Ideas para recaudar fondos en un club deportivo: 10 que funcionan

Las ideas para recaudar fondos en un club deportivo o en tu equipo de voleibol funcionan mejor con un objetivo claro: balones nuevos, un torneo en el extranjero, un campus para los jóvenes. Aquí tienes diez acciones, ordenadas por el trabajo que cuestan, una forma de calcular de antemano lo que rinden y los acuerdos que evitan peleas por el dinero.

Empieza por el objetivo, no por la acción

«Tenemos que hacer algo con el dinero» rara vez da resultado. «Para los equipos de formación queremos veinte balones nuevos y un carro de balones antes del verano», sí. Un objetivo concreto dice a compradores y donantes adónde va su dinero, dice a los voluntarios cuándo han terminado y hace fácil mostrar después qué se ha conseguido. Pon tres cosas por escrito antes de elegir una acción:

• Para qué. Un objetivo, tan concreto que lo entienda alguien de fuera.
• Cuánto y para cuándo. La cantidad que necesitas y la fecha en que tiene que estar reunida.
• De quién es el dinero. Si recauda un solo equipo, acuerda antes con el club si el dinero va a la cuenta del club con un destino para ese equipo, y qué pasa si el equipo deja de existir o sobra dinero.

Una acción en nombre del club pasa por la junta directiva y el tesorero. Las normas sobre rifas, colectas, venta de comida e impuestos sobre lo recaudado varían según el país y a veces según el municipio: sigue los estatutos de tu club y la ley de tu país, y en caso de duda pregunta en el ayuntamiento o en la federación. El dinero de empresas a cambio de una contraprestación, como un cartel en el pabellón, es patrocinio y pide otro enfoque; mira encontrar un patrocinador para tu club deportivo.

Diez acciones para recaudar fondos, de poco a mucho trabajo

Acciones con poca organización

• Venta de productos. Los jugadores venden un producto a familiares, vecinos y compañeros de trabajo: galletas, chocolate, velas, un producto de temporada. Pregunta al proveedor por el margen por unidad y si puedes devolver las cajas sin vender, y limita la acción a un periodo fijo de dos a tres semanas.
• Rifa o tómbola. Los premios los pides a tiendas y empresas del barrio, y entonces lo que se recauda con las papeletas es casi todo beneficio. En muchos países una rifa está regulada o necesita permiso, sobre todo con premios en dinero o muchas papeletas. Infórmate antes de imprimir las papeletas.
• Micromecenazgo (crowdfunding). Una página web con el objetivo, la cantidad, unas fotos y una fecha de cierre. Funciona sobre todo para un proyecto concreto, como el viaje a un torneo o una pista exterior. Ten en cuenta las comisiones de la plataforma y manda a los donantes alguna novedad mientras dura.
• Amigos del club. Antiguos socios, padres y vecinos pagan una cantidad fija al año y su nombre aparece en un cartel o en la web. El trabajo está en volver a pedirlo cada año y en dar las gracias.

Acciones con más organización

• Maratón de saques o carrera solidaria. Los jugadores buscan patrocinadores que dan una cantidad por cada saque bueno en una hora, por cada vuelta corrida o por cada rally que el equipo mantiene en el aire. El voleibol se presta bien: un maratón de saques en tu propio pabellón es entretenido de ver y solo cuesta una hora de pista. Pide a los patrocinadores que fijen antes un máximo; así después nadie se lleva un susto.
• Comida y bebida en una jornada en casa. Un puesto con tartas caseras o sopa en un día con muchos partidos. Ten en cuenta las normas de alimentación e higiene y los acuerdos con quien lleva la cantina.
• Recogida de envases retornables, papel o ropa. Donde existen estos sistemas, da un ingreso constante con poca inversión, pero necesitas almacenaje y transporte.
• Fondos y subvenciones. Ayuntamientos, fondos deportivos, fundaciones y fondos de empresas dan dinero para un fin concreto, como el deporte de base o el material. El trabajo está en la solicitud y en la justificación posterior; vigila los plazos. También tiendas y bancos organizan a veces campañas en las que los clientes votan por un club.
• Campus o clínic de voleibol. Unos días de voleibol en vacaciones para niños del barrio, con una cuota de inscripción. Da dinero y nuevos socios, pero pide entrenadores, un pabellón, un seguro y las normas que se aplican en tu país al trabajo con menores.
• Torneo. Un torneo recreativo para vecinos, empresas o padres, con cuota de inscripción y una cantina abierta todo el día. Cómo organizar pistas, calendario y voluntarios está en organizar un torneo de voleibol.

¿Cuánto rinde una acción? Calcula en horas de voluntariado

Lo recaudado dice poco sin el trabajo que hay detrás. Por eso calcula de antemano lo que rinde una acción por cada hora que los voluntarios le dedican. Supón que 12 jugadores venden cada uno 20 papeletas y que todos los premios son donados. Entonces tienes 240 papeletas vendidas, por unas diez horas de trabajo de dos organizadores juntos más una hora por jugador: unas 22 horas, es decir, algo más de diez papeletas por hora de voluntariado. Un torneo con diez voluntarios que hacen una jornada de ocho horas cuesta 80 horas. Para rendir lo mismo por hora, ese torneo tiene que recaudar casi cuatro veces más que la rifa.

Hay dos cosas que pesan y que no salen en la cuenta. Una acción que además trae socios o visibilidad, como un campus o un torneo de barrio, vale más que lo que recauda. Y una acción que se repite cada año cuesta mucho menos trabajo el segundo año, porque el guion, los proveedores y los voluntarios ya están.

Reglas que evitan peleas por el dinero

• Una cuenta, la del club. El dinero nunca va a la cuenta personal de un entrenador o de un padre. El efectivo lo cuentan siempre dos personas juntas, y apuntan la cantidad.
• Participar es voluntario. Sin cuota por jugador, y nunca relacionado con minutos de juego o con la alineación. No todas las familias pueden o quieren vender, y nadie tiene por qué saberlo.
• Sin clasificación de vendedores. A quien vendió mucho puedes darle las gracias; una lista de quién vendió poco no la pones en ningún sitio, tampoco en el grupo del equipo.
• Niños puerta a puerta: con normas. Con permiso de los padres, de dos en dos, de día, en una zona acordada y sin entrar nunca en una casa. Comprueba si una colecta puerta a puerta necesita permiso en tu municipio.
• Enseña lo que se ha conseguido. Después de la acción: lo que entró, lo que costó y una foto de los balones nuevos o del campus. Los donantes que lo ven vuelven a participar el año siguiente.

Al dinero que el propio equipo reúne para una salida o un torneo se le aplican los mismos acuerdos que al bote del equipo; están en llevar la caja del equipo.

Llevar la cuenta de quién ha entregado qué

En una venta o una rifa el dinero llega jugador por jugador, y al cabo de tres semanas nadie recuerda quién ha transferido ya el dinero de sus papeletas. Quien lo pregunta en el grupo de WhatsApp está diciendo a todo el grupo quién no ha pagado todavía. Eso no lo quieres, y es también una de las razones por las que el grupo de WhatsApp de un equipo se atasca.

Un club con el plan Club tiene en el panel del club la sección Aportaciones, para el administrador del club y el tesorero. Crea una aportación para la entrega del dinero de la acción, con la cantidad por jugador y una fecha, y con Añadir un equipo entero pones a todo un equipo en la lista de una vez. Por persona marcas el estado como Pendiente, Pagado o Condonado. Jugadores y padres ven su propia aportación pendiente en su panel, y nadie ve lo que otro tiene todavía por pagar. Koach no procesa pagos; puedes añadir un enlace de pago como texto.

Anunciar la acción a todos los socios lo haces con un solo mensaje desde el club; mira enviar un correo a todos los socios. Qué más incluye la parte de club y cómo pedirla está en la página para clubes; el plan Club no tiene periodo de prueba. Lo que cuestan los planes está en la página de precios.

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