Veilig sportklimaat: een clubbeleid met sjabloon in Word en PDF

Een veilig sportklimaat begint met afspraken die iedereen in de club kent. Het bestuur wil die afspraken op papier, maar weet vaak niet waar het moet beginnen. Hier lees je wat er in een beleid hoort, download je een sjabloon om in te vullen en zie je welke regels je in Koach terugvindt.

Wat is een veilig sportklimaat, en waarom zet je het op papier?

Een veilig sportklimaat betekent dat iedereen in de club veilig en met plezier kan sporten: spelers, trainers, vrijwilligers, ouders en bezoekers. Een beleid is er voor het moment dat het niet goed gaat. Dan wil je dat een trainer weet wat hij doet als een speler hem iets vertelt, dat ouders weten bij wie ze terechtkunnen en dat het bestuur niet midden in een crisis regels hoeft te verzinnen.

Een beleid werkt ook vooraf: een nieuwe trainer krijgt meteen een paar duidelijke regels mee. Wat het vaste aanspreekpunt doet, staat bij de vertrouwenscontactpersoon van je sportvereniging. Dit artikel gaat over het beleid eromheen.

Wat staat er in een beleid voor een veilig sportklimaat?

Een bruikbaar beleid beantwoordt acht vragen. Mist er één, dan merk je dat pas op het moment dat je het antwoord nodig hebt.

• Waarom en voor wie. Wat je onder grensoverschrijdend gedrag verstaat (pesten, discriminatie, intimidatie, geweld en seksuele intimidatie, ook online) en voor wie het geldt, in de zaal, onderweg en op kamp.
• Wie doet wat. Het bestuur is eindverantwoordelijk. Daarnaast een aanspreekpunt, een tweede aanspreekpunt voor als het eerste zelf betrokken is, en wie de screening en de voorlichting bijhoudt.
• Gedragsregels. De kern, voor begeleiders en voor spelers onderling. De volledige gedragscode kan een apart document zijn; een voorbeeld staat bij de gedragscode voor je sportvereniging.
• Aanname en screening. Een kennismakingsgesprek, referenties en een verklaring volgens de regels van je land, voordat iemand met minderjarigen begint.
• Berichten, sociale media en foto's. Via welk kanaal trainers en jeugdspelers elkaar bereiken, wie contactgegevens ziet en hoe je toestemming voor beelden vastlegt. Dat laatste staat uitgewerkt bij foto's van jeugdleden en toestemming.
• Uitwedstrijden en overnachtingen. Wie er begeleidt, hoe er gereden wordt en wie waar slaapt.
• De meldroute. Wat iemand doet die iets ziet, hoort of vermoedt: luisteren, opschrijven, melden bij het aanspreekpunt, en wie daarna beslist. Plus de steun voor de speler.
• Bekendmaken en evalueren. Waar het beleid staat, hoe nieuwe leden het krijgen en wanneer het bestuur het opnieuw bekijkt.

Download het sjabloon voor een veilig-sportbeleid in Word en PDF

Je hoeft niet bij een leeg vel te beginnen. Wij hebben die acht onderdelen uitgewerkt in een sjabloon voor een volleybalclub, gratis en zonder account:

• Veilig-sportbeleid voor je volleybalclub in Word (.docx): om in te vullen en aan te passen aan jullie club.
• Veilig-sportbeleid voor je volleybalclub om te printen (PDF, A4): tien pagina's met het hele beleid en de bijlagen.

Bovenaan vul je de naam van de club in, de datum waarop het bestuur het beleid vaststelt, de versie en de volgende evaluatie. Daaronder staan twaalf hoofdstukken, van doel en gedragsregels tot de meldroute met belangrijke contacten en het kader per land. Achterin zitten vijf bijlagen: een korte versie voor jeugdspelers om op te hangen, een formulier om een zorg vast te leggen, een overzicht van de screening, een verklaring voor trainers en vrijwilligers en een risicoscan.

Zo vul je het sjabloon in

1. Begin bij hoofdstuk 12. Daar staat wat de wet of de sportkoepel vraagt, met de bron. Controleer het eerst: regels veranderen.
2. Vul de rollentabel in met namen en contact. Kies voor het aanspreekpunt bij voorkeur iemand die geen bestuurder of trainer is.
3. Vul de lege plekken in en schrap wat niet past. Een regel die niemand naleeft, ondermijnt de regels die er wel toe doen.
4. Loop de risicoscan door met het bestuur, het aanspreekpunt en een paar trainers: kleedkamers, vervoer, één op één, berichten en foto's.
5. Laat het bestuur het beleid vaststellen en zet de volgende evaluatie in de jaarplanning, naast de andere vaste punten uit de checklist voor het volleybalseizoen.

Het sjabloon is geen juridisch advies. Je mag het vrij gebruiken, kopiëren en aanpassen.

Zelf schrijven, het model van je bond of een sjabloon?

Er zijn drie manieren om aan een beleid te komen, en elk heeft een eerlijke plek.

• Het materiaal van je bond of sportkoepel. Kijk hier eerst: het sluit aan op de regels in jouw land. Het is wel vaak geschreven voor alle sporten tegelijk, dus de vertaling naar trainingen, uitwedstrijden en een kleedkamer vol jeugd doe je zelf.
• Zelf schrijven. Dan past elk woord bij jullie club. Maar wat je vergeet, zoals een tweede aanspreekpunt of hoe lang je aantekeningen bewaart, merk je pas bij de eerste melding.
• Een sjabloon zoals hierboven. Compleet en snel ingevuld, maar algemeen: het kent jullie club niet en ook niet elke regel van elk land. Daarom is de controle van het kader de eerste stap.

Combineren is vaak het verstandigst: neem het sjabloon als opzet en leg het materiaal van je bond ernaast.

Het kader in Nederland en Vlaanderen

Gecontroleerd in oktober 2026 op de bronnen hieronder. Dit is geen juridisch advies: vraag je bond wat voor jouw club geldt.

• Nederland: gratis VOG's. Volgens Justis kan elke sportvereniging waar kwetsbare mensen sporten via gratisvog.nl gratis een verklaring omtrent het gedrag aanvragen voor haar vrijwilligers. Voorwaarde: minstens twee van deze drie maatregelen, namelijk gedragsregels opstellen en bekendmaken, een aannamebeleid (bijvoorbeeld referenties navragen) en een vertrouwenspersoon aanstellen. Het sjabloon heeft voor alle drie een plek.
• Nederland: het meldpunt. Centrum Veilige Sport Nederland is het meldpunt voor grensoverschrijdend gedrag in de sport; het nummer staat in het sjabloon.
• Vlaanderen. Volgens Sportieq is het eerste aanspreekpunt de aanspreekpersoon integriteit van de club, en moet elke sportfederatie die via Sport Vlaanderen erkend en gesubsidieerd is er ook een aanstellen. Hulplijn 1712 is gratis, anoniem en in vertrouwen. Sportieq neemt zelf geen meldingen op.

Speelt je club in een ander land, vraag dan je bond of de sportkoepel welk kader daar geldt en pas hoofdstuk 12 daarop aan.

Berichten en privacy: wat je uit het beleid in Koach terugziet

Wij maken Koach, een app voor volleybaltrainers en clubs. Lees dit deel dus als uitleg van de maker. Twee onderwerpen uit het beleid, berichten aan jeugdspelers en wie welke gegevens ziet, zijn in de app zo ingericht dat de regel en het kanaal hetzelfde zeggen. Daarnaast stuur je het beleid via de app rond.

Berichten gaan naar het hele team

Het sjabloon zegt: geen privéberichten met minderjarige spelers, berichten gaan naar het hele team of naar de ouders. In Koach is er geen chat en zijn er geen privéberichten. Een trainer plaatst op het dashboard van het team onder Mededelingen een Mededeling, een Poll of een Taak, en voor een taak meldt iemand zich met Ik doe het. Iedereen in het team ziet hetzelfde bericht. Hoe die drie werken, staat bij mededelingen, polls en taken.

Eerlijk is eerlijk: een app houdt niemand tegen die buiten de app om een bericht stuurt. In een gewone groepsapp op de telefoon kan een trainer een speler ook altijd los een bericht sturen. De regel zelf hoort dus in je beleid; de app maakt het alleen makkelijker om je eraan te houden.

Contactgegevens van jeugdleden alleen voor wie ze nodig heeft

In het team ziet de trainer de gegevens bij Contact & noodgeval die een speler zelf invult; een medespeler ziet ze niet. Koach Club, het abonnement voor de hele vereniging, heeft vijf clubrollen met elk eigen rechten. In de ledenlijst van de club zien alleen de Clubbeheerder, het Bestuurslid en de Penningmeester e-mailadressen, gekoppelde ouders en leeftijden. De Vertrouwenscontactpersoon en de Technisch manager zien namen en teams, maar geen contactgegevens. Alles exporteren, één bestand met de gegevens van de hele club, kunnen alleen de clubbeheerder en het bestuur gebruiken. Dat slot zit op de server: wat een rol niet mag zien, wordt niet eens naar zijn telefoon gestuurd. Welke rol waarvoor bedoeld is, staat bij clubbeheerders toevoegen, en welke gegevens een vereniging überhaupt bewaart bij de AVG voor sportverenigingen.

Het beleid bekendmaken

Een beleid dat in een la ligt, beschermt niemand. Met Koach Club stuur je het op twee manieren rond. Voor een clubmelding tik je in Profiel op Clubmeldingen en dan op het plusteken, schrijf je je bericht in Nieuwe clubmelding en tik je op Versturen naar alle leden. Leden met de app krijgen hem als pushmelding. Een clubmelding sturen mogen de clubbeheerder, het bestuurslid, de penningmeester en de vertrouwenscontactpersoon. Voor een clubmail kiest de clubbeheerder of het bestuur in het Clubdashboard het tabblad E-mail, met als ontvangers bijvoorbeeld Alleen de trainers of Alleen de ouders; die mail gaat vanaf het eigen domein van de club, dat de clubbeheerder daar eenmalig koppelt. Een bijlage gaat niet mee: zet het beleid op de clubsite en noem in je bericht waar het staat. Leden zonder Koach-account bereik je zo niet, dus de website en de inschrijving blijven nodig.

Wat het beleid vraagt, en wat Koach daarvan doet

Wat Koach niet doet

Koach is geen systeem voor sociale veiligheid. Er is geen meldformulier, geen dossier en geen plek om gesprekken vast te leggen: daarvoor gebruik je bijlage B en een afgeschermde map bij het aanspreekpunt. Koach houdt geen screening of verklaringen van trainers en vrijwilligers bij, legt geen toestemming voor foto's vast en vervangt je ledenadministratie niet. En Koach is alleen voor volleybal: zoekt je vereniging met meerdere sporten één systeem voor alle sporten, dan past het niet.

Voor wie Koach Club past, en wat het kost

Koach Club past bij een volleybalvereniging met meerdere teams die wil dat de afspraken uit het beleid ook in het dagelijkse kanaal gelden. Club kost € 9,99 per maand voor de hele vereniging, of € 8,33 per maand bij jaarbetaling, met onbeperkt teams en trainers. De vijf clubrollen zitten erbij, en spelers en ouders gebruiken Koach gratis. Op Club zit geen proefperiode: je laat je gegevens achter op de clubpagina en we zetten de club samen met je op. Ben je trainer van één team, dan probeer je Koach 14 dagen gratis, zonder creditcard, en kies je daarna Coach voor € 2,99 per maand. Alle bedragen staan op de prijzenpagina.

Veelgestelde vragen

Verder lezen

Vertrouwenscontactpersoon sportvereniging: rol, keuze en toegang AVG sportvereniging: welke ledengegevens bewaar je? Foto's van jeugdleden: toestemming vragen en vastleggen Gedragscode sportvereniging: gratis voorbeeld in Word en PDF

Bekijk 200 volleybaloefeningen met animatie Download een compleet trainingsplan van 8 tot 28 weken