Elternabend-Vorlage fürs Sportteam: Tagesordnung und Einladung

Der Elternabend ist der Moment, an dem du allen Eltern auf einmal erklärst, wie deine Saison läuft. Hier findest du eine kostenlose Elternabend-Vorlage für ein Volleyballteam im Verein, mit Tagesordnung, Begrüßungsbrief, Anwesenheitsliste und einer Seite für die Absprachen. Und du liest, was du danach regelst, damit die Absprachen nicht im Gruppenchat untergehen.

Elternabend-Vorlage für dein Team: kostenlos herunterladen

Zuerst das, wofür du wahrscheinlich gekommen bist: eine Vorlage für den Elternabend deines Teams, kostenlos und ohne Konto. Sie ist für ein Volleyballteam gemacht, passt aber zu jedem Sportteam, bei dem Eltern am Spielfeldrand stehen.

• Elternabend Volleyballteam (PDF): zum Ausdrucken, vier Seiten A4 mit Tagesordnung, Begrüßungsbrief, einer Anwesenheitsliste für 18 Eltern und einer Seite für die Absprachen nach dem Abend.
• Elternabend Volleyballteam (Word): dieselben vier Teile, zum Anpassen an dein eigenes Team.

Du darfst die Vorlage frei verwenden, kopieren und anpassen. Im PDF stehen Schreiblinien an den offenen Stellen. In Word ersetzt du die Wörter in eckigen Klammern, etwa [Datum] und [Name Trainer/in], durch deine eigenen Angaben.

Seite 1 der Vorlage: die Tagesordnung mit neun Themen. Zu jedem Thema trägst du ein, wer es bespricht und um wie viel Uhr.

Was besprichst du beim Elternabend deines Sportteams?

Eltern wollen an so einem Abend vor allem wissen, wie die Saison praktisch abläuft: wann ihr Kind wo sein muss, was von ihnen erwartet wird und an wen sie sich wenden können. Die Tagesordnung in der Vorlage stellt dafür neun Themen zusammen, jeweils mit einer Zeile dazu, was du sagst:

1. Begrüßung und Vorstellung. Wer Trainer und Betreuer sind und wie Eltern sie erreichen.
2. Saison und Ziele. Woran das Team arbeitet und wie du die Spielzeit verteilst.
3. Training und Spiele. Feste Tage, Uhrzeiten, die Halle und wo alle Termine stehen.
4. Abmelden. Wie und bis wann sich ein Kind abmeldet und wie Eltern erfahren, dass ein Training ausfällt.
5. Fahrten. Wer zu Auswärtsspielen und Turnieren fährt und wo ihr euch trefft.
6. Hilfe der Eltern. Ein Team-Elternteil als Ansprechperson und Aufgaben bei Heimspielen und im Verein.
7. Erwartungen auf beiden Seiten. Anfeuern ja, das Coachen übernimmt der Trainer. Wie du diese Regeln für den Spielfeldrand aufstellst, steht unter Eltern am Spielfeldrand; beim Elternabend stellst du sie nur vor.
8. Organisatorisches. Kleidung, Kosten, Notfallkontakte und Besonderheiten wie Allergien.
9. Fragen und Absprachen. Du fasst zusammen, wer was übernimmt, und sagst, wann das Protokoll kommt.

Neben jedem Thema stehen zwei leere Spalten: Wer und Zeit. Füll sie vorher aus. Eine Tagesordnung mit Uhrzeiten hält den Abend kurz, und die Eltern sehen, dass er ein Ende hat. Plane den Elternabend zu Saisonbeginn, vor dem ersten Spiel. Wie er zu den übrigen Vorbereitungen passt, liest du unter die Volleyballsaison organisieren.

So füllst du die Vorlage aus: vor, während und nach dem Abend

1. Vorher: Tagesordnung und Begrüßungsbrief. Oben auf Seite 1 trägst du Team, Datum, Uhrzeit, Ort, Leitung und Protokoll ein. Auf Seite 2 steht der Begrüßungsbrief. Du stellst dich vor, lädst die Eltern mit Datum, Uhrzeit und Ort ein, sagst, worüber ihr sprecht, und bittest sie, bis zu einem bestimmten Datum Bescheid zu geben, ob sie kommen. Darunter stehen eine Kurzfassung für den Gruppenchat und drei Tipps für die Einladung.
2. Währenddessen: die Anwesenheitsliste. Seite 3 lässt du herumgehen. Jedes Elternteil trägt den Namen des Kindes, den eigenen Namen, Telefon und E-Mail ein und macht ein Kreuz bei Kann fahren oder Team-Elternteil. So weißt du am Ende des Abends, wer helfen möchte. Unter der Liste steht, dass sie nur für das Team ist: Vernichte sie, sobald du die Angaben übertragen hast.
3. Danach: die Absprachen. Auf Seite 4 notierst du jede Absprache, wer sie erledigt und bis wann, dazu die offenen Fragen. Darunter steht eine Checkliste mit acht Punkten für die Zeit nach dem Abend: von einem kurzen Protokoll an alle Eltern, auch an die, die nicht da waren, bis zum Fahrdienst und einem nächsten Treffen zur Saisonmitte.

Schick den Begrüßungsbrief rechtzeitig und halte ihn kurz: Eltern lesen ihn auf dem Handy. Nachrichten für den Rest der Saison, etwa vor dem ersten Auswärtsspiel, findest du unter der Elternbrief für dein Sportteam.

Nach dem Elternabend: Wo landen die Absprachen?

Der Abend selbst klappt meistens. Schwierig wird es in den Wochen danach. Die Anwesenheitsliste steckt in deiner Tasche, das Protokoll ist irgendwo im Gruppenchat, und vor dem ersten Auswärtsspiel fragt jemand wieder, wer fährt. Die Checkliste in der Vorlage dreht sich deshalb um drei Dinge: Eltern wissen, wo die Termine stehen, wie sie ihr Kind abmelden und wer wann fährt.

Das geht auf Papier und im Gruppenchat. Es kostet nichts, und alle haben es schon. Der Nachteil: Jede Nachricht rutscht unter neuen Nachrichten weg, und du führst alle Listen selbst. Eine Team-App gibt diesen Dingen einen festen Platz. Unten siehst du nebeneinander, wo was nach dem Abend landet. Wir machen Koach, lies die rechte Spalte also mit diesem Wissen.

Was Koach nach dem Elternabend für dich regelt

Der Elternabend im Kalender. Im Tab Termine tippst du auf Neuer Termin und wählst Sonstiges. Du gibst dem Termin die Art Elternabend, einen Titel, das Datum und auf Wunsch eine Uhrzeit und einen Ort, und lässt Für wen auf Ganzes Team stehen. Dann steht der Abend im Kalender des Teams, neben Training und Spielen. Eines solltest du wissen: So ein einzelner Termin hat keine Zusage-Buttons. Wer kommt, fragst du in der Einladung, so wie im Begrüßungsbrief. Alles über diese Art von Terminen steht unter ein einzelner Termin im Teamkalender.

Eltern im Team. Tippe im Tab Team auf einen Spieler: In seinem Profil steht der Button Elternteil einladen. Das Elternteil bekommt einen Link, legt ein eigenes Konto an und wird mit seinem Kind verknüpft. Die Anwesenheitsliste hilft dabei: Du siehst sofort, welches Elternteil zu welchem Kind gehört. Wie das Einladen Schritt für Schritt geht, liest du unter Eltern zu deinem Team hinzufügen. Was ein Elternteil danach in der App sieht, steht unter Koach für Eltern.

Abmelden. Auf dem Dashboard eines Elternteils steht die Karte Anmeldungen von, dahinter der Name des Kindes. Bei jedem Training und Spiel tippt das Elternteil auf den Haken oder das Kreuz und kann bei einer Absage einen Grund angeben. Setzt du ein Training auf Training abgesagt, bekommt das Team in der App eine Benachrichtigung.

Protokoll und Aufgaben. Auf demselben Dashboard stehen die Ankündigungen des Teams, dort stellst du also das Protokoll des Elternabends ein. Was am Abend liegen geblieben ist, etwa wer die Trikots wäscht, stellst du als Aufgabe ein: Ein Elternteil tippt auf Ich mache das, und alle sehen, wer sie übernimmt. Sind die Eltern schon in Koach, zum Beispiel bei einem zweiten Elternabend zur Saisonmitte, fragst du mit einer Umfrage, wer kommt. Wie diese drei Arten von Nachrichten funktionieren, liest du unter Ankündigungen, Umfragen und Aufgaben.

Fahrdienst und Team-Elternteil. Mit dem Fahrdienst verteilst du die Fahrten zu Auswärtsspielen. Wer die wenigsten Kilometer gefahren ist, ist zuerst dran. Turniere stehen bewusst nicht darin: Diese Fahrten sprichst du gesondert ab, genau wie es die Checkliste sagt. Wer auf der Anwesenheitsliste ein Kreuz bei Team-Elternteil gemacht hat, kannst du in der App zum Team-Elternteil machen. Dieses Elternteil sieht dann, wer zu Spielen und Turnieren kommt, und kann den Fahrdienst erstellen und ändern; an den Zu- und Absagen anderer ändert es nichts. Wie du das einschaltest, liest du unter ein Team-Elternteil bestimmen.

Für wen passt das, und für wen nicht?

Koach passt zu einem Volleyballtrainer, der nach dem Elternabend nicht alles selbst im Blick behalten will, meist mit einem Jugendteam, bei dem die Eltern mitmachen. Eltern melden ihr Kind selbst ab, der Fahrdienst verteilt die Fahrten, und ein Team-Elternteil übernimmt die Organisation der Fahrten. Für dich gibt es Aufstellungen, Live-Scoring und Statistiken dazu; die sieht ein Elternteil nicht.

Weniger passt es, wenn du nur den Abend organisieren willst: Dafür reicht die Vorlage. Hat dein Team keine Eltern, die mitmachen, wie viele Erwachsenenteams, bringt die Elternseite wenig. Und Koach ist nur für Volleyball. Gut zu wissen: Koach hat keinen Chat, wickelt keine Mitgliedsbeiträge oder andere Zahlungen ab und ersetzt nicht die Mitgliederverwaltung deines Vereins. Push-Benachrichtigungen kommen in der App auf iPhone und Android an, nicht im Browser.

Was kostet Koach für ein Team mit Eltern?

Für Eltern und Spieler ist Koach kostenlos, mit eigenem Konto. Als Trainer testest du die App 14 Tage gratis, ohne Kreditkarte und mit allen Funktionen. Danach wählst du Coach für 2,99 € im Monat (ein Team, zwei Trainer) oder Club für 9,99 € im Monat (unbegrenzt viele Teams und Trainer). Mit einem Jahresabo zahlst du 2,49 € oder 8,33 € im Monat. Die Beträge stehen auf der Preisseite.

Häufige Fragen

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