Ouderavond sportteam: agenda, welkomstbrief en intekenlijst

Een ouderavond voor je sportteam is het moment om in één keer uit te leggen hoe jouw seizoen werkt. Hier vind je een gratis sjabloon voor een volleybalteam, met agenda, welkomstbrief, intekenlijst en afsprakenlijst, en lees je wat je daarna regelt, zodat de afspraken niet in de groepsapp verdwijnen.

Ouderavond sportteam: download het gratis sjabloon

Eerst waar je waarschijnlijk voor kwam: een sjabloon voor de ouderavond van je team, gratis en zonder account. Het is gemaakt voor een volleybalteam, maar het werkt voor elk sportteam met ouders langs de lijn.

• Ouderavond volleybalteam (PDF): om te printen, vier pagina's A4 met de agenda, de welkomstbrief, een intekenlijst voor 18 ouders en een afsprakenlijst voor na de avond.
• Ouderavond volleybalteam (Word): dezelfde vier onderdelen, om aan te passen aan je eigen team.

Je mag het sjabloon vrij gebruiken, kopiëren en aanpassen. In de PDF staan schrijflijnen op de open plekken. In Word vervang je de woorden tussen haken, zoals [datum] en [naam trainer], door je eigen gegevens.

Pagina 1 van het sjabloon: de agenda met negen onderwerpen. Achter elk onderwerp vul je in wie het bespreekt en hoe laat.

Wat bespreek je op de ouderavond van je sportteam?

Ouders willen op zo'n avond vooral weten hoe het seizoen praktisch werkt: wanneer hun kind waar moet zijn, wat er van hen gevraagd wordt en bij wie ze terechtkunnen. De agenda in het sjabloon zet daarvoor negen onderwerpen op een rij, elk met een regel over wat je erover vertelt:

1. Welkom en voorstellen. Wie de trainers en begeleiders zijn, en hoe ouders hen bereiken.
2. Het seizoen en de doelen. Waar het team aan werkt en hoe je de speeltijd verdeelt.
3. Trainingen en wedstrijden. Vaste dagen, tijden, de zaal en waar het programma staat.
4. Afmelden. Hoe en tot wanneer een speler zich afmeldt, en hoe ouders horen dat een training niet doorgaat.
5. Vervoer. Wie er rijdt naar uitwedstrijden en toernooien, en waar je verzamelt.
6. Hulp van ouders. Een teamouder als aanspreekpunt, en taken bij thuiswedstrijden en bij de club.
7. Verwachtingen over en weer. Aanmoedigen mag, coachen doet de trainer. Hoe je die afspraken voor langs de lijn maakt, staat in ouders langs de lijn; op de ouderavond leg je ze alleen voor.
8. Praktische zaken. Kleding, kosten, noodcontacten en bijzonderheden zoals allergieën.
9. Vragen en afspraken. Je vat samen wie wat doet en zegt wanneer het verslag komt.

Achter elk onderwerp staan twee lege kolommen: Wie en Tijd. Vul ze vooraf in. Een agenda met tijden houdt de avond kort, en ouders zien dat er een eind aan zit. Plan de ouderavond aan het begin van het seizoen, voor de eerste wedstrijd. Hoe hij past tussen de andere voorbereidingen, lees je in het volleybalseizoen organiseren.

Zo vul je het sjabloon in: voor, tijdens en na de avond

1. Vooraf: de agenda en de welkomstbrief. Bovenaan pagina 1 vul je het team, de datum, de tijd, de plaats, de gespreksleider en de maker van het verslag in. Op pagina 2 staat de welkomstbrief. Je stelt jezelf voor, nodigt de ouders uit met datum, tijd en plaats, zegt wat er besproken wordt en vraagt ze voor een bepaalde datum te laten weten of ze komen. Daaronder staan een korte versie voor de groepsapp en drie tips voor de uitnodiging.
2. Tijdens: de intekenlijst. Pagina 3 laat je rondgaan. Elke ouder schrijft de naam van de speler op, zijn eigen naam, telefoon en e-mail, en zet een kruisje bij Kan rijden of Teamouder. Zo weet je aan het eind van de avond wie wil helpen. Onder de lijst staat dat hij alleen voor het team is: gooi hem weg zodra je de gegevens hebt overgenomen.
3. Erna: de afsprakenlijst. Op pagina 4 noteer je elke afspraak, met wie hem uitvoert en uiterlijk wanneer, plus de open vragen. Daaronder staat een checklist van acht punten voor na de avond: van een kort verslag aan alle ouders, ook aan wie er niet was, tot het rijschema en een volgend moment halverwege het seizoen.

Stuur de welkomstbrief ruim van tevoren en houd hem kort: ouders lezen hem op hun telefoon. Berichten voor de rest van het seizoen, zoals voor de eerste uitwedstrijd, vind je in de brief aan ouders van je sportteam.

Na de ouderavond: waar blijven de afspraken?

De avond zelf lukt meestal wel. Het lastige deel komt in de weken erna. De intekenlijst ligt in je tas, het verslag staat ergens in de groepsapp, en bij de eerste uitwedstrijd vraagt iemand opnieuw wie er rijdt. De checklist in het sjabloon draait daarom om drie dingen: ouders weten waar het programma staat, hoe ze hun kind afmelden en wie wanneer rijdt.

Dat kan op papier en in de groepsapp. Het kost niets en iedereen heeft het al. Het nadeel is dat elk bericht wegzakt onder nieuwe berichten, en dat jij alle lijstjes bijhoudt. Een teamapp geeft die dingen een vaste plek. Hieronder staat naast elkaar waar het na de avond terechtkomt. Wij maken Koach, dus lees de rechterkolom met die wetenschap.

Wat Koach na de ouderavond voor je regelt

De ouderavond in de agenda. Op het tabblad Agenda tik je op Nieuwe afspraak en kies je Anders. Je geeft de afspraak de soort Ouderavond, een titel, de datum en eventueel een tijd en een locatie, en je laat Voor wie op Hele team staan. Dan staat de avond in de agenda van het team, naast de trainingen en wedstrijden. Eén ding moet je weten: zo'n losse afspraak heeft geen aanmeldknoppen. Wie er komt, vraag je in de uitnodiging, zoals de welkomstbrief doet. Alles over dit soort afspraken staat in een losse afspraak in de agenda.

Ouders in het team. Tik op het tabblad Team op een speler: in zijn profiel staat de knop Ouder uitnodigen. De ouder krijgt een link, maakt een eigen account aan en wordt gekoppeld aan zijn kind. De intekenlijst helpt daarbij: je ziet meteen welke ouder bij welke speler hoort. Hoe het uitnodigen stap voor stap gaat, lees je in ouders toevoegen aan je team. Wat een ouder daarna in de app ziet, staat in Koach voor ouders.

Afmelden. Op het dashboard van een ouder staat de kaart Aanmeldingen van, met de naam van het kind erachter. Per training en wedstrijd tikt de ouder op het vinkje of het kruisje, en bij een afmelding kan hij een reden opgeven. Zet je een training op Training afgelast, dan krijgt het team daar een melding van in de app.

Verslag en taken. Op hetzelfde dashboard staan de Mededelingen van het team, dus daar zet je het verslag van de ouderavond neer. Een klus die op de avond bleef liggen, zoals wie de wedstrijdshirts wast, plaats je als Taak: een ouder tikt op Ik doe het en iedereen ziet wie hem oppakt. Staan de ouders al in Koach, bijvoorbeeld bij een tweede ouderavond halverwege het seizoen, dan vraag je met een Poll wie er komt. Hoe die drie soorten berichten werken, lees je in mededelingen, polls en taken.

Rijschema en teamouder. Met het Rijschema verdeel je de ritten naar uitwedstrijden. Wie de minste kilometers heeft gereden, is het eerst aan de beurt. Toernooien staan er bewust niet in: dat vervoer spreek je apart af, precies zoals de checklist zegt. Wie op de intekenlijst een kruisje zette bij Teamouder, kun je in de app tot Teamouder maken. Die ouder ziet dan wie er bij wedstrijden en toernooien komt en kan het rijschema maken en aanpassen; aan het aan- en afmelden van anderen verandert hij niets. Hoe je dat aanzet, lees je in een teamouder aanwijzen.

Voor wie past dit, en voor wie niet?

Koach past bij een volleybaltrainer die na de ouderavond niet alles zelf wil bijhouden, meestal van een jeugdteam waarvan de ouders meedoen. Ouders melden hun kind zelf af, het rijschema verdeelt de ritten en een teamouder neemt het vervoer over. Voor jou zitten er opstellingen, live scoren en statistieken bij; die ziet een ouder niet.

Het past minder als je alleen de avond wilt organiseren: dan heb je genoeg aan het sjabloon. Heeft je team geen ouders die meedoen, zoals veel seniorenteams, dan voegt de ouderkant weinig toe. En Koach is alleen voor volleybal. Goed om te weten: Koach heeft geen chat, verwerkt geen contributie of andere betalingen en vervangt je ledenadministratie niet. Pushmeldingen komen binnen in de app op iPhone en Android, niet in de browser.

Wat kost Koach voor een team met ouders?

Voor ouders en spelers is Koach gratis, met een eigen account. Als trainer probeer je de app 14 dagen gratis, zonder creditcard en met alle functies. Daarna kies je Coach voor € 2,99 per maand (één team, twee trainers) of Club voor € 9,99 per maand (onbeperkt teams en trainers). Met een jaarabonnement betaal je € 2,49 of € 8,33 per maand. De bedragen staan op de prijzenpagina.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Ouders langs de lijn: afspraken die werken Teamouder aanwijzen: wie in je team het vervoer regelt Ouders toevoegen aan je team: zo werken ouderaccounts in Koach

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken