Schutzkonzept für den Verein: kostenlose Vorlage in Word und PDF

Ein sicherer Verein beginnt mit Regeln, die alle kennen. Der Vorstand will diese Regeln schriftlich haben, weiß aber oft nicht, wo er anfangen soll. Hier liest du, was in ein Schutzkonzept für den Verein gehört, lädst eine Vorlage zum Ausfüllen herunter und siehst, welche Regeln du in Koach wiederfindest.

Was ist ein Schutzkonzept, und warum schreibst du es auf?

Ein Schutzkonzept sorgt dafür, dass alle im Verein sicher und mit Freude Sport treiben können: Spieler, Trainer, Ehrenamtliche, Eltern und Besucher. Es ist für den Moment da, in dem etwas schiefgeht. Dann soll ein Trainer wissen, was er tut, wenn ein Spieler sich ihm anvertraut, Eltern sollen wissen, an wen sie sich wenden können, und der Vorstand soll nicht mitten in einer Krise Regeln erfinden müssen.

Ein Schutzkonzept wirkt auch vorher: Ein neuer Trainer bekommt von Anfang an ein paar klare Regeln mit. Was die feste Ansprechperson macht, steht unter die Vertrauensperson im Sportverein. In diesem Artikel geht es um das Konzept drumherum.

Was gehört in ein Schutzkonzept für den Verein?

Ein brauchbares Schutzkonzept beantwortet acht Fragen. Fehlt eine, merkst du das erst in dem Moment, in dem du die Antwort brauchst.

• Warum und für wen. Was ihr unter Grenzverletzungen versteht (Mobbing, Diskriminierung, Einschüchterung, Gewalt und sexualisierte Gewalt, auch online) und für wen das Konzept gilt, in der Halle, unterwegs und im Trainingslager.
• Wer macht was. Der Vorstand trägt die Gesamtverantwortung. Dazu kommen eine Ansprechperson, eine zweite Ansprechperson für den Fall, dass die erste selbst betroffen ist, und jemand, der Führungszeugnisse und Schulungen im Blick behält.
• Verhaltensregeln. Der Kern, für Trainer und Betreuer und für die Spieler untereinander. Der vollständige Verhaltenskodex kann ein eigenes Dokument sein; ein Beispiel steht unter dem Verhaltenskodex für deinen Sportverein.
• Neue Trainer und Ehrenamtliche. Ein Kennenlerngespräch, Referenzen und ein Nachweis nach den Regeln deines Landes, bevor jemand mit Minderjährigen anfängt.
• Nachrichten, soziale Medien und Fotos. Über welchen Kanal Trainer und junge Spieler sich erreichen, wer Kontaktdaten sieht und wie ihr die Einwilligung für Bilder festhaltet. Letzteres steht ausführlich unter Fotos von Kindern im Verein und die Einwilligung.
• Auswärtsspiele und Übernachtungen. Wer betreut, wie gefahren wird und wer wo schläft.
• Der Meldeweg. Was jemand tut, der etwas sieht, hört oder vermutet: zuhören, aufschreiben, der Ansprechperson melden, und wer danach entscheidet. Dazu die Unterstützung für den Spieler.
• Bekannt machen und überprüfen. Wo das Konzept zu finden ist, wie neue Mitglieder es bekommen und wann der Vorstand es wieder anschaut.

Schutzkonzept-Vorlage für den Verein in Word und PDF

Du musst nicht bei einem leeren Blatt anfangen. Wir haben die acht Teile in einer Vorlage für einen Volleyballverein ausgearbeitet, kostenlos und ohne Konto:

• Schutzkonzept für deinen Volleyballverein in Word (.docx): zum Ausfüllen und Anpassen an euren Verein.
• Schutzkonzept für deinen Volleyballverein zum Drucken (PDF, A4): zehn Seiten mit dem ganzen Konzept und den Anhängen.

Oben trägst du den Namen des Vereins ein, das Datum, an dem der Vorstand das Konzept beschließt, die Version und die nächste Überprüfung. Darunter stehen zwölf Kapitel, von Ziel und Verhaltensregeln bis zum Meldeweg mit wichtigen Kontakten und dem Rahmen je Land. Hinten findest du fünf Anhänge: eine Kurzfassung für junge Spieler zum Aufhängen, einen Bogen, um eine Sorge festzuhalten, eine Übersicht der Führungszeugnisse, eine Erklärung für Trainer und Ehrenamtliche und eine Risikoanalyse.

So füllst du die Vorlage aus

1. Fang mit Kapitel 12 an. Dort steht, was Gesetz oder Sportverbände verlangen, mit Quelle. Prüf es zuerst: Regeln ändern sich.
2. Füll die Rollentabelle aus mit Namen und Kontakt. Wähl als Ansprechperson möglichst jemanden, der weder im Vorstand noch Trainer ist.
3. Füll die Lücken aus und streich, was nicht passt. Eine Regel, an die sich niemand hält, untergräbt die Regeln, auf die es ankommt.
4. Geh die Risikoanalyse durch mit dem Vorstand, der Ansprechperson und ein paar Trainern: Umkleiden, Fahrten, Situationen unter vier Augen, Nachrichten und Fotos.
5. Lass den Vorstand das Konzept beschließen und trag die nächste Überprüfung in die Jahresplanung ein, neben die anderen festen Punkte aus der Checkliste für die Volleyballsaison.

Die Vorlage ist keine Rechtsberatung. Du darfst sie frei nutzen, kopieren und anpassen.

Selbst schreiben, das Muster des Verbands oder eine Vorlage?

Es gibt drei Wege zu einem Schutzkonzept, und jeder hat seinen ehrlichen Platz.

• Das Material deines Verbands oder Landessportbunds. Schau hier zuerst: Es passt zu den Regeln in deinem Land. Oft ist es aber für alle Sportarten zugleich geschrieben, die Übertragung auf Trainings, Auswärtsspiele und eine Umkleide voller Jugendlicher machst du also selbst.
• Selbst schreiben. Dann passt jedes Wort zu eurem Verein. Was du vergisst, etwa eine zweite Ansprechperson oder wie lange ihr Notizen aufbewahrt, merkst du aber erst bei der ersten Meldung.
• Eine Vorlage wie die oben. Vollständig und schnell ausgefüllt, aber allgemein: Sie kennt euren Verein nicht und auch nicht jede Regel jedes Landes. Deshalb ist die Prüfung des Rahmens der erste Schritt.

Am klügsten ist oft die Kombination: Nimm die Vorlage als Gerüst und leg das Material deines Verbands daneben.

Der Rahmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Geprüft im Oktober 2026 anhand der Quellen unten. Das ist keine Rechtsberatung: Frag beim Landessportbund oder bei deinem Verband nach, was für euren Verein gilt.

• Deutschland: erweitertes Führungszeugnis. Nach § 30a Bundeszentralregistergesetz gibt es das erweiterte Führungszeugnis für die berufliche oder ehrenamtliche Beaufsichtigung, Betreuung, Erziehung oder Ausbildung Minderjähriger. Für den Antrag braucht die Person eine schriftliche Aufforderung des Vereins, und die Daten sind spätestens sechs Monate nach der letzten Ausübung der Tätigkeit zu löschen. Nach § 72a SGB VIII sollen die Jugendämter mit freien Trägern und Vereinen vereinbaren, welche ehrenamtlichen Tätigkeiten nur nach Einsicht in das Führungszeugnis ausgeübt werden dürfen. Die Vorlage hat dafür einen Platz in Kapitel 5 und Anhang C.
• Deutschland: Anlaufstellen. Laut DOSB ist die Ansprechstelle Safe Sport e.V. eine unabhängige Anlaufstelle für Betroffene sexualisierter, psychischer und physischer Gewalt im Sport. Bundesweite Hilfe bei sexueller Gewalt gegen Kinder und Jugendliche bietet das Hilfe-Portal Sexueller Missbrauch.
• Österreich. Für Tätigkeiten mit Minderjährigen gibt es laut oesterreich.gv.at die Strafregisterbescheinigung Kinder- und Jugendfürsorge; die Organisation muss dafür eine Bestätigung ausstellen. Für freiwilliges Engagement bei einer Freiwilligenorganisation ist sie gebühren- und abgabenfrei. Anlaufstelle bei Belästigung und Gewalt im Sport ist vera*, Bereich Sport; die Beratung ist kostenlos.
• Schweiz. Einen Verdacht auf Missbrauch oder Ethikverstöße im Sport meldest du bei der Meldestelle von Swiss Sport Integrity.

Spielt dein Verein in einem anderen Land, frag deinen Verband oder den Sportdachverband, welcher Rahmen dort gilt, und pass Kapitel 12 daran an.

Nachrichten und Datenschutz: was du vom Schutzkonzept in Koach wiederfindest

Wir machen Koach, eine App für Volleyballtrainer und Vereine. Lies diesen Teil also als Erklärung des Herstellers. Zwei Themen aus dem Schutzkonzept, Nachrichten an junge Spieler und wer welche Daten sieht, sind in der App so eingerichtet, dass Regel und Kanal dasselbe sagen. Außerdem verschickst du das Konzept über die App.

Nachrichten gehen an das ganze Team

Die Vorlage sagt: Teamnachrichten laufen über einen Kanal, in dem Trainer, Spieler und Eltern gemeinsam sind, und ist eine persönliche Nachricht an einen minderjährigen Spieler nötig, steht ein Elternteil in Kopie. In Koach gibt es keinen Chat und keine privaten Nachrichten. Ein Trainer stellt auf dem Dashboard des Teams unter Ankündigungen eine Ankündigung, eine Umfrage oder eine Aufgabe ein, und für eine Aufgabe meldet sich jemand mit Ich mache das. Alle im Team sehen dieselbe Nachricht. Wie die drei funktionieren, steht unter Ankündigungen, Umfragen und Aufgaben.

Ehrlich gesagt: Eine App hält niemanden davon ab, außerhalb der App eine Nachricht zu schicken. In einer normalen Gruppen-App auf dem Handy kann ein Trainer einem Spieler auch jederzeit einzeln schreiben. Die Regel selbst gehört also in dein Schutzkonzept; die App macht es nur leichter, sich daran zu halten.

Kontaktdaten junger Mitglieder nur für die, die sie brauchen

Im Team sieht der Trainer die Angaben unter Kontakt & Notfall, die ein Spieler selbst einträgt; ein Mitspieler sieht sie nicht. Koach Club, das Abo für den ganzen Verein, hat fünf Vereinsrollen mit jeweils eigenen Rechten. In der Mitgliederliste des Vereins sehen nur der Vereinsadministrator, das Vorstandsmitglied und der Kassenwart E-Mail-Adressen, verknüpfte Eltern und das Alter. Die Vertrauensperson und der Technische Manager sehen Namen und Teams, aber keine Kontaktdaten. Alles exportieren, eine Datei mit den Daten des ganzen Vereins, können nur der Vereinsadministrator und der Vorstand nutzen. Diese Sperre sitzt auf dem Server: Was eine Rolle nicht sehen darf, wird gar nicht erst an ihr Handy geschickt. Welche Rolle wofür gedacht ist, steht unter Vereinsadministratoren hinzufügen, und welche Daten ein Verein überhaupt speichert, unter der DSGVO im Sportverein.

Das Schutzkonzept bekannt machen

Ein Konzept, das in der Schublade liegt, schützt niemanden. Mit Koach Club verschickst du es auf zwei Wegen. Für eine Vereinsmitteilung tippst du in Profil auf Vereinsmitteilungen und dann auf das Pluszeichen, schreibst deine Nachricht in Neue Vereinsmitteilung und tippst auf An alle Mitglieder senden. Mitglieder mit der App bekommen sie als Push-Mitteilung. Eine Vereinsmitteilung senden dürfen der Vereinsadministrator, das Vorstandsmitglied, der Kassenwart und die Vertrauensperson. Für eine Vereins-E-Mail wählt der Vereinsadministrator oder der Vorstand im Vereins-Dashboard den Reiter E-Mail, mit Empfängern wie Nur die Trainer oder Nur die Eltern; die Mail geht von der eigenen Domain des Vereins aus, die der Vereinsadministrator dort einmalig verknüpft. Einen Anhang kannst du nicht mitschicken: Stell das Konzept auf die Vereinswebsite und schreib in deiner Nachricht, wo es steht. Mitglieder ohne Koach-Konto erreichst du so nicht, die Website und die Anmeldung bleiben also nötig.

Was das Schutzkonzept verlangt, und was Koach davon übernimmt

Was Koach nicht macht

Koach ist kein System für den Kinderschutz. Es gibt kein Meldeformular, keine Fallakte und keinen Ort, um Gespräche festzuhalten: Dafür nimmst du Anhang B und einen geschützten Ordner bei der Ansprechperson. Koach verwaltet keine Führungszeugnisse oder Erklärungen von Trainern und Ehrenamtlichen, hält keine Einwilligung für Fotos fest und ersetzt eure Mitgliederverwaltung nicht. Und Koach ist nur für Volleyball: Sucht euer Mehrspartenverein ein System für alle Sportarten, passt es nicht.

Für wen Koach Club passt, und was es kostet

Koach Club passt zu einem Volleyballverein mit mehreren Teams, der will, dass die Regeln aus dem Schutzkonzept auch im täglichen Kanal gelten. Club kostet 9,99 € im Monat für den ganzen Verein, oder 8,33 € im Monat im Jahresabo, für unbegrenzt viele Teams und Trainer. Die fünf Vereinsrollen sind dabei, und Spieler und Eltern nutzen Koach kostenlos. Für Club gibt es keine Testphase: Du hinterlässt deine Daten auf der Vereinsseite, und wir richten den Verein gemeinsam mit dir ein. Bist du Trainer eines Teams, testest du Koach 14 Tage gratis, ohne Kreditkarte, und wählst danach Coach für 2,99 € im Monat. Alle Beträge stehen auf der Preisseite.

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