Zaalrooster volleybalvereniging: het vaste weekrooster vastleggen
Bij vrijwel elke vereniging bestaat het zaalrooster als één document, gemaakt door één persoon. Het wordt aan het begin van het seizoen rondgestuurd, daarna verdwijnt het in ieders postvak, en vanaf dat moment is de vraag 'wanneer traint de jeugd ook alweer' een appje aan die ene persoon. Dat is niet erg omdat het rooster ingewikkeld is. Het is erg omdat het nergens staat waar mensen het zelf kunnen vinden.
Het A4 dat elk jaar opnieuw wordt getypt
De zaalindeling van een vereniging verandert per seizoen nauwelijks. Dezelfde hallen, ongeveer dezelfde avonden, ongeveer dezelfde teams. Toch begint bijna elk bestuur er voor elk nieuw seizoen weer opnieuw aan: iemand opent het bestand van vorig jaar, past drie regels aan, en stuurt het rond. Vaak in een opmaak die op een telefoon niet te lezen is.
Het probleem zit niet in het typen. Het zit erin dat het document bij één persoon woont. Wie hem heeft, weet het; wie hem kwijt is, vraagt het. De trainer die twee maanden later wil ruilen met een ander team weet niet welk blok er dan vrij is. De coördinator die een extra veld zoekt voor een inhaalwedstrijd moet eerst uitzoeken wie er die avond in de zaal staat. Iedereen belt hetzelfde nummer.
En dan is er nog de stille versie van hetzelfde probleem: het rooster klopt niet meer. Halverwege het seizoen is er een team bijgekomen, is een blok een kwartier verschoven, en is het weekenddagdeel anders ingedeeld. Het rondgestuurde bestand weet daar niets van, want het is een momentopname. Wat je wilt is geen momentopname maar een plek: één lijst die je bijwerkt in plaats van opnieuw verstuurt.
Wat een zaalrooster is — en wat het nadrukkelijk niet is
In Koach zit dat blad onder Clubdashboard → Zalen. Je opent het clubdashboard vanaf je profiel, het rondje rechtsboven in de app. Het tabblad Zalen bevat twee dingen: de sporthallen waar jullie spelen en trainen, en per hal de vaste blokken erin.
Belangrijk om meteen scherp te hebben: dit is naslag. Er wordt niets van gepland. Er komt geen enkele training in iemands agenda te staan doordat jij hier een blok invult, en er gaat geen bericht uit naar spelers. Het blad vervangt precies één ding, namelijk die losse A4 die nu elk jaar opnieuw wordt getypt — niet meer en niet minder.
Dat onderscheid is geen technische bijzaak, het bepaalt hoe je het gebruikt. Een trainer die zijn trainingen in de app wil zetten, doet dat gewoon in de teamagenda van zijn eigen team, waar spelers zich ook kunnen aan- en afmelden. Het zaalrooster staat daarnaast, als antwoord op een andere vraag: niet 'wat doen wij dinsdag', maar 'wie staat er dinsdag in die zaal'.
Vergelijk het met een plattegrond naast een routebeschrijving. De plattegrond vertelt niemand waar hij heen moet, maar zonder plattegrond kun je geen route bedenken.
Kort: het tabblad Zalen plant niets in. Het is de vaste indeling van je hallen, opgeschreven op een plek waar iedere clubbeheerder hem kan vinden en bijwerken.
Eerst de zaal, dan de blokken
Je begint met de hal zelf. Met + Zaal toevoegen vul je vier dingen in:
- Naam van de zaal — hoe jullie hem onderling noemen, niet de officiële naam op de gevel. Als iedereen "de oude zaal" zegt, zet dan dat erin. Een rooster waarin namen staan die niemand gebruikt, wordt niet gelezen.
- Adres van de hal — optioneel, maar vul het in. Het komt onder de naam van de zaal te staan, en dat is precies wat iemand nodig heeft die er nog nooit is geweest. Voor de hal van een tegenstander gaat het anders: hoe je zorgt dat de navigatie bij een uitwedstrijd op de goede plek uitkomt, staat in het adres bij de sporthal invullen.
- Aantal velden — hoeveel volleybalvelden er tegelijk in de hal passen. Dat getal is je maatstaf bij het invullen van de blokken: staan er op een avond al evenveel blokken als er velden zijn, dan zit die avond vol.
- Aantekening — het vrije veld, en in de praktijk het nuttigste. Hier zet je wat nergens anders past: waar de sleutel hangt, welke ingang 's avonds open is, dat de netten in de berging achterin liggen, dat de verwarming een half uur nodig heeft.
Voeg alle hallen toe waar jullie iets doen, ook de gymzaal van de basisschool waar alleen de jongste groep (rond zes tot tien jaar) traint. Juist die kleine locaties zijn de plekken waar niemand de weg weet.
Een blok is een dag, een tijd en een veld
Onder elke zaal staat + Blok toevoegen. Een blok is één vast uur op één vaste dag. Je vult in:
- Dag — maandag tot en met zondag.
- Van en Tot — de begin- en eindtijd, gekozen uit een tijdkiezer, zodat er nooit "half acht" in je rooster belandt en de blokken netjes op volgorde blijven staan.
- Veld — hier kies je Hele zaal of één veldnummer. Dit is het veld waar de meeste roosters op stuklopen: in een hal met twee velden staan er twee teams tegelijk, en op een A4 wordt dat één regel met een schuine streep die niemand begrijpt. Zet je ze als twee blokken op veld 1 en veld 2, dan klopt het beeld meteen.
- Team — kies het team uit de lijst van je vereniging. Staan je teams nog niet in het clubdashboard, dan is dat het eerste dat je regelt; hoe je die lijst opbouwt staat in je volleybalclub beheren.
- Omschrijving — optioneel, voor blokken die geen team hebben. "Recreanten", "Vrij spelen", "Zaal gehuurd door de gymvereniging".
De blokken komen onder de zaal te staan, gesorteerd op dag en daarna op begintijd. Daardoor lees je een avond af zoals hij verloopt. Een gebruikelijke dinsdag in een hal met één veld ziet er zo uit: 18:30 tot 19:45 de jeugd, 19:45 tot 21:00 dames 2, 21:00 tot 22:15 heren 1. Drie blokken van vijfenzeventig minuten, netjes aansluitend, en in één oogopslag zichtbaar dat er die avond niets meer bij kan.
Hoe lang zo'n blok hoort te zijn, verschilt per leeftijd: voor de jongste groepen is anderhalf uur meestal te lang, voor een seniorenteam eerder te kort. Leg die keuze één keer per leeftijdsgroep vast, dan hoef je hem niet elk seizoen opnieuw te verdedigen.
De wedstrijddag is een ander rooster
De doordeweekse avonden zijn het makkelijke deel. Waar het schuurt is de dag waarop thuis gespeeld wordt, want dan gaat het niet om vaste teams maar om een reeks wedstrijden achter elkaar, en die duren langer dan mensen denken. Reken op anderhalf tot twee uur per wedstrijd inclusief inspelen en opruimen; hoe lang een volleybalwedstrijd duurt zet de tijden op een rij.
Voor het zaalrooster hoef je die wedstrijden niet stuk voor stuk in te voeren — dat zou een agenda worden, en dat is dit blad niet. Wat je wél vastlegt, is het tijdvak: van hoe laat tot hoe laat de vereniging die dag over de hal beschikt, en over hoeveel velden. Eén blok van bijvoorbeeld 09:00 tot 17:00, bij Veld ingesteld op Hele zaal, met als omschrijving "Thuisprogramma". Wie daarna de wedstrijden verdeelt, weet dan meteen hoeveel ruimte er is.
Datzelfde geldt voor de omgekeerde beweging. Speelt een team uit, dan gaat het niet om zaalruimte maar om vervoer, en dat is een aparte planning die je per team regelt met het rijschema voor uitwedstrijden.
Eén eigenaar, twee momenten per jaar
Een rooster dat niemand bijhoudt, is binnen een half seizoen schadelijker dan geen rooster. Mensen vertrouwen erop, komen bedrogen uit, en gaan weer bellen. Spreek daarom twee dingen af.
Wie het bijhoudt. Eén persoon uit het bestuur is eigenaar van dit blad — meestal degene die de zaalhuur regelt. Iedereen die clubbeheerder is kan erbij en kan wijzigen, en dat is met opzet: gaat de eigenaar op vakantie, dan staat de vereniging niet stil. Maar één iemand is verantwoordelijk voor de vraag of het nog klopt.
Wanneer je het nakijkt. Twee vaste momenten zijn genoeg: één keer vlak voordat het seizoen begint, als de zaalhuur rond is en de teams bekend zijn, en één keer halverwege het seizoen, als de eerste verschuivingen achter de rug zijn. Loop dan alle zalen langs en vraag per blok: staat hier nog het juiste team, klopt de tijd nog. Dat kost een half uur.
Verwijder je een zaal, dan verdwijnen de blokken die eraan hangen mee — de app waarschuwt daar ook voor. Dat is precies wat je wilt bij een hal die jullie niet meer huren, maar het is geen manier om even schoon schip te maken. Verhuist een team naar een andere zaal, verwijder dan het blok, niet de hal.
Wat hier staat, hoort ten slotte thuis in het bredere verhaal over hoe jullie vereniging draait. Het rooster zelf zit in de app; de afspraak dat het bestaat, wie het beheert en wanneer het wordt nagekeken, hoort in het clubhandboek. Dan blijft het ook staan als het bestuur wisselt.
Wat je eraan merkt
Het effect is klein en saai, en dat is het punt. De vragen die nu bij één persoon binnenkomen, verdwijnen niet allemaal — maar de simpelste ervan wel. Wie wil ruilen, kijkt eerst zelf. Wie een extra veld zoekt, ziet zelf waar er ruimte is. Wie voor het eerst naar een van jullie hallen rijdt, leest zelf waar de ingang zit.
En aan het eind van het seizoen begin je niet opnieuw met een leeg document. Je opent het rooster dat er al staat, past de teams aan die zijn verschoven, en bent klaar. Het A4 dat elk jaar opnieuw werd getypt, is dan gewoon een blad dat je bijwerkt.
Veelgestelde vragen
Zien mijn spelers dit rooster ook?
Nee. Het tabblad Zalen zit in het clubdashboard en is alleen te openen door mensen die clubbeheerder zijn. Spelers, ouders en trainers zonder clubbeheer zien het niet, er komt niets van in hun agenda te staan en er gaat geen melding uit. Wil je dat een team de tijden ziet, zet de trainingen dan in de teamagenda van dat team.
Ik heb per ongeluk een zaal verwijderd — kan ik dat terugdraaien?
Nee, dat kan niet. De app vraagt eerst om bevestiging en waarschuwt daarbij dat de blokken onder die zaal meeverdwijnen, maar na het verwijderen is er geen prullenbak om ze uit terug te halen. Je voert de zaal en haar blokken dan opnieuw in. Verhuist er alleen een team, verwijder dan het blok en laat de zaal staan.
Kan iemand anders het rooster bijhouden, en kost dat extra?
Je voegt die persoon in het clubdashboard toe als clubbeheerder; daarna kan hij zalen en blokken aanpassen zonder dat hij zelf een abonnement afsluit. Wel moet er al een Koach-account bestaan op het e-mailadres dat je invult, anders krijg je de melding dat er geen account bij dat adres hoort. Laat hem dus eerst de app installeren en zich aanmelden.
Wat gebeurt er met een blok als een team van naam verandert of verdwijnt?
De teamnaam bij een blok wordt telkens opnieuw uit de teamlijst van je vereniging opgehaald, dus een hernoemd team staat vanzelf goed in het rooster. Verdwijnt het team helemaal uit de club, dan blijft het blok bestaan maar staat er geen naam meer bij. Kies er dan een ander team bij, of zet in de omschrijving waar dat uur voortaan voor is.
Probeer het zelf in Koach
Minder administratie, meer coachen — vanaf je eerstvolgende training.
Start met Koach