Geld inzamelen voor je sportvereniging: 10 acties die werken

Geld inzamelen voor je sportvereniging of je volleybalteam lukt het best met een duidelijk doel: nieuwe ballen, een toernooi in het buitenland, een jeugdkamp. Hier vind je tien acties, gerangschikt naar het werk dat ze kosten, een manier om de opbrengst vooraf door te rekenen, en de afspraken die ruzie over geld voorkomen.

Begin bij het doel, niet bij de actie

"We moeten iets aan geld doen" levert zelden iets op. "Voor de jeugdteams willen we voor de zomer twintig nieuwe ballen en een ballenkar" wel. Een concreet doel vertelt kopers en gevers waar hun geld heen gaat, het vertelt vrijwilligers wanneer ze klaar zijn, en het maakt het achteraf makkelijk om te laten zien wat er is gebeurd. Zet drie dingen op papier voordat je een actie kiest:

• Waarvoor. Eén doel, zo concreet dat een buitenstaander het begrijpt.
• Hoeveel en wanneer. Het bedrag dat je nodig hebt en de datum waarop het binnen moet zijn.
• Van wie het geld is. Zamelt één team in, spreek dan vooraf af of het geld op de rekening van de club komt met een bestemming voor dat team, en wat er gebeurt als het team ophoudt te bestaan of er geld overblijft.

Een actie namens de vereniging gaat langs het bestuur en de penningmeester. Regels voor loterijen, collectes, de verkoop van eten en belasting op opbrengsten verschillen per land en soms per gemeente: volg de statuten van je vereniging en de wet van je eigen land, en vraag het bij twijfel na bij de gemeente of de bond. Geld van bedrijven met een tegenprestatie, zoals een bord in de zaal, is sponsoring en vraagt een andere aanpak, zie een sponsor vinden voor je sportvereniging.

Tien acties om geld in te zamelen, van weinig tot veel werk

Acties met weinig organisatie

• Verkoopactie. Spelers verkopen een product aan familie, buren en collega's: koekjes, chocolade, kaarsen, een seizoensproduct. Vraag de leverancier naar de marge per stuk en of je onverkochte dozen kunt teruggeven, en houd de actie bij een vaste periode van twee tot drie weken.
• Loterij of tombola. Prijzen laat je schenken door winkels en bedrijven in de buurt, de opbrengst van de loten is dan bijna helemaal winst. In veel landen is een loterij aan regels gebonden of vraagt hij een vergunning, zeker bij geldprijzen of een grote oplage. Zoek dat uit voordat je loten drukt.
• Crowdfunding. Een online pagina met het doel, het bedrag, een paar foto's en een einddatum. Werkt vooral voor één concreet project, zoals een toernooireis of een veld buiten. Houd rekening met de kosten van het platform en stuur gevers tussendoor een update.
• Vrienden van de club. Oud-leden, ouders en buren betalen een vast bedrag per jaar en krijgen hun naam op een bord of de website. Het werk zit in het elk jaar opnieuw vragen en in het bedanken.

Acties met meer organisatie

• Servicemarathon of sponsorloop. Spelers zoeken sponsors die een bedrag geven per geslaagde service in een uur, per gelopen ronde of per rally die het team in de lucht houdt. Volleybal leent zich er goed voor: een servicemarathon in je eigen zaal is leuk om naar te kijken en kost alleen een zaaluur. Spreek af dat sponsors vooraf een maximum opgeven, dan valt achteraf niemand van zijn stoel.
• Eten en drinken op een thuisdag. Een kraam met zelfgebakken taart of soep op een dag met veel wedstrijden. Let op de regels voor voedsel en hygiëne, en op afspraken met de uitbater van de kantine.
• Inzamelen van statiegeld, oud papier of kleding. Waar zulke regelingen bestaan, levert het een vaste stroom op voor weinig geld, maar je hebt opslag en vervoer nodig.
• Fondsen en subsidies. Gemeenten, sportfondsen, stichtingen en bedrijfsfondsen geven geld voor een bepaald doel, zoals jeugdsport of materiaal. Het werk zit in de aanvraag en in de verantwoording achteraf; let op de termijnen. Ook winkels en banken houden soms acties waarbij klanten op een club stemmen.
• Volleybalkamp of clinic. Een paar dagen volleybal in de vakantie voor kinderen uit de buurt, tegen een deelnamebedrag. Het levert geld en nieuwe leden op, maar vraagt trainers, een zaal, een verzekering en de regels die in jouw land gelden voor werken met kinderen.
• Toernooi. Een recreatietoernooi voor buren, bedrijven of ouders met inschrijfgeld en een kantine die de hele dag draait. Hoe je velden, schema en vrijwilligers regelt, staat in een volleybaltoernooi organiseren.

Wat levert een actie op? Reken in vrijwilligersuren

De opbrengst zegt weinig zonder het werk ernaast. Reken daarom vooraf uit wat een actie oplevert per uur dat vrijwilligers erin steken. Stel dat 12 spelers elk 20 loten verkopen en dat alle prijzen geschonken zijn. Dan heb je 240 verkochte loten, voor zo'n tien uur werk van twee organisatoren samen plus een uur per speler: ongeveer 22 uur, dus ruim tien loten per vrijwilligersuur. Een toernooi met tien vrijwilligers die een dag van acht uur draaien, kost 80 uur. Om per uur even veel op te leveren, moet dat toernooi bijna vier keer zoveel binnenhalen als de loterij.

Twee dingen wegen mee die niet in de som staan. Een actie die ook leden of zichtbaarheid oplevert, zoals een kamp of een buurttoernooi, is meer waard dan zijn opbrengst. En een actie die elk jaar terugkomt, kost het tweede jaar veel minder werk, omdat het draaiboek, de leveranciers en de vrijwilligers er al zijn.

Spelregels die ruzie over geld voorkomen

• Eén rekening, van de club. Geld gaat nooit naar de privérekening van een trainer of ouder. Contant geld tellen altijd twee mensen samen, en ze schrijven het bedrag op.
• Meedoen is vrijwillig. Geen quotum per speler, en nooit een verband met speeltijd of opstelling. Niet elk gezin kan of wil verkopen, en dat hoeft niemand te weten.
• Geen ranglijst van verkopers. Wie veel verkocht, kun je bedanken; een lijst met wie weinig verkocht, zet je nergens neer, ook niet in de appgroep.
• Kinderen langs de deur: met afspraken. Met toestemming van de ouders, met z'n tweeën, overdag, in een afgesproken buurt, en nooit naar binnen. Kijk of een collecte langs de deur in jouw gemeente een vergunning vraagt.
• Laat zien wat er gebeurd is. Na de actie: wat er binnenkwam, wat het kostte, en een foto van de nieuwe ballen of het kamp. Gevers die dat zien, doen volgend jaar weer mee.

Voor geld dat het team zelf bijeenbrengt voor een uitje of toernooi gelden dezelfde afspraken als voor de pot van het team; die staan in de teamkas bijhouden.

Bijhouden wie wat heeft ingeleverd

Bij een verkoopactie of loterij komt het geld per speler binnen, en na drie weken weet niemand meer wie zijn lotengeld al heeft overgemaakt. Wie dat in de groepsapp gaat navragen, zet meteen in de groep wie nog niet heeft betaald. Dat wil je niet, en het is ook een van de redenen waarom de WhatsApp-groep van een team vastloopt.

Een club met het abonnement Club heeft in het clubdashboard het onderdeel Bijdragen, voor de clubbeheerder en de penningmeester. Maak een bijdrage aan voor de afdracht van de actie, met het bedrag per speler en een datum, en zet met Heel team toevoegen een heel team in één keer op de lijst. Per persoon zet je de status op Open, Betaald of Kwijtgescholden. Spelers en ouders zien hun eigen openstaande bijdrage op hun dashboard, en niemand ziet wat een ander nog moet betalen. Koach verwerkt zelf geen betalingen; een betaallink kun je er als tekst bij zetten.

De actie aankondigen bij alle leden doe je met één bericht vanuit de club, zie een mail naar alle leden sturen. Wat er verder in het clubdeel zit en hoe je het aanvraagt, staat op de pagina voor clubs; op Club zit geen proefperiode. Wat de abonnementen kosten, staat op de prijzenpagina.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Sponsor vinden sportvereniging: pakketten, tegenprestaties en de eerste brief Teamkas bijhouden: toernooien, tenues en uitjes zonder gedoe Volleybaltoernooi organiseren: opzet, schema en draaiboek

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken