräch mit einer Frage und nicht mit einem Urteil, und der Trainer weiß, worum es geht.

Auch das Thema kann nachwirken. Lass den Trainer, der ein funktionierendes Training gezeigt hat, es mit Als Vorlage speichern sichern. Die anderen Trainer im Verein übernehmen es über Plan kopieren, unter Von anderen Teams im Verein.

Wer mitliest: der Technische Manager

Das Teamprotokoll und die Signale sehen drei Vereinsrollen: der Vereinsadministrator, ein Vorstandsmitglied und der Technische Manager. Der Letzte passt am besten zu einer Trainerbesprechung. Er liest die Trainings, Berichte und Notizen aller Teams mit, ändert nirgends etwas und sieht keine Kontaktdaten. Hat die Person, die die Besprechung vorbereitet, noch keine Rolle als Vereinsadministrator oder Vorstandsmitglied, lass ihr vom Vereinsadministrator unter Administratoren die Rolle Technischer Manager geben. Dann kann sie mitlesen, ohne etwas ändern zu können. Was diese Rolle darf und was nicht, steht unter der Technische Manager als Vereinsrolle.

Sag deinen Trainern auch ganz offen, dass die Vereinsleitung ihre Berichte und ihre Notizen über Spieler lesen kann. Unter Nach dem Training und unter Notizen zu diesem Training steht das schon in der App, aber wer es in der Besprechung hört, weiß, woran er ist. Und lies es als die Arbeit des Trainers, nicht als seine Beurteilung.

Was Koach bei einer Trainerbesprechung nicht macht

• Kein Sitzungsprotokoll und keine Aufgabenliste. Die Tagesordnung und die Absprachen hältst du in deinem eigenen Dokument fest; Koach liefert die Vorbereitung, nicht die Mitschrift der Besprechung.
• Keine Anmeldung zur Besprechung. Ein einzelner Termin dient nur zur Information: Es gibt keine Buttons zum Zu- oder Absagen.
• Kein Termin nur für die Trainer und kein Vereinskalender für alle Teams gleichzeitig, wie bei Schritt 1 beschrieben.
• Kein Inhalt ohne Eingabe. Das Protokoll zeigt, was Trainer festhalten. Hakt ein Trainer keine Anwesenheit ab und schreibt er keinen Bericht, steht wenig darin.
• Keine Änderungen aus dem Vereinsbereich. Wer mitliest, kann keinen Bericht ergänzen und keine Markierung entfernen; das bleibt beim Trainer des Teams.

Für wen das passt, und was es kostet

Es passt zu einem Verein mit mehreren Teams, in dem eine Person die Trainerbesprechungen vorbereitet (der Cheftrainer, der Jugendkoordinator oder der Technische Manager) und die Trainer ihre Trainings schon in Koach festhalten. Dann ist die Teamrunde vorbereitet, bevor der erste Trainer hereinkommt.

Es passt nicht, wenn du nur eine Vorlage für die Tagesordnung suchst: Die steht oben in diesem Artikel und ist kostenlos. Und es passt nicht, wenn die Trainer keine Anwesenheit und keine Berichte festhalten, denn dann hat das Protokoll nichts zu zeigen.

Das Teamprotokoll, die Signale und die Rolle Technischer Manager gehören zu Club: 9,99 € im Monat, oder 8,33 € im Monat im Jahresabo, für unbegrenzt viele Teams und Trainer. Für Club gibt es keine Testphase: Über das Formular auf der Vereinsseite vereinbarst du ein Kennenlernen. Coach, für ein Team, kostet 2,99 € im Monat und lässt sich 14 Tage gratis testen; die Terminart Trainerbesprechung ist dort auch dabei, das Vereinsmodul nicht. Alle Beträge stehen auf der Preisseite.

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