Volleybaltoernooi organiseren: opzet, schema en draaiboek

Een volleybaltoernooi organiseren is meer dan een speelschema maken. Je regelt een zaal of velden, een formule die in de tijd past, de inschrijvingen, scheidsrechters, vrijwilligers en een dag die op tijd eindigt. Dit is het draaiboek van de eerste afspraak tot de evaluatie, voor een toernooi in de zaal, op gras of op het zand.

Wat komt er kijken bij een volleybaltoernooi organiseren?

Een toernooi met acht tot zestien teams is voor een club een project van een paar maanden en een dag hard werken. Wie het voor het eerst doet, onderschat vooral het begin: de zaal is vaak al maanden vooruit verhuurd, en teams plannen hun zomer of seizoensstart ruim op tijd. Werk daarom terug vanaf de datum:

Kies een datum die niet botst met de competitie, vakanties en andere toernooien in je regio; hoe het clubjaar verder loopt, staat in de checklist voor het volleybalseizoen. Hoe je met je eigen team meedoet aan een toernooi van een ander, lees je in een toernooi plannen en bijhouden.

Begin bij het doel en de doelgroep

Waarom organiseer je het? Een voorbereidingstoernooi voor de seizoensstart vraagt sterke tegenstanders en echte sets. Een clubtoernooi aan het eind van het seizoen draait om plezier en de barcommissie. Een toernooi om geld in te zamelen moet vooral veel teams trekken; welke acties daarnaast werken, staat in geld inzamelen voor je club. Het doel bepaalt de rest:

• Niveau. Werk met aparte poules per niveau. Een recreantenteam dat de hele dag van competitieteams verliest, komt volgend jaar niet terug.
• Leeftijd en categorie. Jeugd, heren, dames en mix spelen op verschillende nethoogtes. Neem de hoogtes van je eigen bond over en zet ze in het reglement.
• Mix. Spreek af hoeveel vrouwen er minimaal in het veld staan, en of er regels gelden voor wie mag aanvallen.
• Buiten of binnen. Een gras- of beachtoernooi heeft een plan voor slecht weer nodig: een uitwijkzaal, een reservedatum of een kortere formule. Welke regels op gras gebruikelijk zijn, staat in grasvolleybal: regels en tips.

Vraag op tijd na wat er wettelijk en voor de verzekering nodig is; dat verschilt per land. Speel je buiten op openbaar terrein of verkoop je eten en drinken, dan vraagt de gemeente vaak een vergunning. Vraag je bond of de clubverzekering ook geldt voor spelers van andere clubs, en of je het toernooi moet aanmelden.

Velden, zaal en materiaal

Het aantal velden bepaalt alles: hoeveel teams je kwijt kunt, hoe lang de dag duurt en hoeveel scheidsrechters je nodig hebt. Hoe je dat uitrekent, met de wachttijd per team en de duur per blok, staat in een speelschema maken voor 5 tot 12 teams. De korte versie: zonder wachten heb je half zoveel velden nodig als teams, en reken bij één set tot 25 op ongeveer een halfuur per wedstrijd, inclusief wisselen.

Het reglement van de FIVB vraagt rond een veld een vrije zone van minstens drie meter (regel 1.1). Op een toernooidag met velden naast elkaar haal je dat vaak niet, dus houd tenminste de ruimte tussen twee velden vrij van tassen, ballen en publiek. Een losse bal of een tas naast het veld is op een toernooidag een bekende oorzaak van een omgeslagen enkel.

Een materiaallijst voor de dag zelf:

• Per veld: palen, net, antennes, lijnen (of tape, touw of verf buiten), twee wedstrijdballen, een scorebord of flip-over en een fluit.
• Voor de tafel: het schema op groot formaat, wedstrijdformulieren, pennen, een uitslagenbord of scherm, een hoorn of omroepinstallatie en een verlengsnoer.
• EHBO: een verbandtas, ijs of coldpacks, tape, en iemand die ermee kan werken.
• Verder: inspeelballen, een meetlat voor de nethoogte, reservepennen, vuilniszakken en de prijzen.

Formule, speeltijd en het toernooireglement

De formule volgt uit het aantal teams en de uren die je hebt. Iedereen tegen iedereen is het eerlijkst; met meer teams speel je poules met kruisfinales. Voor de speeltijd zijn er drie gangbare vormen: één set tot 25, twee sets tot 21 waarbij elke gewonnen set telt, of spelen op tijd met één hoorn voor de hele zaal. Op tijd spelen is de zekerste manier om op schema te blijven.

Zet alle afspraken in een toernooireglement van één A4 en stuur het met de bevestiging mee. Dan hoef je op de dag zelf niets meer uit te leggen:

1. De formule, de speeltijd en wanneer een wedstrijd begint (en hoe lang er ingespeeld wordt).
2. De volgorde bij een gelijke stand, bijvoorbeeld gewonnen wedstrijden, dan setsaldo, dan puntensaldo, dan het onderlinge resultaat.
3. Nethoogtes per categorie, de mixregels en welke bal er gebruikt wordt.
4. Wie er fluit, en dat de beslissing van de scheidsrechter geldt.
5. Wat er gebeurt met een team dat te laat is, en wanneer een wedstrijd als verloren telt.
6. Wie er beslist bij onenigheid: de toernooileiding, en die beslissing is definitief.
7. Wat er gebeurt als het schema uitloopt, bijvoorbeeld kortere sets vanaf een vast tijdstip.

Inschrijving en inschrijfgeld

Vraag bij de inschrijving alleen wat je echt nodig hebt: teamnaam, categorie en niveau, een contactpersoon met telefoonnummer en e-mailadres, en of het team een scheidsrechter meebrengt. Zet er een maximum aantal teams bij dat past bij je velden, en houd een wachtlijst bij. Een team staat pas op de lijst als het inschrijfgeld binnen is; zeg vooraf wat er gebeurt bij afmelden.

Voor de hoogte van het inschrijfgeld tel je de vaste kosten op: zaal of velden, betaalde scheidsrechters, prijzen, materiaal en EHBO. Deel dat door het aantal teams dat je minimaal verwacht, niet door het maximum, dan maak je geen verlies als er twee teams afzeggen.

Scheidsrechters, tellers en vrijwilligers

Op een recreatief toernooi fluiten de teams elkaar: het team dat een ronde vrij is, levert de scheidsrechter en de teller. Zet dat in het schema, zodat niemand op de dag zelf hoeft te zoeken. Voor de finales vraag je, als het kan, een ervaren scheidsrechter van je eigen club. Houd voor de eerste ronde een briefing van vijf minuten: hoe het formulier werkt, waar de uitslag heen gaat, en hoe streng er gefloten wordt op dubbel spelen en netfouten.

Daarnaast heb je vrijwilligers nodig die niet spelen:

Een gewone thuiswedstrijddag vraagt minder mensen; hoe je die bezet, staat in thuiswedstrijden organiseren. Een toernooi vraagt op één dag meer handen, dus maak het rooster in blokken van twee tot drie uur, zodat niemand de hele dag vastzit.

Het draaiboek van de toernooidag

Stel dat je een dag hebt van negen tot vijf. Dan ziet het draaiboek er ongeveer zo uit:

• 7.30 uur: opbouw van velden, wedstrijdtafel, EHBO-hoek en kantine. Nethoogtes meten.
• 8.30 uur: teams melden zich aan de tafel, het schema hangt op, de scheidsrechters halen hun formulieren.
• 8.50 uur: welkom en briefing, kort: de belangrijkste regels, de tijden en waar de uitslagen heen gaan.
• 9.00 uur: eerste ronde. Na elke wedstrijd komt het formulier binnen vijf minuten naar de tafel, en de stand wordt meteen bijgewerkt.
• Rond 12.00 uur: een speling van een halfuur, zodat een uitgelopen ochtend de middag niet opeet.
• 15.00 uur: kruisfinales en finales, met een eigen scheidsrechter.
• 16.30 uur: prijsuitreiking, daarna afbouw met de ploeg die daarvoor is ingedeeld.

De gouden regel: alle uitslagen komen op één plek binnen, bij de wedstrijdtafel, en nergens anders. Twee lijsten naast elkaar geven aan het eind van de dag gegarandeerd discussie over de stand.

Na het toernooi: uitslagen, bedanken en evalueren

Deel de eindstand dezelfde avond met alle teams en bedank de vrijwilligers met naam. Evalueer binnen een week met de organisatie: waar liep het uit, wat ontbrak er, klopten de kosten met de inkomsten, en welke teams willen volgend jaar terugkomen. Bewaar het draaiboek, het reglement en de materiaallijst met de verbeterpunten erbij. Het tweede toernooi kost veel minder tijd, als je het eerste goed hebt opgeschreven.

Wat Koach doet bij een toernooi, en wat niet

Koach maakt geen speelschema, neemt geen inschrijvingen van andere clubs aan en heeft geen aparte planner voor toernooivrijwilligers; daarvoor gebruik je een formulier en het schema uit dit artikel. Wat Koach wel doet, zit aan twee kanten. Je eigen teams zetten het toernooi in de app als één toernooi met de wedstrijden eronder, zodat spelers zich in één keer voor de hele dag aanmelden en de uitslagen bij elkaar blijven.

Voor de diensten van je eigen leden heeft een club met Koach Club een omweg die werkt. In de Zaaldag open je via de drie puntjes rechtsboven het blad Bardiensten. Met Eén bardienst plannen kies je een team, een datum, een tijd, het aantal personen dat nodig is en een eigen titel, zoals Opbouw of Kantine ochtend. Formeel blijft het een bardienst: de melding aan de leden spreekt van een open bardienst met jouw titel erachter, en in de taakplicht telt hij als bardienst. Alleen de leden van het gekozen team zien de open dienst in hun agenda en melden zich daar aan. Staat Taakplicht aan, dan telt de dienst mee in hun stand zodra hij is afgevinkt. Wat Club verder doet, staat op de pagina voor clubs, en wat het kost op de prijzenpagina.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Speelschema maken voor 8 teams — en voor elk aantal van 5 tot 12 Een toernooi plannen en alle wedstrijden bijhouden Thuiswedstrijden organiseren: velden, tijden en vrijwilligers

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken