Pozyskiwanie wolontariuszy w klubie: trenerzy, którzy zostają

Każdej wiosny to samo zebranie: cztery drużyny bez trenera i lista nazwisk, przy której nikt nie wierzy, że powiedzą tak. Odruch to ogłoszenie w newsletterze, które od czterech lat nie daje nic. W tym samym czasie po cichu odchodzi ktoś, kogo jedną rozmową w styczniu dałoby się zatrzymać. Ten tekst jest o obu rzeczach: skąd biorą się trenerzy i dlaczego odchodzą.

Policz raz, ile kosztuje odchodzący trener

Pozyskiwanie i zatrzymywanie stoją w prawie każdym klubie w tej samej rubryce budżetu: zero. Przez to wydają się tak samo drogie. Podstaw pod nie godziny, a obraz się przewraca. Weź klub z czternastoma drużynami i osiemnastoma miejscami trenerskimi — część trenerów prowadzi dwie grupy. Odchodzi co czwarty na sezon: masz cztery do pięciu wakatów. Na jeden wakat jako komisja sportowa tracisz mniej więcej tyle:

• Godzinę na zastanowienie się, kto to mógłby być.
• Dwie godziny na kontakt z ludźmi. Licz się z tym, że musisz zapytać sześć osób, zanim jedna powie tak.
• Dwie godziny na poznanie się: kawa, obejrzenie treningu, przejście przez ustalenia.
• Sześć godzin w pierwszych tygodniach: wejście w rolę, odpowiadanie na pytania, pierwszy raz, kiedy coś idzie nie tak.

To ponad dziesięć godzin na jeden wakat, i to przy założeniu, że poszło dobrze. Jeśli nowy trener mimo wszystko odejdzie w listopadzie, zaczynasz od nowa w najgorszej części sezonu. Dwudziestominutowa rozmowa w marcu z trenerem, którego już masz, kosztuje dwadzieścia minut. Do tego dochodzi to, czego w godzinach nie wyrazisz: cała wiedza o grupie, która wychodzi z klubu razem z odchodzącym trenerem. Jak to ograniczyć, opisuje tekst o przekazaniu drużyny nowemu trenerowi; tutaj chodzi o pytanie, które leży przed tamtym.

Trenera pytasz o coś innego niż o dyżur barowy

Większość klubów szuka trenerów narzędziami zrobionymi do zwykłych zadań wolontariackich: ogłoszenie w newsletterze, wiadomość w klubowej aplikacji, lista do wpisania się przy barze. Do dyżurów barowych to działa świetnie. Do trenerów nie, bo pytasz o coś zupełnie innego.

• Dyżur barowy to cztery bloki po cztery godziny w roku, wymienialne z innym członkiem klubu. Ktoś nie przyjdzie — ktoś inny się przesunie i prawie nikt tego nie zauważy.
• Trener to 34 do 40 wieczorów w ten sam dzień tygodnia, plus dni meczowe. Tych wieczorów nie da się wymienić. Nie ma cię we wtorek — nie ma nikogo, a dwanaścioro dzieci o ósmej wychodzi z hali z powrotem.

Dokładna liczba różni się w zależności od związku i kraju: policz raz, ile tygodni treningowych i dni meczowych ma wasz kalendarz, i używaj tej liczby w każdej rozmowie. Uczciwość co do czterdziestu wieczorów działa lepiej niż przemilczenie ich, bo trener i tak odkryje to w październiku. Z tej różnicy wynika reszta tego tekstu: nikt z własnej woli nie wiąże się na czterdzieści wieczorów w odpowiedzi na ogłoszenie skierowane do wszystkich, więc musisz zmniejszyć pytanie zamiast powtarzać ogłoszenie.

Cztery kanały, które naprawdę dają trenerów

Wszystkie cztery są wewnątrz klubu. Z zewnątrz trener wchodzi rzadko. Szukaj więc w tej kolejności.

1. Rodzice drużyny młodzieżowej. I tak już tam stoją, a przy najmłodszych rodzic, który podaje piłki i tłumaczy formę gry, w praktyce jest już trenerem — tylko bez nazwy. Nie wymuszaj tej nazwy: wielu rodziców mówi nie na „trenera młodzieży”, a tak na „prowadzenie zabaw w sobotni poranek u minisiatkówki”, choć to dokładnie to samo zadanie. Ludzi zatrzymuje słowo, nie zadanie.
2. Zawodnicy z twojej najwyższej drużyny. Dwudziestodwuletni zawodnik z trzeciej drużyny mężczyzn i tak jest we wtorek w hali. Zapytaj go o godzinę przed jego własnym treningiem, a nie o wieczór po nim. I zapytaj go o kadetów albo juniorów: on chce rozpoznać własny sport, z siatką na wysokości i prawdziwą rotacją. Kto postawi go przy sześciolatkach, straci go w dwa miesiące.
3. Byli zawodnicy. Zawodniczka, która rok temu skończyła przez kolano albo dlatego, że przestało się to składać z pracą i małym dzieckiem, często wciąż chce coś robić — tylko nie trzy wieczory. Zadzwoń w ciągu pół roku od zakończenia gry; potem hala przestaje być nawykiem, a powrót staje się decyzją zamiast kontynuacji.
4. Duety. Dwie osoby, które razem prowadzą jedną drużynę. Ten kanał daje najwięcej i jest używany najrzadziej. Zmniejsza pytanie o połowę (dwadzieścia wieczorów zamiast czterdziestu), czyni nieobecność rozwiązywalną i usuwa najważniejszy powód odejścia: stanie w tym samemu. Dwoje rodziców, którzy na zmianę biorą wtorek, to pełnoprawne rozwiązanie, a nie prowizorka. Warunek jest jeden: muszą widzieć te same ustalenia i tę samą administrację, inaczej dostaniesz dwa pół treningi, które się nawzajem nie znają — tak pracuje się w drużynie z kilkoma trenerami.

Pytanie decyduje o odpowiedzi

„Chcesz zostać trenerem?” ma cztery otwarte końce: jak często, jak długo, z kim i co, jeśli okaże się, że to nie to. Takie pytanie dostaje nie, także od ludzi, którzy właściwie chcą. Pytanie, które daje tak, zabija te cztery końce deskami. Co nie działa: „Szukamy jeszcze trenera do kadetów, może to coś dla ciebie?”. Co działa: „Pytam ciebie osobiście, a nie grupę na czacie. Tomek prowadzi kadetów we wtorki od siódmej do wpół do dziewiątej. Szukam kogoś, kto do ferii świątecznych będzie z nim chodził — to osiem wtorków i nie musisz nic przygotowywać. W grudniu zapytamy, czy ci się podobało. Powiesz wtedy nie, to koniec sprawy, a nas wyciągnąłeś z opresji.”

Wpisane są w to cztery zasady:

• Pytaj jedną osobę, z imienia. Pytanie w grupie trzydziestu osób jest pytaniem do nikogo.
• Podaj datę końcową. Osiem tygodni albo do przerwy zimowej. Ludzie mówią tak na coś, co się kończy. Bez daty końcowej prosisz w domyśle o trzy sezony i dokładnie tak to słyszą.
• Powiedz, z kim to robi. „Z Tomkiem” to inna oferta niż „sam”.
• Dopowiedz, czego robić nie musi. Grafik dojazdów, protokół meczowy, kontakty z rodzicami. Wszystko, co wprost zdejmujesz, zmniejsza pytanie.

O kursach: prawie każdy związek ma szkolenie trenerskie na dwóch albo trzech poziomach — nazwy i wymagania ustala twój związek. Ile kosztują, jak długo trwają i kto za nie płaci, też się różni; sprawdź to u siebie. Ważniejsze jest, kiedy to proponujesz. Postawisz kurs na początku („najpierw zrób papiery”) — to kolejny próg przy pytaniu, które i tak było duże. Zaproponuj go w trzecim albo czwartym miesiącu, gdy ktoś już tam stoi i zauważa, że chciałby umieć rzeczy, których jeszcze nie umie. Wtedy to nie wymóg, tylko prezent — i jedna z niewielu rzeczy, które klub naprawdę ma do dania.

Pierwsze osiem tygodni decyduje, czy zostanie

Nowi trenerzy rzadko rezygnują dlatego, że nie potrafią. Rezygnują dlatego, że od pierwszego wieczoru stoją w tym sami. Ośmiotygodniowe wdrożenie kosztuje klub sześć godzin i oszczędza jeden wakat. Działający układ:

1. Tydzień 1 i 2 — chodzenie obok. Robi rozgrzewkę i nic więcej. Patrzenie jest tu pracą.
2. Tydzień 3 i 4 — jeden blok. Dwadzieścia minut, które prowadzi sam, wcześniej wspólnie omówione.
3. Tydzień 5 i 6 — pół treningu. Doświadczony trener stoi obok i w trakcie ćwiczenia nic nie mówi; informacja zwrotna przychodzi po wszystkim, w samochodzie.
4. Tydzień 7 i 8 — cały trening, a w tygodniu 8 dwudziestominutowe podsumowanie. Jedno pytanie jest w nim ważniejsze niż wszystkie pozostałe: co zajmuje ci więcej czasu, niż myślałeś?

Załatw poza tym nudną część przed pierwszym wieczorem, bo to na niej się w praktyce wykłada: klucz albo kod do drzwi, gdzie stoi wózek z piłkami, gdzie leży pompka, do kogo dzwoni przy kontuzji, gdzie wisi apteczka i kto jest jego stałą osobą kontaktową. To ostatnie to jedno nazwisko z numerem telefonu, a nie komisja. Na treść tego pierwszego sezonu daj mu tekst o tym, jak zacząć jako trener siatkówki; to oszczędzi ci połowy pytań.

Im mniej nowy trener musi zbudować sam, tym mniejsza szansa, że odpadnie. Jeśli drużyna stoi w Koach gotowa — z listą zawodników, obecnością z zeszłego roku i ćwiczeniami poprzednika — to pierwszy wieczór zaczyna od treningu, a nie od pustego zeszytu.

Trzy momenty, w których trener decyduje, że kończy

Na zebraniu odejście wygląda na coś nagłego, ale decyzja prawie zawsze zapada w jednym z tych trzech momentów. Kto je zna, może stanąć pomiędzy.

• Około tygodnia 6. Nowość się zużyła, a rachunek wypada gorzej, niż zakładał: wieczór, który miał kosztować półtorej godziny, kosztuje cztery — przygotowanie, wcześniejszy wyjazd, przyniesienie piłek i dwadzieścia wiadomości wieczorem. Sygnały są drobne: pyta, czy ktoś może go zastąpić, przychodzi punktualnie zamiast dziesięć minut wcześniej, i przestaje zadawać pytania. To moment, żeby zabrać zadania, a nie pytać, czy daje radę.
• Po przerwie zimowej. Styczeń to najcięższy blok: ciemno, zimno, a na pierwszym treningu po feriach stoi siedmioro z dwanaściorga. Trener stojący w pół pustej hali dochodzi do wniosku, że nikogo to nie obchodzi. Pomagają dwie rzeczy: ktoś z klubu, kto przyjdzie w tym pierwszym tygodniu popatrzeć, i rozmowa o danych frekwencji zamiast o wrażeniu.
• W kwietniu. Tu prawie nikt nie rezygnuje — tu się po prostu nie decyduje na dalej. To nie jest decyzja przeciwko klubowi, tylko brak decyzji za klubem, zwykle dlatego, że nikt nie zapytał albo zapytał dopiero w czerwcu, gdy trener zaplanował już coś innego. Pytaj w marcu, dobrze przed zgłaszaniem drużyn, i nie pytaj „poprowadzisz w przyszłym roku?”, tylko „co musi być inaczej, żeby w przyszłym roku znowu powiedzieć tak?”.

Rzadko chodzi o zawodników

Zapytaj trenera, który skończył, dlaczego przestał, a prawie nigdy nie usłyszysz nic o grupie. Wracają za to cztery inne rzeczy i wszystkie cztery da się rozwiązać na poziomie klubu.

• Grupa na czacie. Czterdzieści wiadomości tygodniowo, z czego dwie dotyczą treningu. Umówcie się, że nieobecności nie idą do grupy, tylko w jedno stałe miejsce, i że od trenera nie oczekuje się czytania wieczorami — zobacz, jak porządnie ustawić grupę drużynową.
• Dojazdy. Ustalanie, kto wozi w sobotę, to praca, na którą trenerzy narzekają najczęściej i która ma najmniej wspólnego z trenowaniem. Oddaj ją rodzicowi albo drużynie i puść grafik dojazdów z pominięciem trenera.
• Rodzice. Nie krzyki przy linii, tylko dwoje rodziców, którzy po meczu mają zdanie o ustawieniu. Wyznacz w klubie jedną osobę, która przejmuje takie rozmowy, i powiedz to, zanim się wydarzy — trener, który wie, że wolno mu odesłać dalej, nie leży przez to w nocy.
• Sobota. Wiele osób chętnie poprowadzi trening, ale nie chce do tego jeszcze co sobotę prowadzić meczu. To nie jest połowiczne zaangażowanie, tylko kalendarz. Rozdziel te role, jeśli tylko tak da się kogoś zatrzymać: trener we wtorek, a rodzic albo zawodnik z wyższej drużyny jako trener meczowy. Dwoje pół opiekunów jest lepsze niż zero całych.

Trzy razy dwadzieścia minut w roku

Zatrzymywanie to nie atmosfera i nie kwiatek; to rozmowa wpisana w kalendarz. Trzy na sezon wystarczą, po dwadzieścia minut: jedna około tygodnia 6, jedna po przerwie zimowej, jedna w marcu. Za każdym razem te same trzy pytania:

1. Co zajmuje ci więcej czasu, niż myślałeś? Tu wychodzi prawdziwa robota: dojazdy, czat, załatwianie hali przy odwołanych treningach.
2. Co teraz robisz, co właściwie nie należy do ciebie? Prawie każdy trener po cichu przejął dwa zadania, których nikt mu nie dał.
3. Co musi być inaczej, żeby w przyszłym roku znowu powiedzieć tak? To pytanie zadajesz w marcu, nie w czerwcu.

Zapisz odpowiedzi i zrób z nimi coś w ciągu dwóch tygodni, choćby jedną rzecz. Rozmowa bez ciągu dalszego jest gorsza niż brak rozmowy: potwierdziłeś wtedy, że problem jest znany i że nic się z nim nie dzieje. Odpowiedź na trzecie pytanie zanotuj też gdzieś, gdzie przeczyta ją twój następca, bo to wiosenne zebranie co roku robią inni ludzie.

Co możesz zdjąć, nikogo o nic nie pytając

Część pracy nad zatrzymywaniem nie kosztuje rozmowy, tylko decyzję. Trzy rzeczy, które w większości klubów da się zrobić od razu:

• Trzymaj godziny hali stabilnie. Godzina treningu, która co sezon przesuwa się o godzinę, zmusza każdego trenera do ponownego wyboru co do swojego wieczoru. Część powie wtedy nie.
• Zadbaj, żeby sprzęt się zgadzał. Wózek z ośmioma twardymi piłkami, działająca pompka, siatka, którą da się ustawić na wysokość. Drobiazg, ale to co tydzień pierwsze dziesięć minut czyjegoś wieczoru.
• Zabierz administrację trenerowi. Zapisy, obecność, zadania i ogłoszenia powinny stać w jednym miejscu, którego on sam nie musi prowadzić. W Koach idą przez ogłoszenia, ankiety i zadania, a drużynami, trenerami i rolami zarządzasz centralnie przez zarządzanie klubem siatkarskim. Nie chodzi o to, jakie narzędzie wybierzesz, tylko o to, żeby nowy trener pierwszego wieczoru wchodził do klubu, w którym to już jest poukładane.

Częste pytania

Czytaj dalej

Pozyskiwanie nowych członków klubu sportowego: co działa, a co nie Sponsor dla klubu sportowego: pakiety, świadczenia i pierwszy list Organizacja sezonu siatkarskiego: kompletna checklista

Zobacz 200 ćwiczeń siatkarskich z animacją Pobierz pełny plan treningowy na 8–28 tygodni