Verfügbarkeit der Mannschaft: Vorlage für Excel und Google Sheets

Eine Vorlage für die Verfügbarkeit deiner Mannschaft ist in Excel oder Google Sheets schnell gebaut: Namen untereinander, Spiele nebeneinander und in jedem Feld, ob jemand kann. Hier findest du den Aufbau, der für eine Volleyballmannschaft funktioniert, mit den Formeln, die zählen, wie viele Spieler du hast. Und danach ehrlich, wo so eine Liste an ihre Grenzen kommt.

Was gehört in eine Verfügbarkeitsliste?

Eine Verfügbarkeitsliste beantwortet für jedes Spiel eine Frage: Mit wie vielen Spielern trittst du an, und auf welchen Positionen? Dafür brauchst du wenige Spalten, aber ein paar feste Absprachen. Eine gute Vorlage hat Folgendes:

• Spieler in den Zeilen, nach Position sortiert. Setz deine Zuspieler zusammen, dann die Mittelblocker, die Außenangreifer, die Diagonalspieler und den Libero. So siehst du auf einen Blick, ob du beim nächsten Spiel einen Zuspieler hast, und nicht nur, ob du sechs Leute zusammenbekommst.
• Spiele in den Spalten. Oben in jeder Spalte das Datum, der Gegner und ob es ein Heim- oder Auswärtsspiel ist. So passt eine ganze Saison auf ein Blatt.
• Feste Antworten. Nur Ja, Nein oder Zuschauen, ausgewählt aus einer Dropdown-Liste. Wer "eher ja" tippen darf, macht deine Zählung unbrauchbar.
• Leer heißt: noch keine Antwort. Das ist die wichtigste Absprache. Ein leeres Feld ist kein Nein. Es ist genau die Gruppe, der du hinterherlaufen musst.
• Platz für einen Grund. Ein kurzer Grund bei einem Nein, etwa Arbeit, eine Verletzung oder Urlaub, sagt dir, ob jemand in der Woche danach wieder kann.
• Eine Zählung unten. Pro Spiel, wie viele Spieler können und wie viele sich noch nicht gemeldet haben.

Zuschauen ist eine eigene Antwort, weil ein Spieler, der zum Anfeuern kommt, nicht als spielbereit zählt. Warum dieser Unterschied wichtig ist, liest du unter zuschauen, ohne mitzuspielen.

Vorlage für die Verfügbarkeit der Mannschaft: ein Beispiel mit fünf Spielern

Hier ein Ausschnitt der Liste: fünf Spieler und drei Spiele. In deiner eigenen Liste stehen dein ganzer Kader und deine ganze Saison; der Aufbau bleibt gleich.

Lies die Liste spaltenweise, nicht zeilenweise. Bei Spiel 1 können drei Spieler und einer schweigt, aber dein zweiter Zuspieler kann nicht: Fällt Zuspieler A aus, hast du keinen. Bei Spiel 3 sind zwei Felder leer, und eins davon gehört deinem ersten Zuspieler. Diese beiden fragst du zuerst nach: Ein leeres Feld kann noch in beide Richtungen gehen, ein Nein nicht mehr.

So baust du die Liste in Excel oder Google Sheets

Du brauchst keinen Download: Mit diesen Schritten steht die Liste in einer neuen, leeren Datei. Google Sheets heißt auf Deutsch Google Tabellen, und die Schritte sind in beiden Programmen fast gleich.

1. Namen und Spiele. Trag in Spalte A deine Spieler ein, ab Zeile 2, nach Position sortiert. Trag in Zeile 1, ab Spalte B, für jedes Spiel das Datum, den Gegner und ein H oder A für Heim oder Auswärts ein.
2. Eine Dropdown-Liste. Markier den Bereich für die Antworten und leg über das Menü Daten eine Datenüberprüfung an (in Google Tabellen heißt sie Datenvalidierung), mit drei Auswahlmöglichkeiten: Ja, Nein und Zuschauen. Dann kann niemand etwas anderes eintippen.
3. Die Zählung. Stehen deine Spieler in den Zeilen 2 bis 15, schreib unter das erste Spiel =ZÄHLENWENN(B2:B15;"Ja") für alle, die können, und =ANZAHLLEEREZELLEN(B2:B15) für alle, die noch nichts gesagt haben. In einer englischen Programmversion heißen diese Funktionen COUNTIF und COUNTBLANK. Bekommst du eine Fehlermeldung, ersetz das Semikolon durch ein Komma. Zieh die Formeln danach nach rechts, damit jedes Spiel seine eigene Zählung hat.
4. Farbe. Mit der bedingten Formatierung färbst du Ja grün und Nein rot. Dann springen die leeren Felder von selbst ins Auge.
5. Der Grund als Notiz. Schreib einen Grund nicht ins Feld selbst, sondern als Notiz an das Feld. Dann bleibt dort Ja oder Nein stehen, und deine Zählung stimmt.
6. Fixieren. Fixier die erste Zeile und die erste Spalte (in Excel über Fenster fixieren), damit Namen und Spiele stehen bleiben, wenn du auf dem Handy nach rechts wischst.

Willst du nach dem Spiel auch festhalten, wer wirklich da war, nimm ein zweites Tabellenblatt und überschreib die Verfügbarkeit nicht. Ein Spieler, der zugesagt hat und am Spieltag krank wurde, gehört in beiden an die richtige Stelle. Warum das zwei verschiedene Fragen sind, steht unter Anwesenheit beim Spiel erfassen.

Wo eine Verfügbarkeitsliste an ihre Grenzen kommt

Für eine Mannschaft, die alles in einem Gruppenchat regelt, reicht so eine Liste oft aus. Trotzdem stößt du nach ein paar Spielen auf dieselben Dinge:

• Du bist der, der alles einträgt. Pflegst du die Liste selbst, überträgst du jede Antwort aus dem Gruppenchat, Woche für Woche.
• Oder jeder kann alles. Teilst du die Liste mit einem Link zum Bearbeiten, kann auch jeder jedes Feld eines anderen ändern oder aus Versehen die Sortierung durcheinanderbringen. Was passiert ist, suchst du danach im Versionsverlauf.
• Ein leeres Feld schickt keine Erinnerung. Die Liste weiß, dass jemand nichts eingetragen hat, aber sie sagt es niemandem. Hinterherlaufen bleibt deine Aufgabe.
• Eltern sind nicht drin. Bei einer Jugendmannschaft entscheiden die Eltern. Die brauchen dann auch den Link und müssen wissen, welche Zeile ihrem Kind gehört.
• Auf dem Handy ist sie breit. Eine ganze Saison nebeneinander heißt viel Wischen auf einem kleinen Bildschirm.
• Sie steht für sich allein. Deine Aufstellung, dein Fahrdienst und deine Statistiken liegen woanders, also überträgst du die Namen von Hand.

Wie du die Verfügbarkeit mit Spielern regelst, die selbst antworten, und welche Apps es dafür gibt, steht ausführlich unter eine App für die Verfügbarkeit pro Spiel. Hier nur, was von deiner Vorlage übrig bleibt, wenn du diesen Schritt machst.

Von der Vorlage zur App: wo deine Spalten landen

Wir machen Koach, lies diesen Teil also mit diesem Wissen. In Koach gibt es deine Liste weiterhin, nur füllen deine Spieler sie jetzt selbst aus. Jeder Teil der Vorlage hat dort seinen Platz:

• Die Spalte pro Spiel ist das Spiel selbst. Bei jedem geplanten Spiel steht der Block An-/Abmeldungen, oben rechts mit der Zahl der Spieler, die kommen, im Verhältnis zur Größe deines Kaders.
• Ja, Nein und Zuschauen werden zu den Knöpfen Ich komme, Ich kann nicht und Ich schaue zu, die der Spieler selbst antippt. Du siehst die Antworten in den Gruppen Kommt, Schaut zu und Kann nicht.
• Das leere Feld ist die Gruppe Noch keine Antwort. Die musst du nicht mehr zählen. Wer darin steht, bekommt 48 Stunden vor dem Spiel einen Stups, sein verknüpftes Elternteil ebenfalls; einen Spieler, den du auf Verletzt oder Abwesend gesetzt hast, überspringt Koach. Dieser Stups kommt nur in der iPhone- und Android-App an, nicht im Browser.
• Die Notiz mit dem Grund wird zur Frage Warum kannst du nicht? nach einer Absage. Der Grund steht in deiner Liste unter dem Namen.

Hat ein Spieler kein Konto, trägst du seine Antwort selbst mit den drei Knöpfen hinter seinem Namen ein, so wie du es in deiner Tabelle auch gemacht hast. Und wer in deiner Liste schon eine ganze Zeile mit Ja gefüllt hat, tippt in Koach einmal auf Für alle Spiele anmelden: Dann ist er für alle geplanten Spiele angemeldet, für die er noch nichts eingetragen hatte. Wie das An- und Abmelden für Spieler, Eltern und Trainer Schritt für Schritt geht, liest du unter für ein Spiel anmelden.

Die Liste mit dem teilen, der die Fahrten organisiert

Eine Tabelle teilst du mit dem Elternteil, das die Fahrten organisiert, und dann hoffst du, dass es nichts verändert. In Koach machst du dieses Elternteil zum Team-Elternteil; wie das geht, steht unter ein Team-Elternteil festlegen. Es sieht bei jedem Spiel dieselben An- und Abmeldungen, mit dem Stand pro Spieler und bei einer Absage dem Grund, und kommt über Fahrdienst öffnen zum Fahrdienst. Der rechnet mit denselben Anmeldungen: Wie viele Plätze nötig sind, ergibt sich daraus, wer kommt. Für jemand anderen an- oder abmelden kann das Team-Elternteil nicht: Das bleibt beim Spieler, seinen eigenen Eltern und dir.

Wer hat was geändert?

In einer geteilten Tabelle ist ein Nein, aus dem ein Ja wurde, manchmal ein Rätsel. In Koach tippst du auf das Uhrsymbol hinter einem Namen und siehst jede Änderung mit Uhrzeit, altem und neuem Stand und wer sie gemacht hat: der Spieler, ein Elternteil oder ein Trainer. Das Uhrsymbol neben der Überschrift An-/Abmeldungen zeigt dasselbe für das ganze Spiel. Das funktioniert bei Spielen, Trainings und Turnieren.

Tabelle oder App: ehrlich nebeneinander

Die Tabelle gewinnt in zwei Punkten: In Google Sheets kostet sie nichts, und deine Spieler brauchen kein Konto. In Koach braucht ein Spieler, der selbst antworten will, ein Konto; das ist kostenlos. Koach gewinnt, sobald du nicht mehr selbst abtippen und zählen willst und möchtest, dass alle, die schweigen, von selbst einen Stups bekommen.

Für wen passt die Liste, für wen die App?

Die Vorlage passt, wenn du eine Freizeitmannschaft hast, in der fast immer alle können, wenn du die Liste gern selbst pflegst oder wenn deine Spieler keine weitere App wollen. Auch wenn du nur einen Überblick für dich selbst willst, ist eine Tabelle schnell und gratis.

Die App passt, wenn du jede Woche denselben leeren Feldern hinterherläufst, wenn Eltern einen Jugendspieler an- und abmelden oder wenn du die Verfügbarkeit in derselben App haben willst wie deine Aufstellung und das Live-Scoring, mit einem Fahrdienst, der mit den Anmeldungen rechnet. Koach ist nur für Volleyball gemacht; für eine Mannschaft in einer anderen Sportart ist es nicht gedacht.

Was Koach nicht macht: deine Tabelle einlesen. Es gibt keinen Import aus Excel oder einer CSV-Datei; du tippst die Namen deiner Spieler einmal ein und lädst sie danach ein. Einen Chat gibt es auch nicht. Was du als Trainer neben der Verfügbarkeit noch regelst, liest du unter eine Volleyballmannschaft managen.

Was kostet eine Verfügbarkeitsliste?

Die Vorlage kostet nichts: Excel hast du vielleicht schon, und Google Sheets ist mit einem Google-Konto kostenlos. Koach testest du 14 Tage gratis mit einer Mannschaft, ohne Kreditkarte. Danach wählst du Coach für 2,99 € im Monat (ein Team, zwei Trainer) oder Club für 9,99 € im Monat (unbegrenzt viele Teams und Trainer); mit einem Jahresabo sind das 2,49 € oder 8,33 € im Monat. Spieler und Eltern nutzen Koach kostenlos. Die Beträge stehen auf der Preisseite.

Häufige Fragen

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