Hallenbelegungsplan Volleyballverein: den festen Wochenplan festhalten
In fast jedem Verein existiert der Hallenbelegungsplan als ein Dokument, gemacht von einer Person. Zu Saisonbeginn wird er herumgeschickt, danach verschwindet er in allen Postfächern, und ab dem Moment ist die Frage „wann trainiert die Jugend noch mal“ eine Nachricht an genau diese Person. Das ist nicht schlimm, weil der Plan kompliziert wäre. Es ist schlimm, weil er nirgends steht, wo die Leute ihn selbst finden.
Das A4-Blatt, das jedes Jahr neu getippt wird
Die Hallenaufteilung eines Vereins ändert sich von Saison zu Saison kaum. Dieselben Hallen, ungefähr dieselben Abende, ungefähr dieselben Mannschaften. Trotzdem fängt fast jeder Vorstand für jede neue Saison wieder von vorn an: jemand öffnet die Datei vom letzten Jahr, ändert drei Zeilen und schickt sie herum. Oft in einem Layout, das auf dem Handy nicht zu lesen ist.
Das Problem liegt nicht im Tippen. Es liegt daran, dass das Dokument bei einer Person wohnt. Wer es hat, weiß Bescheid; wer es verlegt hat, fragt nach. Der Trainer, der zwei Monate später mit einer anderen Mannschaft tauschen will, weiß nicht, welcher Block dann frei ist. Der Koordinator, der ein zusätzliches Feld für ein Nachholspiel sucht, muss erst herausfinden, wer an dem Abend in der Halle steht. Alle rufen dieselbe Nummer an.
Und dann gibt es noch die stille Variante desselben Problems: der Plan stimmt nicht mehr. Mitten in der Saison ist eine Mannschaft dazugekommen, ein Block hat sich um eine Viertelstunde verschoben, und der Wochenendtag ist anders eingeteilt. Die herumgeschickte Datei weiß davon nichts, denn sie ist eine Momentaufnahme. Was du willst, ist keine Momentaufnahme, sondern ein Ort: eine Liste, die du pflegst, statt sie neu zu verschicken.
Was ein Hallenbelegungsplan ist — und was er ausdrücklich nicht ist
In Koach steht dieses Blatt unter Vereinsdashboard → Hallen. Das Vereinsdashboard öffnest du über dein Profil, den Kreis oben rechts in der App. Der Reiter Hallen enthält zwei Dinge: die Hallen, in denen ihr spielt und trainiert, und pro Halle die festen Blöcke darin.
Wichtig, das gleich scharf zu haben: das ist Nachschlagen. Es wird nichts davon geplant. Es kommt kein einziges Training in irgendjemandes Kalender, weil du hier einen Block einträgst, und es geht keine Nachricht an Spieler raus. Das Blatt ersetzt genau eine Sache, nämlich dieses lose A4-Blatt, das jetzt jedes Jahr neu getippt wird — nicht mehr und nicht weniger.
Dieser Unterschied ist keine technische Nebensache, er bestimmt, wie du das Blatt benutzt. Ein Trainer, der seine Trainings in die App setzen will, macht das einfach in dem Mannschaftskalender seiner eigenen Mannschaft, wo Spieler auch zu- und absagen können. Der Hallenbelegungsplan steht daneben, als Antwort auf eine andere Frage: nicht „was machen wir am Dienstag“, sondern „wer steht am Dienstag in dieser Halle“.
Vergleich es mit einem Lageplan neben einer Wegbeschreibung. Der Lageplan sagt niemandem, wo er hin muss, aber ohne Lageplan kannst du dir keine Route ausdenken.
Kurz: der Reiter Hallen plant nichts ein. Er ist die feste Aufteilung eurer Hallen, aufgeschrieben an einem Ort, an dem jeder Vereinsverwalter sie finden und pflegen kann.
Erst die Halle, dann die Blöcke
Du beginnst mit der Halle selbst. Mit + Halle hinzufügen füllst du vier Dinge aus:
- Name der Halle — wie ihr sie untereinander nennt, nicht der offizielle Name an der Fassade. Wenn alle „die alte Halle“ sagen, dann schreib das rein. Ein Plan mit Namen, die niemand benutzt, wird nicht gelesen.
- Adresse der Halle — optional, aber trag sie ein. Sie erscheint unter dem Namen der Halle, und genau das braucht jemand, der noch nie da war. Bei der Halle eines Gegners läuft es anders: wie du dafür sorgst, dass die Navigation bei einem Auswärtsspiel an der richtigen Stelle landet, steht in die Adresse der Sporthalle eintragen.
- Anzahl Felder — wie viele Volleyballfelder gleichzeitig in die Halle passen. Diese Zahl ist dein Maßstab beim Ausfüllen der Blöcke: stehen an einem Abend schon so viele Blöcke, wie es Felder gibt, ist der Abend voll.
- Notiz — das freie Feld, und in der Praxis das nützlichste. Hier steht, was sonst nirgends hinpasst: wo der Schlüssel hängt, welcher Eingang abends offen ist, dass die Netze hinten im Lager liegen, dass die Heizung eine halbe Stunde braucht.
Füg alle Hallen hinzu, in denen ihr irgendetwas macht, auch die Turnhalle der Grundschule, in der nur die jüngste Gruppe (etwa sechs bis zehn Jahre) trainiert. Gerade diese kleinen Standorte sind die Orte, an denen sich niemand auskennt.
Ein Block ist ein Tag, eine Uhrzeit und ein Feld
Unter jeder Halle steht + Block hinzufügen. Ein Block ist eine feste Stunde an einem festen Tag. Du füllst aus:
- Tag — Montag bis Sonntag.
- Von und Bis — Anfangs- und Endzeit, aus einer Zeitauswahl gewählt, damit nie „halb acht“ in eurem Plan landet und die Blöcke sauber der Reihe nach stehen bleiben.
- Feld — hier wählst du Ganze Halle oder eine einzelne Feldnummer. Das ist das Feld, an dem die meisten Pläne scheitern: in einer Halle mit zwei Feldern stehen zwei Mannschaften gleichzeitig, und auf einem A4-Blatt wird daraus eine Zeile mit einem Schrägstrich, den niemand versteht. Setzt du sie als zwei Blöcke auf Feld 1 und Feld 2, stimmt das Bild sofort.
- Team — wähl die Mannschaft aus der Liste deines Vereins. Stehen eure Mannschaften noch nicht im Vereinsdashboard, ist das das Erste, was du regelst; wie du diese Liste aufbaust, steht in deinen Volleyballverein verwalten.
- Beschreibung — optional, für Blöcke ohne Mannschaft. „Freizeitgruppe“, „Freies Spielen“, „Halle vom Turnverein gemietet“.
Die Blöcke erscheinen unter der Halle, sortiert nach Tag und danach nach Anfangszeit. Dadurch liest du einen Abend so ab, wie er abläuft. Ein üblicher Dienstag in einer Halle mit einem Feld sieht so aus: 18:30 bis 19:45 die Jugend, 19:45 bis 21:00 Damen 2, 21:00 bis 22:15 Herren 1. Drei Blöcke von fünfundsiebzig Minuten, sauber aneinander, und auf einen Blick sichtbar, dass an dem Abend nichts mehr dazukann.
Wie lang so ein Block sein sollte, hängt vom Alter ab: für die jüngsten Gruppen sind anderthalb Stunden meist zu lang, für eine Seniorenmannschaft eher zu kurz. Legt diese Entscheidung einmal pro Altersgruppe fest, dann müsst ihr sie nicht jede Saison neu verteidigen.
Der Heimspieltag ist ein anderer Plan
Die Abende unter der Woche sind der einfache Teil. Wo es hakt, ist der Tag, an dem zu Hause gespielt wird, denn dann geht es nicht um feste Mannschaften, sondern um eine Reihe Spiele hintereinander, und die dauern länger, als die Leute denken. Rechne mit anderthalb bis zwei Stunden pro Spiel inklusive Einspielen und Aufräumen; wie lange ein Volleyballspiel dauert stellt die Zeiten nebeneinander.
Für den Hallenbelegungsplan musst du diese Spiele nicht einzeln eintragen — daraus würde ein Kalender, und das ist dieses Blatt nicht. Was du sehr wohl festhältst, ist das Zeitfenster: von wann bis wann der Verein an dem Tag über die Halle verfügt, und über wie viele Felder. Ein Block von zum Beispiel 09:00 bis 17:00, bei Feld auf Ganze Halle gestellt, mit „Heimspieltag“ als Beschreibung. Wer danach die Spiele verteilt, weiß dann sofort, wie viel Platz da ist.
Dasselbe gilt für die umgekehrte Bewegung. Spielt eine Mannschaft auswärts, geht es nicht um Hallenplatz, sondern um Fahrten, und das ist eine eigene Planung, die du pro Mannschaft mit dem Fahrplan für Auswärtsspiele regelst.
Ein Verantwortlicher, zwei Momente im Jahr
Ein Plan, den niemand pflegt, ist innerhalb einer halben Saison schädlicher als gar kein Plan. Die Leute verlassen sich darauf, werden enttäuscht und rufen wieder an. Vereinbart darum zwei Dinge.
Wer ihn pflegt. Eine Person aus dem Vorstand ist Eigentümer dieses Blattes — meistens die, die die Hallenzeiten regelt. Alle, die Vereinsverwalter sind, kommen dran und können ändern, und das ist Absicht: fährt der Eigentümer in Urlaub, steht der Verein nicht still. Aber eine Person ist verantwortlich für die Frage, ob es noch stimmt.
Wann ihr ihn durchgeht. Zwei feste Momente reichen: einmal kurz bevor die Saison beginnt, wenn die Hallenzeiten stehen und die Mannschaften bekannt sind, und einmal mitten in der Saison, wenn die ersten Verschiebungen hinter euch liegen. Geh dann alle Hallen durch und frag pro Block: steht hier noch die richtige Mannschaft, stimmt die Uhrzeit noch. Das kostet eine halbe Stunde.
Löschst du eine Halle, verschwinden die Blöcke, die daran hängen, mit — die App warnt auch davor. Das ist genau das, was du bei einer Halle willst, die ihr nicht mehr mietet, aber es ist kein Weg, mal eben aufzuräumen. Zieht eine Mannschaft in eine andere Halle um, lösch den Block, nicht die Halle.
Was hier steht, gehört schließlich in die größere Geschichte darüber, wie euer Verein läuft. Der Plan selbst steht in der App; die Vereinbarung, dass es ihn gibt, wer ihn verwaltet und wann er durchgesehen wird, gehört ins Vereinshandbuch. Dann bleibt sie auch stehen, wenn der Vorstand wechselt.
Was du davon merkst
Die Wirkung ist klein und langweilig, und das ist der Punkt. Die Fragen, die jetzt bei einer Person landen, verschwinden nicht alle — aber die einfachsten schon. Wer tauschen will, schaut erst selbst. Wer ein zusätzliches Feld sucht, sieht selbst, wo Platz ist. Wer zum ersten Mal zu einer eurer Hallen fährt, liest selbst nach, wo der Eingang ist.
Und am Ende der Saison fängst du nicht wieder mit einem leeren Dokument an. Du öffnest den Plan, der schon da steht, passt die Mannschaften an, die sich verschoben haben, und bist fertig. Das A4-Blatt, das jedes Jahr neu getippt wurde, ist dann einfach ein Blatt, das du pflegst.
Häufige Fragen
Sehen meine Spieler diesen Plan auch?
Nein. Der Reiter Hallen steckt im Vereinsdashboard und lässt sich nur von Leuten öffnen, die Vereinsverwalter sind. Spieler, Eltern und Trainer ohne Vereinsverwaltung sehen ihn nicht, es kommt nichts davon in ihren Kalender und es geht keine Meldung raus. Willst du, dass eine Mannschaft die Zeiten sieht, trag die Trainings in den Mannschaftskalender dieser Mannschaft ein.
Ich habe aus Versehen eine Halle gelöscht — kann ich das rückgängig machen?
Nein, das geht nicht. Die App fragt erst nach und warnt dabei, dass die Blöcke unter dieser Halle mit verschwinden, aber nach dem Löschen gibt es keinen Papierkorb, aus dem du sie zurückholst. Du trägst die Halle und ihre Blöcke dann neu ein. Zieht nur eine Mannschaft um, lösch den Block und lass die Halle stehen.
Kann jemand anders den Plan pflegen, und kostet das extra?
Du fügst diese Person im Vereinsdashboard als Vereinsverwalter hinzu; danach kann sie Hallen und Blöcke ändern, ohne selbst ein Abo abzuschließen. Allerdings muss unter der E-Mail-Adresse, die du einträgst, schon ein Koach-Konto bestehen, sonst bekommst du die Meldung, dass zu dieser Adresse kein Konto gehört. Lass sie also erst die App installieren und sich anmelden.
Was passiert mit einem Block, wenn eine Mannschaft umbenannt wird oder verschwindet?
Der Mannschaftsname bei einem Block wird jedes Mal neu aus der Mannschaftsliste deines Vereins geholt, eine umbenannte Mannschaft steht also von selbst richtig im Plan. Verschwindet die Mannschaft ganz aus dem Verein, bleibt der Block bestehen, aber ohne Namen dabei. Wähl dann eine andere Mannschaft dazu, oder schreib in die Beschreibung, wofür diese Stunde künftig da ist.
