Planilla de asistencia a entrenamientos: gratis en Excel y PDF
La respuesta corta
Una planilla de asistencia a entrenamientos pone a tus jugadores en filas y da a cada entrenamiento una columna, donde anotas presente, con retraso o ausente. Aquí la descargas gratis en PDF para imprimir y en un Excel que cuenta solo. En Koach, cada jugador avisa de su ausencia y la app calcula la asistencia.
Llevar la asistencia entrenamiento tras entrenamiento ya cuesta bastante tiempo; la planilla no tienes por qué hacerla tú también. Aquí abajo la descargas gratis y sin dejar tu correo: un PDF para imprimir y un Excel que cuenta solo. Después verás cómo rellenarla, qué te dice una planilla rellenada y cuándo una app te ahorra pasarlo todo a limpio.
Descargar la planilla de asistencia a entrenamientos: Excel y PDF
La planilla existe en dos formatos. Elige el PDF si en el pabellón trabajas con bolígrafo y carpeta, y el Excel si prefieres rellenarla en el portátil después del entrenamiento y no quieres contar tú la asistencia. También puedes combinarlos: en papel junto a la pista y en casa lo pasas al Excel.
- Planilla de asistencia a entrenamientos de voleibol (PDF): tres páginas A4 en horizontal. Una planilla vacía para 15 jugadores y 12 entrenamientos, una página de ausencias con su motivo y un ejemplo rellenado.
- Planilla de asistencia a entrenamientos de voleibol (Excel): una temporada entera en un solo archivo, con sitio para 30 jugadores y 100 entrenamientos. La asistencia de cada jugador se calcula sola, para toda la temporada y para el periodo que tú elijas.
Los dos archivos son gratuitos y puedes imprimirlos, copiarlos y adaptarlos libremente, también para los demás equipos de tu club. No tienes que registrarte en ningún sitio. El Excel es un archivo .xlsx normal, con fórmulas estándar y sin macros.
Página 1 del PDF: arriba equipo, temporada, entrenador y periodo; a la derecha, los totales por letra y la asistencia.
¿Qué incluye la planilla?
El PDF: tres páginas para imprimir
La página 1 es la planilla en sí. Arriba rellenas equipo, temporada, entrenador y periodo. Debajo hay 15 filas numeradas para los nombres y 12 columnas para los entrenamientos. La fecha la escribes tú encima de cada columna, así la planilla sirve igual con un entrenamiento a la semana que con tres. A la derecha sumas las letras de cada jugador y escribes su asistencia. La última fila, Presentes (X+R), muestra cuántos jugadores hubo en cada entrenamiento.
La página 2 se llama Ausencias y motivos. Por cada ausencia apuntas la fecha del entrenamiento, el nombre, el motivo, quién avisó (el jugador, el padre o la madre) y cuándo llegó el aviso. Junto al motivo hay ocho palabras de ayuda: enfermedad, lesión, estudios, trabajo, transporte, familia, vacaciones y otro. Al cabo de unas semanas ves por qué se falta y si los avisos llegan a tiempo.
La página 3 es un ejemplo rellenado de un equipo ficticio. Hablamos de él más abajo.
El Excel: una temporada que se suma sola
El archivo de Excel tiene cuatro hojas:
- Cómo funciona: la explicación en cinco pasos y cómo se calcula la asistencia.
- Asistencia: la planilla de la temporada. En la fila amarilla Fecha del entreno escribes la fecha de cada entrenamiento, y en cada casilla eliges una letra de una lista desplegable. Las columnas grises cuentan las X, R, J y S de cada jugador y calculan la asistencia. Abajo ves por entrenamiento cuántos jugadores vinieron y cuántas casillas has rellenado, así notas enseguida si te has olvidado de alguien.
- Ausencias: una fila por ausencia, con una lista desplegable para el nombre, el motivo y quién avisó. A la derecha, la hoja cuenta cuántas veces aparece cada motivo.
- Ejemplo: el mismo equipo ficticio que en el PDF, para que veas cómo funcionan las fórmulas. Cuando ya no lo necesites, borras la hoja.
El Excel hace dos cosas que el papel no puede hacer. En Periodo desde y hasta escribes dos fechas, por ejemplo el primer y el último día de un mes, y en la columna Asistencia periodo ves la asistencia de solo esos entrenamientos. En Marcar asistencia inferior a eliges un límite; si un jugador queda por debajo, su asistencia se marca en naranja. El límite está en tres cuartos, pero es un ejemplo y no una norma: ponlo donde tenga sentido para tu equipo.
Si además de la asistencia quieres llevar las estadísticas de los partidos en Excel, eso es otro tipo de archivo. Dónde se queda corta una hoja de cálculo para eso lo lees en estadísticas de voleibol en Excel.
¿Cómo se rellena una planilla de asistencia a entrenamientos?
- Apunta a tus jugadores. Un jugador por fila. Quien entrena siempre con el equipo también entra; un invitado puntual no, porque distorsiona la asistencia.
- Escribe la fecha encima de la columna. Cada columna es un entrenamiento. Los entrenamientos que aún no han llegado ya puedes fecharlos.
- Una letra por jugador y entrenamiento. X es presente, R es con retraso, J es ausencia justificada (avisó antes) y S es ausencia sin avisar.
- Apunta el motivo. Con una J escribes en la hoja de ausencias el motivo, quién avisó y cuándo. Son unos segundos, y al cabo de un mes dice más que la letra sola.
- Deja vacío lo que no cuenta. Si un entrenamiento se ha cancelado, toda la columna queda vacía. Si un jugador se incorpora a mitad de temporada, sus casillas anteriores quedan vacías. Una casilla vacía no cuenta para nada.
La asistencia se calcula así: el número de X más R, dividido entre el número de casillas que has rellenado para ese jugador. Llegar tarde cuenta, por tanto, como presente, y la columna R muestra cuántas veces pasó. Un jugador con seis X, una R y una J estuvo 7 de 8 veces. En el Excel la cuenta se hace sola; en papel la haces al final del periodo con una calculadora.
Llevar la asistencia es solo una parte de una tarde de entrenamiento. Cómo dirigir el entrenamiento entero, de la preparación a la evaluación, lo explicamos en dirigir un entrenamiento de voleibol.
Un ejemplo rellenado: lo que te dice la planilla
En la página 3 del PDF y en la hoja Ejemplo hay un equipo ficticio de diez jugadoras después de 8 de los 12 entrenamientos. Destacan tres cosas, y muestran por qué cuatro letras dicen más que una simple marca:
- Marta vino 5 de 8 veces y faltó dos veces sin avisar. Esa conversación la tienes ahora, no al final de la temporada.
- Valeria se incorporó al equipo en el entrenamiento 4. Sus tres primeras casillas están vacías y no cuentan, así que estuvo 5 de 5 veces. Si hubieras contado esas casillas como ausencias, aparecería injustamente en el último lugar.
- Lucía llegó tarde dos veces. Estuvo 8 de 8 veces, pero el patrón se ve.
En todo el equipo hubo 68 presencias en 77 casillas rellenadas. En la hoja de ausencias hay seis avisos con motivo, desde una enfermedad hasta un examen. Qué hacer con una asistencia baja es otro tema; para eso está aumentar la asistencia a los entrenamientos.
PDF, Excel o una app: ¿qué te conviene?
Cada formato tiene su punto fuerte. El papel funciona siempre, también si tu móvil está sin batería y en el pabellón no hay cobertura. El Excel calcula por ti. Una app te ahorra pasar los datos a limpio, porque los jugadores avisan ellos mismos de su ausencia.
| Lo que quieres | Excel | Koach | |
|---|---|---|---|
| Rellenarla sin móvil ni portátil | Sí | No | No |
| Asistencia de cada jugador calculada sola | No | Sí | Sí |
| Los jugadores avisan ellos mismos de su ausencia | No | No | Sí |
| Un segundo entrenador ve la misma planilla | Solo con el papel delante | Si compartes el archivo | Sí |
| Coste | Gratis | Gratis | 14 días gratis, después Coach 2,99 € al mes |
El PDF o el Excel bastan si entrenas a un solo equipo, eres el único que lleva la asistencia y la mayoría de los avisos te llegan en el pabellón. También si no quieres una app, una planilla en papel es una opción perfecta: es gratis, funciona en cualquier sitio y nadie necesita una cuenta.
Una app te conviene más si los avisos llegan por el grupo de WhatsApp y tú los pasas a mano, si trabajas con dos entrenadores en el mismo equipo o si quieres ver la asistencia de cada jugador sin contar a final de mes. Para que los jugadores avisen ellos mismos, eso sí, necesitan una cuenta propia y gratuita. Cómo se comparan el papel y la app en la práctica lo cuenta registrar la asistencia al entrenamiento de voleibol; qué debe saber hacer una app de asistencia lo lees en la app de asistencia para voleibol.
De la planilla a la app: lo que Koach hace por ti
Quien trabaja una temporada con una planilla se da cuenta de que marcar es la parte fácil. El trabajo está en los mensajes con ausencias, la planilla que se queda en la mesa de casa y las sumas. En Koach, las columnas de la planilla forman parte del propio entrenamiento:
- Las letras de cada entrenamiento. En cada entrenamiento marcas a cada jugador como presente, con retraso o ausente. Con Todos presentes pones como presentes, en un solo toque, a todos los que aún no tienen estado; quien avisó de su ausencia sigue como ausente. Arriba ves cuántos jugadores vienen.
- Las ausencias con motivo. Los jugadores, y los padres por sus hijos, confirman ellos mismos si vienen o no. Quien no puede ir recibe la pregunta ¿Por qué no puedes? y puede añadir un motivo. Cómo lo ve un jugador lo explicamos en marcar tu propia asistencia al entrenamiento.
- La columna Asistencia. Cada jugador tiene un Resumen de entrenamientos con las veces que estuvo presente, el esfuerzo medio y la asistencia de la temporada. Igual que en la planilla, llegar tarde cuenta como presente.
- Quién avisó y cuándo. Con Ver historial ves en cada entrenamiento quién confirmó su asistencia o avisó de su ausencia, cuándo lo hizo y si fue el jugador, un padre o un entrenador.
- El recordatorio. Las apps para iPhone y Android envían un recordatorio el día antes, y quien 48 horas antes aún no ha dicho nada recibe un aviso. En el navegador no hay notificaciones push.
- Y aun así, una hoja de cálculo. Con Exportar temporada (CSV) abres en Excel la asistencia de cada jugador durante la temporada y, por entrenamiento, el número de presentes y ausentes. Quién estuvo exactamente en cada entrenamiento no aparece en esa exportación; eso lo ves en la app.
14 días gratis, sin tarjeta de crédito. Añade a tus jugadores esta noche, deja que confirmen ellos mismos si vienen al próximo entrenamiento y comprueba al cabo de una semana si aún necesitas la planilla.
Prueba la asistencia en Koach
Por qué contar a posteriori es distinto de saber de antemano quién viene lo cuenta el creador de Koach en la entrevista sobre la asistencia a los entrenamientos de voleibol.
Lo que Koach no hace, y lo que cuesta
Hay dos cosas que Koach no hace. No hay importación de tu lista de jugadores desde Excel o CSV: escribes los nombres o envías una invitación a tus jugadores. Y la app no imprime una planilla de asistencia, porque no tiene exportación a PDF. Si quieres una lista en la pared del vestuario, para eso tienes el PDF de esta página.
Koach lo pruebas 14 días gratis, sin tarjeta de crédito. Después eliges Coach por 2,99 € al mes (un equipo, dos entrenadores) o Club por 9,99 € al mes (equipos y entrenadores ilimitados); con el plan anual pagas menos. Jugadores y familias no pagan nada. Todos los precios están en la página de precios.
Distingue entre J y S desde el primer entrenamiento. Quien avisa hace lo que le pides; quien falta sin avisar merece una conversación. Acordad también un plazo fijo, por ejemplo hasta la noche anterior. En una planilla con solo marcas nunca verás esa diferencia.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hacer una planilla de asistencia en Excel?
Pon a tus jugadores uno debajo de otro en la primera columna y da a cada entrenamiento su propia columna con la fecha arriba. Anota una letra por entrenamiento, por ejemplo X para presente y A para ausente, y cuéntalas por jugador con la función CONTAR.SI (en un Excel en inglés se llama COUNTIF). Si no quieres hacerla tú, descarga la planilla gratuita de esta página: sus fórmulas ya calculan la asistencia por temporada y por periodo.
¿Cómo se calcula el porcentaje de asistencia de un jugador?
Divide el número de entrenamientos a los que vino el jugador entre el número de entrenamientos que cuentan para él. Si vino 7 de 8 veces, divides 7 entre 8. Deja fuera los entrenamientos cancelados y los anteriores a su llegada; si no, un jugador nuevo sale con una asistencia injustamente baja. Llegar tarde cuenta como presente, pero apúntalo aparte para ver si hay un patrón.
¿La planilla es realmente gratis?
Sí. El PDF y el Excel los descargas sin cuenta y sin correo electrónico, y puedes imprimirlos, copiarlos y adaptarlos libremente, también para todos los equipos de tu club. En ese caso, haz una copia del archivo para cada equipo. Koach en sí es una app de pago para entrenadores: la pruebas 14 días gratis, sin tarjeta de crédito, y jugadores y familias la usan siempre gratis.
¿Hay una app para pasar lista en los entrenamientos?
Sí. En Koach marcas en cada entrenamiento presente, con retraso o ausente, y los jugadores avisan ellos mismos de su ausencia con un motivo; la app calcula la asistencia de cada jugador. Pruebas Koach 14 días gratis, sin tarjeta de crédito. Después Coach cuesta 2,99 € al mes para un equipo con dos entrenadores, y Club 9,99 € al mes para equipos ilimitados. Jugadores y familias no pagan nada.
¿Puedo pasar mi planilla de asistencia de Excel a Koach?
No. Koach no tiene importación desde Excel o CSV: escribes los nombres de tus jugadores o les envías una invitación, y desde ese momento la app lleva la asistencia. Un archivo con la asistencia de entrenamientos anteriores no lo pasa Koach; guárdalo. Al revés sí se puede: con Exportar temporada (CSV) abres en Excel la asistencia de Koach.
Deja que tus jugadores avisen ellos mismos
14 días gratis, sin tarjeta de crédito. En una semana sabrás si aún necesitas la planilla.
Empieza con KoachO lee primero todo lo que hace la app para entrenadores de voleibol.